Auf dem Weg zum Contract Lifecycle Management

MOB: Herr Dangl, dort, wo es geht, sollen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken. Doch nicht alle Unternehmensprozesse lassen sich problemlos via Mobilgeräte und Collaboration-Tools abdecken. Wo sehen Sie derzeit Probleme?
Andreas Dangl: Ein Manko von herkömmlichen Collaboration-Tools ist die unzureichende Abdeckung geschäftsrelevanter Prozesse und deren Nachvollziehbarkeit. Solche Plattformen erlauben es zwar, die Kommunikation auch im Homeoffice aufrechtzuerhalten, jedoch fehlen Funktionen, um Aufgaben wie Genehmigungs- und Freigabeprozesse strukturiert abzuarbeiten. Das stellt vor allem die Mitarbeiter von Unternehmen vor die Herausforderung, den Überblick zu behalten. Daher braucht es Systeme, die in der Lage sind, geschäftsentscheidende Prozesse vollkommen digital abzubilden. Für eine effiziente sowie nachvollziehbare Zusammenarbeit sind automatisierte Workflows, die auf allen – auch mobilen – Endgeräten funktionieren, essenziell. So ist sichergestellt, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen oder Fristen übersehen werden.

MOB: Inwieweit kommt in deutschen Unternehmen bereits ein digitales Vertragsmanagement zum Einsatz?
Dangl: Laut einer Studie des Bitkom aus dem Jahr 2018 verwalten 34 Prozent der deutschen Unternehmen Akten bereits in digitaler Form und 39 Prozent nur teilweise. Die Digitalisierung von Papierakten stellt aber nur den ersten Schritt auf dem Weg zum Contract Lifecycle Management dar. Denn das Ziel muss sein, sich auf digitale, automatisierte Prozesse zu fokussieren, die den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags abdecken. Nur dann sprechen wir meiner Meinung nach von einem effizienten, digitalen Vertragsmanagement.

MOB: Welche Herausforderungen sind mit einem digitalen Vertragsmanagement verbunden?
Dangl: Eine große Herausforderung sehe ich darin, organisatorische Anforderungen, die sich stark voneinander unterscheiden, in einem konsolidierten, gemeinsamen System abzubilden. Abteilungen verwalten unterschiedliche Arten von Verträgen und folgen dementsprechend individuellen Arbeitsabläufen. Um diese effizient, digital und vor allem medienbruchfrei abzuarbeiten und mit Metadaten anzureichern, bedarf es einer Software-Unterstützung. Daher sollte man bei der Auswahl einer Lösung auf die Flexibilität derselben achten – also darauf, dass individuelle Prozesse von den jeweiligen Fachabteilungen selbst erstellt und angepasst werden können. Dafür eignet sich ein grafischer Prozesseditor bestens, der ohne Programmierkenntnisse bedienbar ist. Somit kann die Einkaufsabteilung unabhängig von der Rechts-, Finanz- oder Vertriebsabteilung spezifische Prozesse erstellen und automatisierte Workflows generieren.

MOB: Wie sollten mobile Lösungen oder Tools beschaffen sein, um das digitale Vertragsmanagement sicher zu gestalten?
Dangl: Mobile Lösungen müssen vor allem einfach zu bedienen und schnell einzuführen sein. Daher eignen sich Cloud-basierte Lösungen aufgrund ihrer Webbrowser-basierten Benutzeroberfläche und der ortsungebundenen Verfügbarkeit besonders für den mobilen Einsatz. Eigene Apps für iOS und Android sorgen für ein optimales Arbeitserlebnis am verhältnismäßig kleinen Display eines Smartphones oder sogar einer Smartwatch. Beim Thema „Sicherheit“ empfiehlt es sich, auf Funktionalitäten wie eine vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu achten. Die Datenhaltung in europäischen Rechenzentren und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstehen sich von selbst. Meiner Meinung nach müssen aus Risiko-Management-Sicht zumindest Zertifizierungen wie nach dem Anforderungskatalog „Cloud Computing Compliance Controls Catalogue“ – kurz C5 – herausgegeben vom BSI, dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, oder ISO-Zertifizierungen nach ISO 27001, ISO 27018 oder ISO 20000-1 vorhanden sein.

MOB: Welche Rollen spielen 2021 in diesem Zusammenhang Künstliche Intelligenz (KI) und elektronische Signaturen?
Dangl: Aus meiner Sicht sind der Einsatz einer Künstlichen Intelligenz und insbesondere der Digitalen Signatur aus dem Geschäftsalltag 2021 nicht mehr wegzudenken. Eine KI-basierte Vertragsmanagement-Software spart Zeit und erhöht die Datenqualität, indem sie Vertragsarten automatisch erkennt, Dokumente klassifiziert und gleichzeitig relevante Informationen automatisiert extrahiert.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

So helfen intelligente Dashboards dabei, auslaufende Fristen rechtzeitig zu erkennen, den Überblick über Termine sowie Vertragsbestände zu behalten und sicherzustellen, dass rechtzeitig korrektive Handlungen gesetzt werden. Die Digitale Signatur sorgt für medienbruchfreie Arbeitsabläufe und bildet somit eine Voraussetzung für dezentrales Arbeiten – Ausdrucken und/oder Versenden entfällt. Die zeichnungsberechtigen Personen erhalten direkt in der Cloud-basierten Vertragsmanagement-Lösung den Vertrag und können diesen dort lesen, gegebenenfalls kommentieren und schlussendlich mit ihrer rechtssicheren elektronischen Signatur unterzeichnen. Vorteile, welche jede Person, die im vergangenen Jahr im Homeoffice etwas Geschäftliches auf Papier abzuwickeln und zu unterfertigen hatte, zu 100 Prozent bestätigen sollte.

Bildquelle: Fabasoft