Abbau von Kontrolle

MOB: Frau Volejnik, kürzlich feierte die Covid-19-Pandemie ein trauriges Jubiläum. Wie haben sich im Vergleich dazu die Homeoffice-Nutzerzahlen in Deutschland in den vergangenen Monaten entwickelt? Wo stehen wir aktuell?
Ulrike Volejnik: Office-Tätigkeiten sind nach wie vor stark ins Homeoffice verlagert, Kundentermine und alles weitere finden digital statt. Die meisten Unternehmen haben ihre Infrastruktur mittlerweile aufgerüstet, jetzt geht es vor allem um den weiteren Ausbau und die Integration weiterer Tools, wie z.B. Teams, Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Social Intranets, Mobile Collaboration oder Digitale Events.

MOB: Sind es eher die Groß- oder Kleinunternehmen, die verstärkt auf Homeoffice setzen?
Volejnik: Es sind eher die großen Unternehmen, die in Infrastruktur und Prozesse für Homeoffice mehr investieren können und die auch schon vor Covid-19 besser vorbereitet waren. Bei vielen kleinen Unternehmen fehlt es noch an einer Digitalisierung der Prozesse, z.B. im Controlling oder bei der Rechnungslegung, dort konnte noch nicht so viel investiert werden – auch weil es sich oft noch nicht lohnte. Hinzu kommt ein bestimmtes Führungsverhalten: Viele Führungskräfte müssen sich an die neue Zeit erst anpassen. Denn mehr Eigenverantwortung für die Mitarbeiter bedeutet auch mehr Vertrauen in sie und einen notwendigen Abbau von Kontrolle. Das ist ein Change-Prozess, den große Unternehmen über Trainings einfacher handhaben können. Hier braucht es für den Mittelstand noch mehr Angebote.

MOB: Inwieweit haben sich die „neuen“ Prozesse im Leben der Arbeitnehmer nach nun gut einem Jahr Pandemie eingespielt?
Volejnik: Viele Arbeitnehmer haben mit Blick auf die Nutzung von digitalen Technologien und Prozessen einen großen Schritt in kurzer Zeit gemacht: Video-Conferencing, digitale Dokumentenablage und gemeinsame Nutzung, digitale Prozessbearbeitung – es ging in kurzer Zeit sehr schnell voran. Viele Prozesse haben sich inzwischen eingespielt; aktuell geht es darum, die Nutzungsakzeptanz von digitalen Schnittstellen und Prozessen weiter zu erhöhen, indem die User Experience der Applikationen verbessert wird und Tools zum Enabling für die Mitarbeitenden genutzt werden, z.B. Tools, die den Mitarbeiter entsprechend seiner jeweiligen Aufgaben digital durch einen Prozess führen und Schritte erklären. Dennoch fehlt die informelle Kommunikation und auch die Einarbeitung in neue Prozesse bleibt eine Herausforderung, die durch digitales Training und Collaboration-Plattformen (Chats, Blogs, Intranets etc.) nur teilweise abgefedert werden kann.

MOB: Welche mobilen/digitalen Tools sind im Rahmen der Homeoffice-Offensiven in den Fokus gerückt und erweisen seitdem nützliche Dienste?
Volejnik: Auf jeden Fall alle Conferencing-Tools wie Webex, Zoom, Teams oder Skype. Dazu kommen Tools zum Chatten, also für den schnellen und einfachen Austausch zu akuten Fragen. Wichtig sind auch mobile Anwendungen wie z.B. Mitarbeiter-Apps, die sowohl Informationen bereitstellen als auch Interaktion z.B. über Kommentare, Chats, Umfragen etc. ermöglichen. Ihr großer Vorteil ist, dass sie einfach und mobil nutzbar sind, also auch für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind und so ans Unternehmen angebunden bleiben. Integrierte Lösungen wie Teams sind sehr wichtig geworden und wurden von vielen Unternehmen zu Beginn der Pandemie schnell ausgerollt, um die Kommunikation aus dem Homeoffice sowie die Zusammenarbeit sicherzustellen: Mail, Chat, Dokumentenablage und -Sharing, Conferencing, Intranet.

