Apps im Vergleich

Asana vs. Trello – einfaches Projektmanagement

Projektmanagement-Tools gibt es viele, doch Asana und Trello überzeugen durch einen Funktionsumfang, der die Zusammenarbeit in Teams gut unterstützt.

Projektmanagement im Web

Projektmanagement im Web

Apps mit Aufgabenplanern und Todo-Listen gibt es inzwischen wie Sand am Meer. In vielen Fällen sind die oft recht einfachen Funktionen dieser kleinen Hilfsprogramme nicht ausreichend für größere Projekte, die beispielsweise in mehrere Unterprojekte eingeteilt werden müssen. Am oberen Ende des Spektrums liegen umfassende und damit recht teure Lösungen. Sie erlauben allerdings den Einsatz der drei führenden Projektmanagement-Methoden PMI (Project Management Institute), GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) oder PRINCE2 (Projects in Controlled Environments).

Webapps für teambasiertes Projektmanagement

Doch in vielen Fällen sind solche Tools der berühmte Kanonenschuss auf einen Spatzen. Es gibt noch ein mittleres Niveau des Projektmanagements: Die beiden Webapps Asana und Trello bieten eine komfortable Projektverwaltung mit einfach zu bedienenden und nicht übertrieben komplexen Funktionen. Sie entsprechen nur bedingt den Vorgaben eines zertifizierten Projektmanagement, sind aber für viele Teams in Unternehmen vollkommen ausreichend.

In beiden Apps stehen die zu erledigenden Aufgaben im Mittelpunkt. Sie werden in Listen organisiert, können Kommentare, Dateien und weitere „Unteraufgaben“ enthalten. Zudem sind beide Lösungen teamfähig. Die einzelnen Aufgaben werden bestimmten Personen anhand ihrer Mailadresse zugeordnet. Oberhalb dieser Aufgabenlisten, die in Asana „Project“ und Trello „Board“ heißen, gibt es noch ein zusätzlich Organisationsmittel: „Workspaces“ bei Asana und „Teams“ bei Trello. Sie helfen beispielsweise dabei, die Aufgaben für unterschiedliche Arbeitsgruppen, Organisationen oder Unternehmen zu trennen.

Eine weitere Gemeinsamkeit ist die weitgehende Unterstützung von mobilen Apps. Beide Lösungen sind unter iOS und Android mit eigenen Apps vertreten, von Trello gibt es sogar Desktop-Apps für den Macintosh und Windows. Ebenfalls recht umfangreich sind bei beiden Apps die Möglichkeiten der Integration mit anderen Apps. Dazu gehören beispielsweise Confluence, Evernote, Google Kalender, Slack, Zapier und viele andere. Auch eine Verknüpfung mit dem kostenlosen Automatisierungsdienst IFTTT wird von beiden Apps angeboten.

Ein wichtiger Punkt bei beiden Apps: Die kostenlosen Basisversionen sind im Funktionsumfang etwas eingeschränkt und eignen sich nicht für eine sehr intensive Nutzung. Die Business-Variante von Trello kostet 12,50 US-Dollar pro Teammitglied und setzt voraus, dass alle Mitglieder diese Variante nutzen. Asana Premium kostet 9,25 Euro pro Teammitglied und bietet einige für Teams sinnvolle Erweiterungen wie Zeitleisten und Meilensteine. 18,75 Euro pro Nutzer kostet die spezielle Business-Version, die auch Projektportfolios kennt.

So werden die beiden Apps bedient

Die Bedienkonzepte der beiden Apps sind sehr ähnlich, wobei Trello weniger Funktionen als Asana hat.

Trello ist im Wesentlichen eine teambasierte Kanban-App. Dabei gibt es allerdings keinen Zwang, nur das klassische Kanban mit den Boards „Todo“, „Doing“ und „Done“ umzusetzen. Die Boards können beliebig benannt werden und entsprechend jede Art von Aufgaben („Karten“) als Inhalt haben. Die einzelnen Karten werden mit der Maus zwischen den Boards hin und her geschoben. Auch die Reihenfolge der Karten innerhalb eines Boards ist mit der Maus bestimmbar. Zudem kann jederzeit in jedem Board eine neue Karte angelegt werden. Diese Karten sind das eigentliche Zentrum der Arbeit an Projekten.

Mit farbigen Labels wird eine Karte anderen Organisations-Strukturen zugewiesen, etwa Jobkategorien, Arbeitsbereichen oder Prioritäten. Personen können mit E-Mail-Adressen hinzugefügt werden, um ihnen diese Aufgabe zuzuweisen. Es gibt eine Kommentarfunktion sowie eine Möglichkeit, Weblinks sowie Dokumente von der Festplatte oder aus der Cloud anzuhängen.

Eine praktische Möglichkeit sind Checklisten. Jede Karte kann mehrere besitzen, sodass Unteraufgaben, Prozess-Schritte, Prüfvorgänge und ähnliches auch innerhalb von Trello abgebildet werden. Darüber hinaus besitzt jede Karte bei Bedarf ein Fälligkeitsdatum.

