Uhlsport setzt auf App Mia

Auftragserfassung: Hundertprozentige Chancenauswertung

Beim Kunden unter Zeitdruck Produktkataloge wälzen, Aufträge in Papierlisten eintragen, abends die Auftragsdaten am Laptop manuell ins SAP-System einpflegen oder sie am nächsten Morgen an die Kollegen im Innendienst weitergeben: Lange war dies für die Vertriebsmitarbeiter der Uhlsport GmbH Alltag. Dank der individuellen Mobile Information Application (Mia) läuft dieser Prozess in der Vororderphase seit 2017 digital und mobil. Aktuell rollt der Sportartikelhersteller die zweite Version aus, die dies auch für Standardbestellungen erlaubt.

  • Ein Torwart legt eine Parade hin

    Das sitzt: Die neue App entlastet den vertrieblichen Außen- und Innendienst in der zeitkritischen Vororder-Phase von manuellen Aufgaben. ((Bildquelle: Thinkstock/iStock))

  • Chris Remspecher

    „Dieser Lösungsansatz erschien uns passend, weil er in SAP integriert ist und auf der Basis von Fiori/UI5 arbeitet“, erläutert IT-Leiter Chris Remspecher. ((Bildquelle: Uhlsport))

Die Idee einer mobilen App für die Auftragserfassung war bei dem Ausrüster nicht neu. Erste Lösungsansätze hatte es bereits 2012 gegeben. Doch es erwies sich als sinnvoller, zunächst einen technischen Release-Wechsel im SAP-System vorzunehmen.

Der Wunsch nach einer mobilen Lösung stammte aus der Landesgesellschaft Frankreich. „Die Kollegen wünschten sich die Möglichkeit der Schnellerfassung von Aufträgen mit einem mobilen Gerät“, beschreibt Chris Remspecher, Leiter IT bei Uhlsport, die Anforderungen. Und zwar hauptsächlich offline, denn in ländlichen Gebieten sind Internetzugänge dort keine Selbstverständlichkeit.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11-12/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Nach den Erfahrungen bei der Migration wurde die Clientis AG auch für dieses Projekt angesprochen, zumal der SAP-Dienstleister über Know-how in der Mode- und Sport-Industrie sowie in der Entwicklung von mobilen SAP Business Apps verfügt.

Im Frühjahr 2016 startete das Projekt mit einem Workshop, in dem unter Beteiligung der Vertriebsabteilung die konkreten Anforderungen zusammengestellt und Business Cases definiert wurden. Die Hardware stand fest: das iPad Pro von Apple. Darauf sollten Kundendaten aus dem SAP-System bereitgestellt werden. Zum einen Informationen über die letzten Bestellungen, um lediglich Stückzahlen zu aktualisieren. Außerdem tagesaktuelle Daten zum zusicherbaren Bestand, Informationsmaterial mit Produktbildern sowie eine Suchfunktion für das Produktportfolio. Neben dem Online-Betrieb in direkter, verschlüsselter Verbindung zum SAP-System sollte der Offline-Betrieb ebenso uneingeschränkt möglich sein. Auch der Verzicht auf Middleware und Cloud war eine Vorgabe des Textilherstellers.

Automatische Synchronisierung

Umgesetzt wurde die Lösung in engem zeitlichem Rahmen unter Einbindung von Key Usern aus der Vertriebsabteilung. Clientis entwickelte auf der Basis der mobilen Business App eine Version, die für jeden Außendienstmitarbeiter SAP-Stammdaten sowie auftragsspezifische Daten zu jedem Kunden individuell zusammenstellt und auf sein iPad überträgt. Nach der ersten Bereitstellung werden lediglich aktualisierte Daten übermittelt. Die Benutzeroberfläche auf den Mobilgeräten setzt auf SAP UI5 auf und ist an die Branchenlösung Apparel and Footwear angepasst. „Dieser Lösungsansatz erschien uns passend, weil er in SAP integriert ist und auf der Basis von Fiori/UI5 arbeitet“, erläutert Chris Remspecher.

Über eine Art Warenkorb wird die zentrale Anforderung der Offline-Speicherung der Auftragsdaten erfüllt. Sobald das Tablet mit dem Internet verbunden ist, überträgt es sie via VPN über eine verschlüsselte Verbindung an das SAP-System. Für die Geräteverwaltung wird das Mobile Device Management Mobileiron genutzt. Es verwaltet nun neben den Smartphones auch die Software-Updates sowie die Synchronisierung von E-Mails und Kontakten für alle Mobilgeräte.

„Wir können in kürzester Zeit eine hohe Anzahl an Aufträgen aufnehmen. Und wir unterstützen unsere Kunden bei der Entscheidungsfindung, denn die Vertriebskollegen verfügen auf dem iPad über das komplette Marketing-Material. Das sind nicht nur Kataloge und Produktbilder, sondern auch Videos, die beispielsweise Torwarthandschuhe live im Einsatz zeigen“, sagt Chris Remspecher.

Die App entlastet den vertrieblichen Außen- und Innendienst in der zeitkritischen Vororder-Phase von manuellen Aufgaben, was mehr Raum für zusätzliche Termine gebe und potentielle Fehlerquellen für die Daten minimieren soll.

Da die Vertriebsmitarbeiter die App stärker in den Tagesablauf einbinden und die sie auch für Standardaufträge nutzen wollten, hat sich der Sportartikelhersteller für eine Weiterentwicklung entschieden. Im Frühsommer wurde die App um die Möglichkeit erweitert, Standardaufträge zu erfassen. Die Aktualisierung der Daten wurde beschleunigt bzw. für langsame Internet-Verbindungen optimiert: u.a. durch die engere Verknüpfung von Daten im SAP-System, ein angepasstes Caching und eine Verringerung der Datenmenge. Die 2.0-Version der App soll bis Ende 2018 ausgerollt sein.

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