Rasante Fahrt?

Auf der Reise zum Modern Workspace

„Viele Unternehmen stehen auf ihrer Reise zum Modern Workplace momentan noch am Anfang“, meint Lutz Hirsch, CEO von Hirschtec. „Sie werden in den kommenden Monaten und Jahren aber rasant an Fahrt aufnehmen“, ist er sich sicher.

Auf der Reise zum Modern Workspace

„Der Digital Workplace wird sich immer mehr zu dem Innovationstreiber für Unternehmen entwickeln“, ist sich Lutz Hirsch von Hirschtec sicher.

MOB: Herr Hirsch, welchen Einfluss übt die „Corona-Krise“ derzeit auf die Digitalisierung in Deutschland aus?
Lutz Hirsch:Was den beruflichen Kontext betrifft, so hat die Krise gravierende Auswirkungen auf die Formen der Zusammenarbeit und die Art und Weise, wie Unternehmen an die Mitarbeitenden kommunizieren können. Gerade jetzt zeigt sich, dass die Cloud-basierte Digitalisierung des Arbeitsplatzes das A und O ist, um weiter handlungsfähig zu bleiben. Wenn Mitarbeitende plötzlich – z. B. aufgrund von Home Office, Reisebeschränkungen etc. – nicht mehr in ihrem gewohnten Unternehmenskontext bzw. IT-Umfeld erreicht werden können, braucht es digitale Kanäle und Mechanismen, um a) ohne Unterbrechungen den Geschäftsbetrieb weiter aufrechtzuerhalten und b) aus Sicht von Unternehmenskommunikation und Führungskräften auch wirklich alle Mitarbeitenden schnell zu erreichen.

MOB: Da die Unsicherheit wächst, fragen sich immer mehr Angestellte, ab wann sie eigentlich zu Hause bleiben und remote arbeiten dürfen. Inwieweit haben Deutschlands Arbeitgeber das Thema „Modern Workspace“ bereits auf der Agenda oder gar „Home Offices“ konkret in Angriff genommen?
Hirsch:Das Thema „Modern Workplace“ rückt aufgrund der aktuellen Situation natürlich noch stärker auf die Agenda der Unternehmen. Ob und wie die Umsetzung dann aber angegangen wird, ist von verschiedenen Parametern abhängig. Neben der Bereitstellung der jeweiligen Infrastrukturen bedarf es vor allem auch eindeutiger Regelungen zu Remote Work und Home-Office-Angeboten. Jetzt zeigt sich, dass viele Mitarbeitenden von Zuhause eben nicht auf alle Informationen zugreifen können und die oft gerühmten VPN-Anbindungen viel zu fehleranfällig sind. Meine These ist, dass nach der Krise das Thema „Home Office“ und digitaler Arbeitsplatz viel stärker umgesetzt werden wird. Wir alle müssen ja jetzt so arbeiten und merken, dass es eben doch geht, ganze Projekte remote umzusetzen.

MOB: Worin bestehen wiederum die Vorteile von Home-Office-Arbeit für das Tagesgeschäft?
Hirsch:Offen gestanden war ich nie ein Anhänger des Home Office, da mir gerade beim Aufbau unserer Agentur sonst der Teamspirit und der Kontakt zu unseren Mitarbeitenden gefehlt hätte. Generell hat die ortsunabhängige, virtuelle Zusammenarbeit in Heimarbeit aber den Vorteil, den Arbeitsalltag flexibel zu gestalten, effizient und effektiv zu arbeiten und schnell entscheidungs- und handlungsfähig zu bleiben – nicht nur in Krisensituationen, sondern auch im Falle von externen Terminen oder ganz klassisch, wenn zu Hause Handwerker oder ein krankes Kind betreut werden müssen. Einmal abgesehen von Ausnahmezuständen, in denen die Home-Office-Arbeit essenziell ist, um das Geschäft am Laufen zu halten, ist aber auch wichtig zu erwähnen, dass Home Office per se nicht zwangsläufig die Standardlösung für jedes Unternehmen sein muss. Was es auch immer zu berücksichtigen gilt: Inwiefern passt die Home-Office-Arbeit zum jeweiligen Geschäftsmodell und zu den einzelnen Jobprofilen im Unternehmen? Und ebenfalls wichtig: Digitale Kanäle können den persönlichen Austausch nicht komplett ersetzen, er ist und bleibt wichtig.

