Alle Devices im Blick

Smartphones, Tablets und Notebooks sind aus dem Arbeitsalltag heute kaum wegzudenken, haben sie doch die geschäftliche Kommunikation mit Kollegen, Kunden und Partnern enorm vereinfacht. Auf dem Weg zur Arbeit noch schnell die Termine des Tages durchgehen, im Zug per Tablet dem Chef schon die fertige Präsentation zuschicken und das Kunden-Meeting einfach aus dem Homeoffice durchführen. „Mittels mobiler Geräte kann ein Mitarbeiter viel unabhängiger von der Unternehmensinfrastruktur arbeiten“, bestätigt Dirk Machnitzke, Teamleiter IT-Consulting bei Conet. „Unter dem Oberbegriff ,Remote Work‘ kann dies z.B. das Arbeiten im Homeoffice oder auf Dienstreise bedeuten.“

Mit der Zunahme des hybriden Arbeitens ist der Bedarf an Mobilgeräten in vielen Unternehmen rasant gestiegen. Dabei wollen die meisten Mitarbeiter die mobilen Geräte auch privat nutzen oder ihr eigenes Tablet oder Smartphone für die Arbeit verwenden. Das stellt die IT-Abteilung vor neue Herausforderungen in Bezug auf Compliance, Sicherheit und Usability. Denn je mehr Geräte im Umlauf sind, desto komplexer wird es für die Admins, den Überblick zu behalten. „Ohne den Einsatz einer entsprechenden Unified-Endpoint-Management-Lösung (UEM) sind Unternehmen nicht in der Lage, die Endgeräte zu verwalten“, warnt Timo Becirovic, Lead Operations & Digital Workplace, bei der Sievers Group. „Damit vergeben sie die Chance, Einfluss zu nehmen auf das Betriebssystem, die Firmware, die genutzten Apps und was mit sensiblen Daten auf diesen Endgeräten passiert.“

Gefahren aus dem Schatten

Um das Unternehmensnetzwerk zu schützen, muss jedes Gerät erfasst werden, auch wenn es nur zeitweise genutzt wird. Nur so ist es möglich, Risiken rasch zu erkennen und entsprechend zu reagieren. In vielen Unternehmen nutzen Mitarbeiter jedoch Hard- und Software ohne die Zustimmung oder das Wissen des Unternehmens und schaffen damit eine Schatten-IT. Nicht aus böser Absicht, sondern um IT-Hürden zu umgehen. Bring Your Own Device führt ohne Strategie schnell zu einem völlig unkontrollierten Einsatz privater Geräte und fremder Anwendungen, warnt Benjamin Schüler, CEO und CTO der Cortado Mobile Solutions GmbH: „Grundsätzlich kann die Entstehung einer Schatten-IT ein Anzeichen dafür sein, dass kein passendes Alternativangebot verfügbar ist. Die Gefahren, die bei der Nutzung von privaten Mobilgeräten für geschäftliche Zwecke sowohl für Mitarbeiter als auch für das Unternehmen entstehen, werden allzu oft unterschätzt.“ Wenn Mitarbeiter etwa geschäftliche E-Mails auf private Endgeräte und somit auf einen privaten Account umleiten, kann dies ein Verstoß gegen das Geschäftsgeheimnis und damit eine Verletzung des Arbeitsvertrags bedeuten. „Unternehmensdaten, die auf privaten Endgeräten gespeichert werden, unterliegen nicht mehr den Sicherungs- und Speichervorgaben und können bei Verlust auch nicht mehr hergestellt werden“, erklärt Dirk Machnitzke. Unternehmensgeräte seien außerdem mittels Firewall und Antiviren-Software vor Zugriffen sowie vor dem Missbrauch Dritter geschützt. „Leitet ein Mitarbeiter Daten an sein privates Gerät weiter, verlassen diese Informationen den geschützten Unternehmensbereich.“ Ein Albtraum für die IT-Abteilung – denn diese verliert so jeglichen Überblick darüber, welche Geräte Zugriff auf Unternehmensdaten haben.

