Ordnung im Hirn (2)

Besser arbeiten mit ALPEN und Pomodoro

Einfach ist besser, lautet eine Effizienz-Grundregel. Einfache Techniken reichen schon aus, um die Arbeitseffizienz zu erhöhen - vielleicht als guter Vorsatz für 2016. Teil 2 einer zweiteiligen Serie.

Pomodoro: Arbeiten mit Timer

Aufgabenplanung ist nicht alles, die Arbeit muss auch erledigt werden. Dies fällt vielen Leuten nicht leicht. Die Probleme hängen dabei oft mit dem Arbeitsplatz zusammen und der modernen, häufig digitalen Arbeitsweise. Ablenkungen wie E-Mail oder Facebook, Unterbrechungen durch Anrufe oder Kollegen und natürlich die viel zu vielen Meetings verhindern häufig das konzentrierte Arbeiten.

Zwei einfache und unaufwändige Verfahren helfen: Die ALPEN-Methode erleichtert es, den Tag zu strukturieren und zu planen. Die Pomodoro-Technik unterstützt das konzentrierte Arbeiten.

Die ALPEN-Methode

Die so genannte ALPEN-Methode ist sehr hilfreich, um am Anfang und am Ende des Arbeitstages innerhalb von wenigen Minuten eine Tagesplanung zu machen und die Ergebnisse des letzten Tages zu verarbeiten. Das Akronym ALPEN steht für fünf Arbeitsschritte:

  1. Aufgaben notieren
  2. Länge schätzen
  3. Puffer einplanen
  4. Entscheidungen treffen
  5. Nachkontrolle

Sehr wichtig ist die Abschätzung des Zeitaufwands für jede Aufgabe. Hierbei sollten Sie realistisch sein und auch auf vergangene Erfahrungen zurückgreifen. Der Aufwand sollte nicht zu knapp bemessen sein, es sollte ein Limit geben und eventuell eine genaue Uhrzeit für die Erledigung.

Sehr wichtig ist das Einplanen von Pufferzeiten, denn erfahrungsgemäß kommt immer wieder etwas dazwischen oder dauern Dinge länger als vorher eingeschätzt. Experten für Zeitmanagement gehen davon aus, dass für eine Aufgabe mindestens 40 Prozent der Zeit als Puffer eingeplant werden sollte. Wer glaubt, nach zehn bis zwölf Minuten fertig zu sein, sollte sich mindestens auf eine Viertelstunde einrichten.

Ein anderer Erfahrungswert: Sobald die Auslastung eines Mitarbeiters 80 Prozent seiner Zeit erreicht, ist er nicht mehr in der Lage, seine Aufgaben sinnvoll zu erledigen. Probleme und Besonderheiten führen nun sofort zur Überlastung, die sich negativ auf die Standardaufgaben auswirkt - Leistung und Effizienz sinken deutlich.

Wichtig ist der vierte Schritt, zu dem die ALPEN-Methodik selbst aber nichts aussagt. Sie hilft nur beim Zeitmanagement, aber gibt keine Hinweise, welche Aufgaben Sie in welcher Reihenfolge erledigen sollten. Deshalb sollten Sie die Methode mit anderen Verfahren kombinieren.

Beispielsweise geht es hier darum, welche Aufgaben selbst erledigt, welche delegiert und welche ignoriert werden können. Hierzu kann beispielsweise die Eisenhower-Matrix oder Kanban genutzt werden. Ein einfaches Beispiel: Sortieren Sie die Aufgaben auf der Kanban-Tafel nach Priorität und notieren Sie dahinter die geschätzte Zeit.

Die Nachkontrolle ist ebenfalls ein wichtiger Schritt: Werten Sie die Ergebnisse der Planung aus, entweder am Ende des Tages oder direkt zu Beginn des nächsten Arbeitstages. Wichtig ist vor allem die Schätzung des Zeitaufwands, den Sie möglichst jeden Tag bilanzieren sollten.

Die Bestimmung der Zeitwerte „Länge“ und „Puffer“ ist eine Erfahrungssache. Deshalb ist es sehr wichtig, wenn Sie ihre Schätzungen und die tatsächlich benötigte Zeit aufschreiben und vergleichen. Normalerweise wird dies aber nur in der Anfangszeit notwendig sein. Nach einiger Zeit können Sie Ihre Arbeitsleistung immer besser einschätzen.

