Der künftige Arbeitsplatz

Abschied von der digitalen Steinzeit?

Marko Gatzemeier, Director Marketing bei der C4B Com For Business AG, weiß, dass die begehrten Mitarbeiter nicht nur auf den Gehaltszettel gucken, sondern auch sehr genau auf ihren künftigen Arbeitsplatz.

Marko Gatzemeier, Director Marketing bei der C4B Com For Business AG

„Aktuell ist Künstliche Intelligenz leider sehr oft nicht mehr als ein verkaufsfördernder Etikettenschwindel“, meint Marko Gatzemeier von C4B.

Herr Gatzemeier, inwieweit haben sich „Modern Workspaces“ bzw. „Digital Workspaces“ bereits in deutschen Unternehmen etabliert?
Marko Gatzemeier:
Momentan wird noch deutlich mehr über den „Modern Workspace“ geredet, als dass er tatsächlich gelebt wird. Während wir über KI diskutieren und von Holo-Videokonferenzen träumen, leben unzählige Mitarbeiter noch in der digitalen Steinzeit und tippen mühsam Zahlenkolonnen von einer Visitenkarte ab, um zu telefonieren. Aber der Druck wächst: Gerade Unternehmen, die im „War for Talents“ punkten wollen, spüren deutlich, dass die begehrten Mitarbeiter nicht nur auf den Gehaltszettel gucken, sondern auch sehr genau auf ihren künftigen Arbeitsplatz. Wer mit uralter Hardware in einem klassischen „9 to 5“-Arbeitsmodell arbeitet oder seinen Mitarbeitern keine Möglichkeiten bietet, sich beispielsweise via Chat oder anderen Collaboration-Tools auszutauschen, hat bei der Generation Y keine Chance.

Worin sehen Sie die Treiber dieser Entwicklungen?
Gatzemeier:
Die Technologie schafft die Basis, aber es sind die Mitarbeiter, die es fordern. Sie wollen Flexibilität, Home Office und Teilzeit. Und sie wissen, was technologisch möglich ist. Ein Mitarbeiter, der zu Hause Smart-TV und Smartphone mit Alexa und Siri steuert, fühlt sich ausgebremst, wenn er an seinem Arbeitsplatz wegen der völlig veralteten Infrastruktur eine halbe Stunde braucht, um eine simple Audiokonferenz einzurichten. Das akzeptieren die Leute heute nicht mehr.

Wenn von einem Digital Workspace die Rede ist, erscheinen vor dem inneren Auge Bilder eines futuristischen Büros mit holografischen Bildschirmen. Doch wie sieht die Realität aus? Wie gestaltet sich ein Modern Workspace anno 2019?
Gatzemeier:
Die Definitionen des „Modern Workspace“ klaffen weit auseinander. Für die einen ist der moderne Arbeitsplatz hauptsächlich eine Technologiefrage. Für diese Menschen gilt: je fortschrittlicher die Technologie, desto moderner der Arbeitsplatz. Für die anderen ist die Technologie nur ein Werkzeug, während Unternehmenskultur, New Work und Agilität die entscheidenden Faktoren für den Modern Workspace sind. Klar ist: Ohne die richtige Technologie geht es in keinem Fall. Ein „Modern Workspace anno 2019“ muss so gestaltet sein, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit – zumindest theoretisch – zu jeder Zeit und an jedem Ort ausführen können. Laptop, Smartphone und eine gute Kommunikationssoftware können schon ausreichen, um die wichtigsten Vorteile der neuen Arbeitswelt zu genießen.

Welche Tools und Features sind hier unverzichtbar und warum?
Gatzemeier:
Die Grundpfeiler der neuen Arbeitswelt sind Mobilität und Flexibilität. Sprich: Mobile Devices wie Laptop, Tablet und Smartphone sind unentbehrlich. Aber die Hardware ist nur die Basis. Welche konkreten Tools ein Mitarbeiter braucht, hängt natürlich von seinem individuellen Arbeitsumfeld ab. Ein Werkzeug hingegen ist nahezu immer unverzichtbar: eine intuitive und tief integrierte Kommunikationslösung. Je flexibler die Arbeitswelt wird, desto wichtiger wird eine Software, dank der sich Mitarbeiter von jedem Ort aus auf allen Kanälen zu 100 Prozent barrierefrei austauschen können. Ein gutes Teamwork lebt von einer guten Kommunikation. Und die muss heute einfach und reibungslos funktionieren – egal ob zwei Kollegen sich ein Zimmer teilen, im Home Office sitzen oder auf verschiedenen Kontinenten zu Hause sind. Aber nicht nur die unternehmensinterne Kommunikation spielt dabei eine wichtige Rolle. Moderne Kommunikationslösungen schaffen es, auch Kunden, Lieferanten und Partner in gleicher Weise mit einzubeziehen.