Zahlreiche erweiterte Möglichkeiten bringen Addons, die bei Trennung PowerUps heißen. Mit ihnen können beispielsweise Slack-Unterhaltungen, GitHub-Requests oder Salesforce-Leads an eine Karte angehängt werden. Zusätzlich sind Zuweisungen an andere Webapps möglich, etwa als Termin in Google Kalender oder Ticket in Zendesk. Einige Integrationen wie beispielsweise mit Evernote funktionieren in beiden Richtungen: Notizen werden zu Anhängen und Karten zu Notizen.

Asana besitzt im Unterschied zu Trello zwei unterschiedliche Arten von Projekten: Listen und Boards (Kanban). Leider sind die Projektarten nicht untereinander konvertierbar. Aber es ist möglich, eine Aufgabe in mehrere Projekte zu übernehmen. Die Darstellung unterscheidet sich, die einzelnen Aufgabenkarten besitzen aber exakt die gleichen Funktionen. In Listen gibt es die Möglichkeit, neben Aufgaben auch Meilensteine und Abschnittsüberschriften einzufügen. Alle Einträge sind mit der Maus verschiebbar. Dies gilt auch für Boards: Spalten und Zeilen können jede Position einnehmen.

Praktisch für etwas komplexere Projekte ist die Möglichkeit, die Aufgaben innerhalb eines Zeitplans zu arrangieren. Dafür bietet Astana Start- und Enddatum für Aufgaben. Darüber hinaus kann jede Aufgabe auch Subtasks enthalten. Hierbei sind die Funktionen genau gleich, auch für sie ist ein Datumsbereich möglich. In jede Aufgabe können Anhänge vom lokalen Computer und aus der Cloud eingefügt werden. Sie erscheinen zusätzlich in der Ansicht „Files“. Alle Aufgaben sind kommentierbar. Darüber hinaus können in der Ansicht „Conversations“ Diskussionen zu beliebigen Themen innerhalb des Projekts gestartet werden.

Zahlreiche erweiterte Funktionen wie gefilterte Ansichten oder Formulare zur Erfassung von Daten helfen bei der Arbeit an umfangreichen Projekten. Zudem gibt es Integrationen für verschiedene Kalender, Outlook-Mails sowie Microsoft Teams und Slack. Letztere ist sehr umfangreich und erlaubt das Anlegen und Bearbeiten von Aufgaben innerhalb von Select sowie das Definieren von Slack-Nachrichten als Aufgabe oder Diskussionsstrang in Asana. Besonders interessant für komplexere Projekte ist die Integration von Instagantt, die eine umfassende Projektplan-Darstellung ermöglicht - mehr als die integrierte Timeline bietet.

Welche App für welchen Anwendungsbereich?

Beide Apps bieten in ihren Grundfunktionen alles für die Verwaltung von Projekten und Aufgaben. Grundsätzlich können auch Einzelpersonen die Apps einsetzen, doch dann liegt eine Vielzahl der Funktionen brach. Beide Apps eignen sich also für Teams unterschiedlicher Größen.

Trello bietet im Vergleich zu seinem Konkurrenten einen etwas eingeschränkteren Funktionsumfang, erleichtert dadurch aber den Zugang zu Benutzeroberfläche und Features. Anfänger sollten nach kurzer Einarbeitungszeit klarkommen und die Grundfunktionen beherrschen. Durch Tools wie Harvest (Zeiterfassung) und Butler (Automatisierung) gibt es einen zusätzlichen Nutzen, der allerdings kostenpflichtig ist. Die Beschränkung auf Kanban-Boards erlaubt den intuitiven Umgang mit der App.

Dabei muss nicht unbedingt das klassische Modell umgesetzt werden – Kanban-Listen sind beliebig interpretierbar. Diese Umwidmung des Workflow-Konzepts hat allerdings Grenzen. Bei sehr vielen Listen und Aufgaben geht schnell der Überblick verloren. Irgendwann wird die Bedienung durch das häufige vertikale und horizontale Scrollen recht kompliziert. Aus diesem Grund eignet sich Trello eher für kleine bis mittelgroße Projekte, bei denen die einzelnen Aufgaben schnell erledigt werden.

Asana hat eine etwas steilere Lernkurve als Trello, da die Benutzeroberfläche komplexer und der Funktionsumfang größer ist. Zwar sind die ersten Tasks relativ schnell angelegt, die Organisation der einzelnen Projekte erfordert allerdings etwas mehr Aufwand. Die Projektansicht „Board“ erleichtert den Umgang mit Projekten, bei denen ein Workflow im Vordergrund steht. Sie hat jedoch ähnlich wie Trello Grenzen und führt bei Projekten mit vielen Aufgaben zu eher unübersichtlichen Bildschirmen.

Die flexible Listenansicht mit Zwischenüberschriften und Subtasks sowie Timelines, Formularen und Konversation erlaubt die Organisation von komplexen Aufgaben. Da ein Task in mehreren Asana-Projekten erscheinen kann, sind unterschiedliche Sichten auf einzelne Arbeitsprojekte möglich. Vor allem dank der zahlreichen Zusatzfunktionen, Integrationen und vieler mitgelieferter Templates eignet sich Asana sehr gut für umfangreiche Projekte, die sich nicht mehr mit einfachen Aufgabenlisten bewältigen lassen.

Bildquelle: lucadp / Getty Images

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