Die Pomodoro-Technik

Nun müssen Sie die Aufgaben nur noch nacheinander abarbeiten. Das ist allerdings nicht immer einfach: E-Mails, Anrufe oder Facebook sind große Konzentrationsvernichter. Abhilfe bringt die Pomodoro-Technik.

Sie basiert auf zwei Erkenntnissen: Erstens ist es besser, eine kurze Zeit konzentriert zu arbeiten als zu versuchen, über Stunden hin produktiv zu bleiben. Zweitens fällt die Erledigung der Arbeit leichter, wenn umfangreiche Aufgaben in kurze, stressfreier erfüllbare Zeiteinheiten aufgeteilt werden.

Die Pomodoro-Technik auf basiert auf einer Abfolge von kleinen, intensiven Arbeitsphasen, die von kurzen Pausen unterbrochen sind. Die Zeit wird dabei von einem Timer vorgegeben. Sie trägt Ihren Namen (ital. f. Tomate) übrigens, weil ihr Erfinder Francesco Cirillo die Zeiteinheiten mit einem tomatenförmigen Kurzzeitwecker gemessen hat.

Die Pomodoro-Vorgehensweise lässt sich am besten in einer Abfolge von fünf Schritten darstellen:

  1. Wählen Sie eine Aufgabe aus, die Sie bearbeiten müssen.
  2. Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten.
  3. Bearbeiten Sie diese Aufgabe, bis die Zeit abgelaufen ist.
  4. Machen Sie eine Pause von 5 Minuten.
  5. Machen Sie nach vier dieser Arbeitseinheiten eine längere Pause.

Das entscheidende Erfolgskriterium von Pomodoro ist die Intensität der Arbeitsphasen. Sie sollten vollkommen ungestört arbeiten können: Keine E-Mail, kein Telefon, kein Facebook, gar nichts, nur die Arbeit. Sie sollten also einen Stillarbeitsplatz nutzen und nicht etwa in der Cafeteria sitzen.

Wer Konzentrationsprobleme hat und eine Arbeitsphase nicht durchhält, sollte alle Störungen aufschreiben und vermeiden. Manche „Störgrößen“ sind unter Umständen nicht auszuschalten, etwa das typische Gemurmel in einem Großraumbüro. Greifen Sie zu Hilfsmitteln: Ohrstöpsel fördern die Konzentration enorm.

Eine weitere wichtige Voraussetzung der Pomodoro-Technik verbirgt sich hinter dem ersten Schritt: Stellen Sie eine Aufgabenliste zusammen und gruppieren Sie dabei Ihre Aufgaben so in Arbeitseinheiten, dass sie in etwa 25 Minuten abgearbeitet sind. Das Verfahren selbst macht dazu keine Vorgabe. Es geht wie bei der ALPEN-Methode nur um Zeitmanagement.

Es ist also sinnvoll, die Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix oder einer Kanban-Tafel zu priorisieren und dann so zu strukturieren, dass sie in die Zeitscheiben hineinpassen. Dabei hilft übrigens auch die ALPEN-Methode, die gut mit Pomodoro kombiniert werden kann. Planen Sie erst „Länge“ und „Puffer“, und gruppieren Sie dann die Aufgaben zu den Pomodoros.

Die strikte Befolgung der 25+5-Regel für eine Zeitscheibe ist praktisch für das Einüben einer gewissen Arbeitsdisziplin. Aber Sie können durchaus davon abweichen und sich eigene Varianten der Pomodoro-Methode auszudenken. So ist es zum Beispiel für starke Prokrastinierer sinnvoll, kürzere Arbeitsphasen zu wählen und sich erst einmal an das hochkonzentrierte Abarbeiten zu gewöhnen.

Ein anderes Beispiel: Wer jeden Morgen verpflichtend eine Anzahl kleiner Aufgaben abarbeiten muss, kann auch mit kurzen Zeitscheiben ohne Pause arbeiten. So kann es sinnvoll sein, bestimmte Aufgabenbereiche nacheinander in drei 10-Minuten-Blöcken zu bearbeiten und erst dann eine kurze Pause einzulegen. Anschließend geht es dann mit einem 25-Minuten-Block weiter.

Es ist also mehr als sinnvoll, die Pomodoro-Technik an Ihren Arbeitsanfall, Ihren Aufgabenbereich und der durchschnittlichen Menge bestimmter einzelner Aufgaben anzupassen. Sie werden relativ schnell merken, dass Sie in kurzer Zeit sehr viel Arbeit bewältigen - deutlich mehr als ohne diese Technik.

Bildquelle: Thinkstock

Teil 1 der Serie: Eisenhower und Kanban

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