Welche Rolle spielt hier Künstliche Intelligenz (KI)?
Gatzemeier:
Aktuell ist Künstliche Intelligenz leider sehr oft nicht mehr als ein verkaufsfördernder Etikettenschwindel. Auch wenn KI draufsteht, heißt das noch lange nicht, dass da wirklich Künstliche Intelligenz drin ist. Aber die Entwicklung in diesem Bereich ist rasant. Künstliche Intelligenz wird unseren Arbeitsalltag vermutlich ebenso verändern, wie es das Internet getan hat. Künstliche Intelligenz wird viele Möglichkeiten schaffen, unsere Arbeit komplett neu zu gestalten bzw. uns Arbeit abzunehmen. Chatbots oder Sprachroboter werden sicher nur den Anfang bilden.

Ist digital gleich kompliziert? Mit welchem Aufwand (zeitlich, finanziell, personell) muss bei der Gestaltung eines modernen „Digital Workspaces“ gerechnet werden? Welche Schritte sind nötig?
Gatzemeier:
Eigentlich sollte das Gegenteil der Fall sein: Die Digitalisierung sollte die Arbeit radikal vereinfachen und zeitraubende Routinetätigkeiten möglichst überflüssig machen. Der Einrichtungsaufwand eines digitalen Arbeitsplatzes kann verblüffend gering sein. Mittelfristig können Unternehmen ihre Kosten sogar deutlich senken. Konzerne wie Microsoft machen es vor: Für die 1.900 Mitarbeiter gibt es in der Zentrale nur 1.100 Arbeitsplätze. Ob im „Think Space“ oder im „Huddle Room“: Jeder Mitarbeiter, der nicht im Home Office oder auf Geschäftsreise ist, sucht sich ganz nach Bedarf den passenden Platz. Gerade vor dem Hintergrund stetig steigender Mieten macht sich ein solches Konzept schnell bezahlt: Reduziert ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern die Arbeitsplätze um 20 Prozent, kann es sich dadurch mal eben schnell bis zu 150.000 Euro pro Jahr sparen.

Woran hapert es oftmals bei der Umsetzung?
Gatzemeier:
Oft werden Projekte auf dem sprichwörtlichen Reißbrett geplant. Aber im Mittelpunkt steht nicht der Arbeitsplatz, sondern der Mensch, der an diesem Platz arbeiten soll. Wie viel Technologie gebraucht und wie viel Flexibilität und New Work gewollt wird, ist sehr unterschiedlich. Entscheidend ist, die Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen. Und nicht dem Irrglauben anzuhängen, es reiche, die Hardware auszutauschen, während die Unternehmenskultur noch Präsenzzeit als einzige wahre Arbeitszeit anerkennt.

Welche drei Tipps würden Sie Unternehmen mit auf den Weg geben, die ihren Mitarbeitern in Zukunft einen modernen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen möchten?
Gatzemeier:
1. Reden Sie mit Ihren Mitarbeitern! Die wissen in aller Regel ganz genau, was sie wirklich brauchen, um einen guten Job zu machen.
2. Fangen Sie an! Warten Sie nicht auf die eierlegende Wollmilchsau! Auch kleine kontinuierliche Änderungen können den Arbeitsalltag fundamental verbessern.
3. Haben Sie Vertrauen! Technologie ist nur Mittel zum Zweck, aber der Anfang auf dem Weg zum modernen Arbeitsplatz, an dem sich Menschen wohl fühlen und ihren Job gern machen. Um ihr Potenzial wirklich zu nutzen, muss man seinen Mitarbeitern die nötige Freiheit geben.

Bildquelle: C4B

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