Mentalitätswandel im Büro

Bewusstsein und Motivation schaffen

Wo hört der PC-Arbeitsplatz auf, wo fängt der „Digital Workplace“ an? Im Interview plädiert die ITIL-Expertin Miriam Stuhlmacher von Orbit IT-Solutions für zeitgemäße Strukturen und warnt vor einer Schatten-IT.

Miriam Stuhlmacher von Orbit IT-Solutions

„Change Management und die dazugehörige Kommunikation sind etwas Kontinuierliches, nichts Punktuelles“, sagt die ITIL-Expertin Miriam Stuhlmacher von Orbit IT-Solutions.

Internet, Drucker, Emails, eine moderne Telefonanlage – für viele Arbeitnehmer hat die Digitalisierung ihres Arbeitsplatzes bereits vor vielen Jahren eingesetzt. Worin liegt der entscheidende Unterschied zum einem „Modern Workplace“?
Miriam Stuhlmacher:
Damals ging es lediglich um die Bereitstellung von begrenzten IT-Lösungen, die Komplexität heute ist eine völlig andere. Ich differenziere auch zwischen Digital und Modern Workplace. Der Digital Workplace ermöglicht mittels Technologien und Tools Prozesse und Aktivitäten zu beschleunigen, nachvollziehbarer zu machen und Fehlerquellen zu minimieren. Es geht um die technologische Organisation von Businessaktivitäten. Beim Modern Workplace geht es darum, die digitale Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen zu verbessern. Hier rücken Themen wie Kollaboration interdisziplinärer Teams und Flexibilität unserer Arbeitsumgebung in den Vordergrund. Das viel propagierte Arbeiten „mit jedem, zu jeder Zeit von jedem Ort“. Notwendige kulturelle Veränderungen werden durch Technologien unterstützt, um Agilität und Innovation zu fördern und schlussendlich wettbewerbsfähig zu bleiben. Das gilt nicht nur für das jeweilige Kerngeschäft eines Unternehmens, sondern auch in Richtung Personalgewinnung.

Was bedeutet es, wenn sich eine Schatten-IT etabliert hat und welche Gefahren kann das beinhalten?
Stuhlmacher:
Die Antwort ist ganz einfach: Werden businesskritische Informationen über Anwendungen verarbeitet, verbreitet oder gespeichert, die nicht mehr der Steuerung der IT-Abteilung unterliegen, vervielfacht sich das Risiko des Datenverlustes, Schäden durch Schadsoftware in der Infrastruktur und erheblicher Einschränkungen in den Businessaktivitäten. Wir sind es aus dem privaten Bereich gewohnt, digital unterwegs zu sein. Anwendungen lassen sich schnell und einfach nutzen. Wir vergessen dabei, dass die einfache Installation einer kleinen Anwendung verheerende Folgen haben kann. Die IT-Abteilung testet und verifiziert Anwendungen, bevor diese freigegeben werden. Das ist nicht nur aus Sicherheitsgründen wichtig, sondern auch um sicherzustellen, dass die Anwendung durch die IT supportet werden kann.


Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 9-10/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Wie kann man eine solche Schatten-IT, wenn sie sich einmal durch die verschiedenen Ebenen gezogen hat, wirksam abstellen und dafür sorgen, dass „offizielle“ Tools genutzt werden?
Stuhlmacher:
Hat sich eine Schatten-IT im Unternehmen fest etabliert, ist es immer ratsam, zuerst eine Bestandsaufnahme aller aktiven Anwendungen zu machen. Das geht nur mit den Anwendern gemeinsam. Zum einen gilt es herauszufinden, welche Anwendungen im Einsatz sind; zum anderen aber auch, warum diese Anwendungen so nützlich sind. Nach der Bestandsaufnahme sollten IT und Business evaluieren, welche Anwendungen durch bestehende Angebote ersetzt oder in bestehende Angebote aufgenommen werden können. Wichtig ist hierbei der Einbezug des Business, um ein IT-Leistungsportfolio zu entwickeln, das den Anforderungen des Business entspricht. Das schafft User-Akzeptanz und Vertrauen. Darüber hinaus gibt es natürlich auch technologische Maßnahmen von der Einschränkung der Installationsberechtigung bis hin zu Sicherheitssoftware oder Firewall-Lösungen. 