MOB: Mit welchem Aufwand ist die Umsetzung eines modernen Home-Office-Arbeitsplatzes verbunden?
Hirsch:Das lässt sich pauschal so leider nicht beantworten. Wesentliche Handlungsfelder betreffen aus unserer Sicht die Hardware-Ausstattung (Laptop statt Arbeitsplatzrechner), eine Cloud-basierte Anwendungsumgebung (z.B. Office 365, SAP in der Cloud) und eine Ausstattung der Mitarbeitenden mit Smartphones und Headsets. Damit kann man zumindest einmal „aus der Ferne“ arbeiten. Der Begriff „Home Office“ umfasst ja noch viel mehr: die Bereitstellung eines physikalischen Arbeitsplatzes, die Sicherstellung des Arbeitsschutzes und des Datenschutzes und die Möglichkeit, das Home Office auch aus Sicht des Arbeitgebers bzgl. dieser Punkte zu überprüfen. Wenn man das für alle Mitarbeitenden umsetzen möchte, steigt der Aufwand natürlich enorm. Für die Light-Version des „aus der Ferne Arbeitens“ kann man aber heute schon in wenigen Tagen mit den Cloud-basierten Lösungen der Software-Anbieter loslegen.

MOB: Was sind häufige Stolpersteine bei der technischen Umsetzung?
Hirsch:Gerade auch mit Blick auf die spätere technische Umsetzung des Modern Workplace ist die Entscheidung für die passende Software eine erste wichtige Hürde, die es zu nehmen gilt. Die Software-Lösung sollte genau zum jeweiligen Unternehmen und seinen spezifischen Bedürfnissen passen. Fragen, die es daher im Vorfeld zu klären gilt, sind u.a.: Welche genauen Anforderungen haben wir und welche Anwendungsfälle soll die Lösung abdecken? Wie lässt sie sich in die bestehende Infrastruktur einbinden – gibt es z.B. bereits eine Cloud-basierte Arbeitsumgebung oder soll eine Migration in die Cloud erfolgen? Wer übernimmt das Hosting? Ist die Hardware-Ausstattung (Laptop statt Desktop-PC) auf die Umstellung ausgelegt? All diese Fragen zielen auf eine reibungslose technische Umsetzung ab und sollten vorab umfassend geklärt sein.

MOB: Welche mobilen/digitalen Tools und Lösungen sind für einen Home-Office-Arbeitsplatz unabdingbar?
Hirsch:Es gilt, Kommunikation und Kollaboration zu ermöglichen und das so effizient wie möglich. Neben Cloud-Szenarien und Chat-basierten Lösungen für die dynamische Zusammenarbeit in Projektteams oder Abteilungen (wie z.B. Microsoft Teams aus der „Office 365“-Welt) sind auch interne Social-Networking-Tools für den Informations- und Wissenstransfer (wie z.B. Yammer) sowie eine Mitarbeiter-App bzw. ein mobiles Intranet unabdingbar. Über das mobile Intranet verbreitete Unternehmens-News oder auch CEO-Videobotschaften sind wichtige Komponenten, um auch wirklich alle Mitarbeitenden zu erreichen und mit relevanten, aktuellen Nachrichten zu versorgen. Im Prinzip heißt das: All das, was im Büro klappt, muss auch im Home Office reibungslos funktionieren – ob gemeinsam an Dateien arbeiten, sich austauschen, telefonieren oder chatten.

MOB: Welche Home-Office-Regelung gibt es in Ihrem eigenen Unternehmen?
Hirsch:Durch die umfassende Ausstattung aller Mitarbeitenden mit der benötigten Hardware – angefangen beim Diensthandy bis hin zum Laptop – und mit digitalen Tools aus dem „Office 365”-Baukasten für die interne Kommunikation und Kollaboration bieten wir generell eine Vielzahl an Kanälen für den virtuellen Austausch und die Zusammenarbeit – sei es auf dem Weg zum Kundentermin, ganz klassisch im Büro oder auch einmal von zu Hause aus, wenn ein Handwerker- bzw. Arzttermin ansteht oder ad hoc der Nachwuchs betreut werden muss. Speziell mit Blick auf das Arbeiten von zu Hause aus haben wir klare Regelungen definiert, in welchen Fällen dieses möglich ist. Diese Guidelines kommunizieren wir sowohl in persönlichen Gesprächen (z.B. CEO-Talks, Agenturtage, Leadership- und Teammeetings) als auch über digitale Kanäle (z.B. CEO-Videokolumne im Intranet, CEO-Post im internen Social Network) an alle Mitarbeitenden.

MOB: Wie schätzen Sie die zukünftige Entwicklung im Bereich „Modern Workspace“ ein?
Hirsch:Der Digital Workplace wird sich immer mehr zu dem Innovationstreiber für Unternehmen entwickeln, den entscheidenden Wettbewerbsvorteil ausmachen und vor allem langfristigen und nachhaltigen Geschäftserfolg sichern. Durch zeit- und ortsunabhängige, virtuelle Zusammenarbeit werden es Unternehmen nicht nur schaffen, auch in Ausnahmesituationen handlungsfähig zu bleiben. Diese moderne Art der Kommunikation und Zusammenarbeit wird sich auch erheblich auf die eigene Arbeitgeberattraktivität und die Gewinnung und Bindung junger Talente auswirken. Viele Unternehmen stehen auf ihrer Reise zum Modern Workplace momentan noch am Anfang. Sie werden in den kommenden Monaten und Jahren aber rasant an Fahrt aufnehmen.

Bildquelle: Hirschtec

 

 

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