Strategien gegen den Wildwuchs

Aus diesem Grund führt an der Implementierung eines Mobile Device Managements (MDM) meist kein Weg vorbei. „Die zen-trale Verwaltung aller geschäftlich genutzten Mobilgeräte (private und firmeneigene) sollte das Ziel jeder IT-Abteilung sein“, so Schüler. Grundlage dafür ist die Implementierung einer MDM-Software, um die Vielzahl an Mobilgeräten in das Unternehmen zu integrieren und sie zentral verwalten zu können. „Ein zentrales Management bedeutet Inventarisierung, wodurch wir zu jedem Zeitpunkt alle Hard- und Software-Informationen sämtlicher Geräte abfragen können. Aufgaben wie etwa Incident Management, die Verteilung von Patches, Updates und Apps, eine Überprüfung der Sicherheit und Compliance, Sperren, Löschen, Orten oder aber auch die Anpassung der Konfigurationen können dann auf einem oder auf allen Endgeräten gleichzeitig durchgeführt werden“, erläutert Becirovic. Eine MDM-Lösung sollte sich in eine eventuell schon bestehende „klassische“ Verwaltungslösung integrieren lassen, sagt Timo Weberskirch, EMEA Sales Engineering Team Lead bei Quest Software: „Aufgrund dieser Integration spricht man dann von einem UEM.“

Nie mehr den Überblick verlieren

Eine MDM-Plattform kann unterschiedliche Gerätemodelle mit verschiedenen Betriebssystemen verwalten und sollte der IT-Abteilung umfassende Kontrollmöglichkeiten bieten, um sicherzustellen, dass alle Geräte abgesichert und richtig unterstützt wer den. Selbst bei einer Vielzahl an mobilen Geräten behalten IT-Teams somit die Übersicht über alle verwendeten Endgeräte und wie hoch ihre Sicherheitsstufe ist. Admins können die Geräte zudem remote konfigurieren, updaten und rechtzeitig austauschen. Nutzt ein Mitarbeiter sein Gerät privat und bei der Arbeit, können die persönlichen Daten dank sicher verschlüsselter Container von den Arbeitsdaten getrennt werden. So sorgt das Unternehmen dafür, dass vertrauliche Daten nicht an Dritte gelangen. Aber auch die Geräteregistrierung und -konfiguration kann mittels MDM automatisiert werden, was zusätzlich Zeit und Kosten spart. Auch für mobile Geräte, die Mitarbeiter im Außendienst täglich verwenden, ist ein MDM sinnvoll, ergänzt Dirk Machnitzke: „Mitarbeiter im Außendienst reisen häufig an mehrere Standorte und bewegen sich dabei in unterschiedlichen, teils firmeninternen, aber teils auch öffentlichen Netzen.“ Der Schutz der unternehmenseigenen Daten sei auch hier von entscheidender Bedeutung.

Mehr Komfort und flexibleres Arbeiten

Neben der erhöhten Sicherheit und Compliance schaffe der kontrollierte Einsatz mobiler Techniken unter Zuhilfenahme von Cloud-Services die Grundlage für den Digital Workspace, über den alle für die Mitarbeiter und ihre Arbeit notwendigen Geräte, Daten und Apps mühelos über eine zen-trale Plattform flexibel orts- und geräteunabhängig zur Verfügung gestellt werden können, betont Becirovic: „So werden die Agilität, Produktivität und Zusammenarbeit von Mitarbeitern erheblich gesteigert. Zudem wirkt es sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus, durch eine spürbar gesteigerte Work-Life-Balance und indem das Konzept ,Work-from-anywhere‘ aktiv im Unternehmen gelebt wird.“ Eine MDM-Lösung sollte schließlich nicht nur die Sicherheit der Geräte erhöhen und die IT-Abteilung entlasten, sondern auch den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern, ergänzt Weberskirch: „Für die Mitarbeiter steht vor allem der Zugriff auf Ressourcen zur Erledigung ihrer Arbeit im Vordergrund. Ein Endgeräte-Management sollte also möglichst im Hintergrund agieren, den Usern nicht unnötig zur Last fallen und sicherstellen, dass die Anwendungen für den Mitarbeiter vorhanden sowie aktuell sind.“

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 03-04/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Nicht zuletzt beugen Unternehmen durch ein umfassendes MDM effektiv der Bildung von Schatten-IT vor, denn statt auf Krückenlösungen zu setzen, werden die Mitarbeiter die Vorzüge eines ganzheitlich gedachten mobilen Gerätemanagements erkennen und für sich nutzen, gerade wenn sie ihre eigenen Devices für die Arbeit verwenden dürfen. „Die Akzeptanz und effiziente Nutzung von eigenen, vertrauten Geräten ist natürlich viel höher als beim Einsatz von firmeneigenen Geräten“, so Schüler.