Cloud-Lösung für Dokumentenablage

Besserer Kundenservice dank mobilem Außendienst

Die Firma Klein Seil- und Hebetechnik GmbH, Fachfirma für Krananlagen und alles, was unter den Kran gehört, konfektioniert, fertigt und berät – jetzt auch mobil vor Ort beim Kunden.

Jürgen Klein war zu Beginn seiner beruflichen Laufbahn lange Zeit im Großhandel für Produkte der Hebetechnik beschäftigt. Danach wirkte er in leitender Position erfolgreich am Aufbau einer Firma in diesem Bereich mit. Mit dieser Berufserfahrung ausgestattet, gründete er dann 1997 sein eigenes Unternehmen.

Die Firma Klein Seil- und Hebetechnik im nordrhein-westfälischen Burbach ist im Bereich Anschlag- und Hebemittel wie Drahtseile, Ketten, Faserseile, Polyesterbänder und Rundschlingen sowie Produkte der Ladungssicherung tätig. Geschäftsführer Jürgen Klein und sein Team fertigen und konfektionieren alles, was unter eine Krananlage gehört, damit diese ihre schweren Lasten tragen kann. Klein gründete im Jahr 1997 den Fachbetrieb, den er seither erfolgreich führt und der stetig gewachsen ist. Mittlerweile arbeiten dort 14 Festangestellte. Ein weiterer Hallenbau soll zum Jahresende fertiggestellt sein. Seinen Außendienst hat er zu Beginn des Jahres mit einer mobilen, cloud-basierten Lösung von Lexware ausgestattet.

Zulieferer des Spezialisten sind vor allem Schmieden, die Einzelteile von Kettenbauteilen liefern, die dann bei ihm vor Ort konfektioniert werden. Die Kundschaft kommt vorrangig aus einem Umkreis von 200 Kilometer und reicht von der Einmann-schlosserei bis zum Kraftwerk. Hier genießen Jürgen Klein und sein Team einen exzellenten Ruf: Sie sind dafür bekannt, im Notfall auch einmal selbst für Überprüfungen und Reparaturen auf der Baustelle vorbeizukommen. Jürgen Klein leistet sich einen starken technischen Außendienst und dazu ein gut sortiertes, großes Lager, das ihm diese schnelle Hilfe erlaubt. Ein solches Lager bindet Kapital, aber der Geschäftsführer meint: „Das gehört zu meiner Idee von gutem Kundenservice.“ Durch diese Dienstleistung hebt er sich im Wettbewerb von den anderen Fachbetrieben und Händlern ab.

Klein beschäftigt drei Außendienstmitarbeiter, die ständig draußen beim Kunden sind. Für sie ist es wichtig, unterwegs im Gespräch die relevanten Daten schnell im Zugriff zu haben. Zunächst hatten sie probeweise iPads genutzt, bevorzugten aber für ihre Arbeit die klassischen Notebooks. Mittlerweile mit leistungsstarken Notebooks ausgestattet, können die Außendienstler dank der Lösung Lexware Mobile seit Beginn dieses Jahres jederzeit Informationen, die den Kunden betreffen, vor Ort abrufen und einsehen. So sind sie ihren Gesprächspartnern gegenüber deutlich aussagefähiger, wodurch die Beratungsleistung an Qualität gewonnen hat. Die Nutzer können den Kunden gleich vor Ort Antworten auf Fragen zu Produktdetails und Preisen geben. Und auch Fragen zu bestehenden Rechnungen und Angeboten sind schnell geklärt. Die automatische Datensynchronisation übernimmt sämtliche Neueinträge und Änderungen in das Programm. Gleichzeitig wird dadurch der Innendienst entlastet. „Unsere Kunden honorieren das durchaus, was natürlich zu einer positiven Wahrnehmung unserer Firma beiträgt“, so Jürgen Klein.

Die Cloud macht mobil

Zusätzlich nutzt seine Firma weitere Cloud-Angebote z.B. für die Dokumentenablage. Da bei Cloud Computing die Programme eine Dienstleistung sind, genau wie die Rechenleistung, das Speichervolumen und die dafür notwendige Infrastruktur, gibt es keine Anschaffungskosten, nur die Nutzung schlägt zu Buche. „Es funktioniert im Prinzip wie Leasing, und das macht es finanziell attraktiv“, so der Firmenchef. Die Flexibilität der Cloud-Lösung betrifft auch die Kapazität. „Derzeit läuft bei uns noch alles über einen virtuellen Server, aber es ist gut zu wissen, dass wir jederzeit die Kapazitäten hochfahren könnten“, so Klein. Bei Cloud-Lösungen stellt sich immer auch gleich die Sicherheitsfrage. Zentrales Thema ist die Gewährleistung der Vertraulichkeit und Integrität der Datenverarbeitung. „In puncto Sicherheit vertrauen wir dem Anbieter“, erläutert Klein seine Entscheidung, „Die Lösung basiert auf Microsoft Azure.“ Alle Daten sind in einem geprüften und zertifizierten Microsoft Rechenzentrum gespeichert. Firewalls und Verschlüsselungsverfahren sichern die Daten.

Sicherheitsfragen

Das größte Risiko sei der Übertragungsweg über das Internet. Eine Schwachstelle, die mit VPN-Verbindungen und Verschlüsselungsmaßnahmen überbrückt werden muss. Die Firma hat sich für eine VPN-Lösung entschieden. Doch auch von anderer Seite her kann das mobile Arbeiten erschwert werden: „Für uns in einer ländlichen Region stellt sich das praktische Problem einer generell schlechteren Abdeckung, konkret über ein D1-Netz. Deswegen haben wir immer wieder mit Verbindungsproblemen und mangelnder Geschwindigkeit zu kämpfen“, so Klein.

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Mobile Endgeräte sind auch ein begehrtes Diebesgut, gehen verloren oder werden schlicht vergessen. Der Geräteverlust lässt sich meistens verschmerzen. Wenn aber die Daten in falsche Hände gelangen, kann der Verlust unangenehme Folgen haben. Hier hat das Unternehmen mit einem sicheren Passwortschutz vorgesorgt.

Klein ist davon überzeugt, dass sich die Investition in die Mobilität seiner Außendienstmitarbeiter für sein Unternehmen gelohnt hat. Es sei ein wichtiger Schritt zu mehr Service und Professionalität in der Kundenberatung gewesen, zieht Jürgen Klein Bilanz. Er ist mit der Lösung zufrieden und wünscht sich für die Zukunft noch eine integrierte Terminverwaltung. Zusätzlich fände Klein eine Rechteverwaltung auf Kundenebene für die mobile Anwendung vorteilhaft. So könnte er seinen Außendienstmitarbeitern die im Programm zugeteilten Vertriebsmitarbeiter zuordnen; derzeit kann jeder alles einsehen. „Damit wäre das System in der Anwendung auch schneller“, meint Klein in Hinblick auf die Lade- und Abrufzeiten. 


Firma Klein Seil- und Hebetechnik GmbH
Geschäftsführer: Jürgen Klein
Sitz: Burbach
Gründung: 1997




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