„Modern Workplace“ bedeutet nicht nur, dass der Arbeitgeber von heute auf morgen die modernsten Technologien bereitstellt. Wie kommuniziert man den Paradigmenwechsel und sorgt dafür, dass der Wandel auch von Mitarbeitern internalisiert wird?
Stuhlmacher:
Entscheidend ist, dass es nicht den einen Königsweg zur Integration gibt. Der Startpunkt und auch die Medien zur Kommunikation für den Modern Workplace sind je nach Kultur und Historie der Unternehmen unterschiedlich. Es geht nicht nur darum, neue Technologien auszurollen, sondern auch die Art zu arbeiten zu verändern. Hier ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Unternehmensführung, IT und Business gefragt. Innerhalb der Organisation sollten so früh wie möglich Bewusstsein und Motivation für die Veränderung geschaffen werden. In der Praxis erlebe ich häufig, dass zu Beginn solcher Initiativen wenig Transparenz über den Sinn und Nutzen herrscht. Im nächsten Schritt wird dann eine Menge kommuniziert, um das Versäumnis wieder gut zu machen. Nach diesem Kommunikationshoch flacht es dann wieder schlagartig ab. Elementarer Punkt ist aber: Change Management und die dazugehörige Kommunikation sind etwas Kontinuierliches, nichts Punktuelles. Die Mitarbeiter müssen immer wieder abgeholt, einbezogen und auch gehört werden. Das Begleiten der Organisation bei diesem Wandel ist entscheidend für den Erfolg.

Welches sind die ersten technischen und organisatorischen Punkte, die eingeleitet werden, wenn man sich dafür entscheidet, UCC-Lösungen einzusetzen?
Stuhlmacher:
Im ersten Schritt sind der Einsatz einer UCC-Lösung und die damit einhergehenden Veränderungen eine unternehmensstrategische Entscheidung. Erster Ansatzpunkt sollte immer eine Ist-Aufnahme organisatorischer und technologischer Rahmenbedingungen sein. Bezogen auf die Organisation stellen sich folgende Fragen: Welchen Reifegrad im Kontext Veränderung bringt mein Unternehmen mit? Gibt es Erfahrungen, wiederholbare Maßnahmen, die in der Vergangenheit einen Change unterstützt haben? Wie viel Modern Work leben wir als Organisation schon? Aber auch: Wie viel Modern Workplace können wir leben? Nicht für alle Bereiche sind diese Elemente sinnvoll umsetzbar. Technologisch ist die bestehende Infrastruktur auf ihre Tauglichkeit zu bewerten: Gibt es Einschränkungen zum Beispiel im Kontext der Bandbreite, sodass Cloud-Lösungen noch nicht realisierbar sind? Welche Plattform ist generell realisierbar: IaaS oder PaaS?

Wie evaluiert man, welche Maßnahmen die passenden für das eigene Unternehmen sind?
Stuhlmacher:
Grundsätzlich leiten sich die Maßnahmen von dem gesteckten Ziel und der Diskrepanz zwischen Ist und Soll ab. Im Fokus der Maßnahmen sollte das Schließen dieser Lücke liegen. Es dreht sich also um die Frage: Welche Maßnahmen eignen sich am besten, das gesteckte Ziel zu erreichen? Dazu gehört sicherlich auch die Unterstützung aus Bereichen des Produkt- oder Projektmanagements. Gleichzeitig rate ich davon ab, zu viele Baustellen auf einmal aufzureißen. Aus Best-Practice-Sicht hat es sich bewährt, kleine Maßnahmenpakete zu entwickeln, diese aber konsequent umzusetzen. Dieses Vorgehen schafft zudem auch Raum korrigierend einzugreifen, falls eine Maßnahme nicht den gewünschten Erfolg bringt. Meine Erfahrung hat gezeigt, dass zu viele und zu große Baustellen Unübersichtlichkeit und Inkonsequenz zur Folge haben. Beraten können dabei Dienstleister wie Orbit, die neben der fachlichen Expertise Erfahrungen mit der Planung, Konzipierung und Umsetzung moderner Arbeitsumgebungen haben.

Woran liegt es, dass anno 2019 in vielen Büros Medienbrüche und Schnittstellen eher die Regel als die Ausnahme sind?
Stuhlmacher:
Meiner Meinung nach ist einer der Hauptgründe für diese „historisch gewachsenen Strukturen“ der in der Vergangenheit fehlende Abgleich zwischen Unternehmens- und IT-Strategie, aber auch zwischen IT und Business. Die Entwicklung der fachlichen Anforderungen und die Bedeutung der IT in Unternehmen haben sich in den letzten Jahren rasant geändert. In der Wahrnehmung hat sich, was das angeht, schon eine Menge bewegt, auch wenn da noch eindeutig Luft nach oben ist. Aber mit einer neuen Wahrnehmung lässt sich eben nicht gleichzeitig die komplette Infrastruktur und Organisation eines Unternehmens auf links drehen. Das sind Themen aus der Vergangenheit, die schrittweise angegangen werden müssen. Mein Tipp: Kleine Maßnahmenpakete entwickeln, diese aber konsequent umsetzen.

Bildquelle: Orbit IT-Solutions

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