MOB: Was waren und sind noch jetzt häufige Stolpersteine bei der Arbeit im Homeoffice?
Volejnik: Fehlende Bandbreite; Medienbrüche in den Prozessen, d.h. keine vollständige Digitalisierung und damit kein durchgängiges Arbeiten möglich; digitale Kompetenz, um mit den neuen Apps und Prozessen umzugehen; fehlender Austausch mit Kollegen aufgrund der engen Taktung von Calls und Videokonferenzen – die Zeit für eine schnelle Klärung fehlt. Remote lassen sich Aufgaben und Tätigkeiten schwieriger erklären, es braucht dann Tool-Unterstützung; die Einarbeitung neuer Kollegen ist ohne persönlichen Kontakt schwieriger; Führung auf Distanz ist eine große Herausforderung für Führungskräfte und Mitarbeiter.

MOB: Inwieweit bremsen die Unternehmen selbst das effektive Remote-Arbeiten ihrer Mitarbeiter durch beispielsweise Kontrollverlustängste und das Bestehen auf Präsenz aus?
Volejnik: Angst vor Kontrollverlust ist eine Bremse: Es gibt immer noch Unternehmen oder einzelne Führungskräfte, die nicht nach Ergebnis, sondern nach Anwesenheit steuern und Angst haben, dass im Homeoffice weniger oder nicht effizient gearbeitet wird – die Erfahrung des letzten Jahres zeigt trotz aller zusätzlichen Belastungen, wie Homeschooling, in vielen Projekten genau das Gegenteil. Es wird eher mehr gearbeitet. Und vor allem wird eigenverantwortlicher gearbeitet – eine große Chance für die Mitarbeiter- und Unternehmensentwicklung.

MOB: Inwieweit bereiten sich die Unternehmen bereits auf die Post-Covid-19-Ära vor und entwerfen Konzepte für die Zukunft der Büroarbeit?
Volejnik: Viele Unternehmen entwerfen Post-Covid Konzepte für das New Normal. Allerdings sind das bisher eher Großunternehmen und der größere Mittelstand, bei kleinen Unternehmen fehlen oft die Kapazität und das Know-how. Es geht dabei vor allem um hybride Arbeitsmodelle: eine Kombination aus Homeoffice und Office, Flexibilität für die Mitarbeitenden, mehr digitale Prozesse und Arbeitsabläufe, die Automatisierung von Prozessen, eine Qualitätssicherung der digitalen Prozesse aber auch Kreativräume in den Büros, Flächen für Zusammenarbeit, flexiblere Arbeitszeitmodelle, neue Führungskonzepte, neue Beteiligungskonzepte für die Mitarbeiter.

MOB: Wie gestalten sich mittlerweile die Wünsche der Mitarbeiter und inwieweit werden diese bei den Planungen berücksichtigt?
Volejnik: Mitarbeiter wünschen sich oft beides: Office und Homeoffice in Kombination. Mitarbeiter wollen Teamarbeit und gleichzeitig Flexibilität bei der Arbeitszeiteinteilung – hybride Modelle sind sinnvoll. Mitarbeiter wollen an Strategie und Unternehmensentwicklung beteiligt sein und Verantwortung übernehmen. Die Aufgabe der Führung: Mitarbeiter einbeziehen, Verantwortungsräume schaffen, Rollen ausprägen und klassische Hierarchiestrukturen abbauen.

MOB: Wie könnte eine ganzheitliche Strategie für die Arbeitswelt nach der Pandemie aussehen, mit der sowohl die Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer zufrieden sind?
Volejnik: Unternehmen sollten Mitarbeiter und Führungskräfte mit ihren Anforderungen und Talenten ernst nehmen und ihnen eine Mitverantwortung dafür ermöglichen. Diese sollten gleichzeitig ihre Mitwirkung am Unternehmenserfolg aktiv einfordern. Unternehmen sollten sich ganzheitlich am Kunden und dessen Erfolg ausrichten, den Fokus auf die Menschen legen, ihnen den notwendigen Raum eröffnen, damit sie ihre Ideen und ihre Arbeit für das Unternehmen einsetzen. Neue Konzepte von Führung und die Digitalisierung unterstützen diese Strategie.

MOB: Ist Remote Work letztlich gekommen, um zu bleiben?
Volejnik: Ja, das geht nicht mehr weg.