Büro wird zum Ort der Begegnung

Präsenzarbeit galt vor dem ersten Lockdown im März 2020 noch als deutsche Tugend, wenn man so will. Mit dem Anstieg der Corona-Fallzahlen sahen sich jedoch viele Unternehmen gezwungen, ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken – teilweise recht überstürzt und nicht vernünftig ausgestattet. Und dennoch zeigte sich schnell: Arbeit funktioniert auch von zuhause aus. Stellt sich nun die Frage, wie es mit der Präsenzkultur in deutschen Unternehmen nach über einem Jahr der Pandemie ausschaut. Wie haben sich die Homeoffice-Nutzerzahlen in Deutschland in den vergangenen Monaten entwickelt und wo stehen wir aktuell?

Laut einer Online-Umfrage des Statista Research Department arbeiteten vor der Krise gerade einmal vier Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland im Homeoffice. Während des ersten Lockdowns im April 2020 waren es dann rund 30 Prozent. Und Ende Januar 2021 arbeiteten 24 Prozent und damit knapp ein Viertel der befragten Erwerbstätigen ausschließlich oder überwiegend daheim. Die Homeoffice-Nutzung hat also insgesamt seit Beginn der Pandemie deutlich zugenommen und ihre Akzeptanz soll gemäß einer Studie zu den wirtschaftlichen Effekten von Heimarbeit, die Zoom bei der Boston Consulting Group in Auftrag gegeben hat, stetig weiterwachsen. „Selbst Behörden und öffentliche Verwaltungen stehen dezentralen Arbeitsmodellen offen gegenüber“, meint Peer Stemmler, Deutschlandchef von Zoom. Der Lockdown und die Homeoffice-Empfehlung der Bundesregierung hielten weiterhin viele Menschen von den Büros fern.

„Aktuellen Studien zufolge arbeitet derzeit etwa jeder vierte Erwerbstätige überwiegend oder ausschließlich im Homeoffice“, ergänzt Ulrike Rüger von Dell Technologies. Auch in ihrem Unternehmen habe man zu Beginn der Pandemie schnell reagiert und innerhalb eines Wochenendes 90 Prozent der rund 160.000 Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. „Wir erwarten, dass auch nach der Pandemie mehr als die Hälfte unserer Belegschaft remote arbeiten wird“, so die Sr. Director & Head of Client Solutions Germany.

Nachholbedarf im Mittelstand

Doch sind es eher die Großunternehmen so wie Dell oder auch Kleinunternehmen, die derzeit verstärkt auf Remote-Arbeit setzen? „Es sind eher die großen Unternehmen, die in Infrastruktur und Homeoffice-Prozesse mehr investieren können und die auch schon vor Covid-19 besser vorbereitet waren“, meint Ulrike Volejnik, die seit 2012 Mitglied der Geschäftsleitung der T-Systems Multimedia Solutions GmbH ist. Bei vielen kleinen Unternehmen fehle es noch an einer Digitalisierung der Prozesse, z.B. im Controlling oder bei der Rechnungslegung. Dort konnte noch nicht so viel investiert werden – auch weil es sich oft noch nicht lohnte. „Hinzu kommt ein bestimmtes Führungsverhalten“, ergänzt Volejnik. „Viele Führungskräfte müssen sich an die neue Zeit erst anpassen. Denn mehr Eigenverantwortung für die Mitarbeiter bedeutet auch mehr Vertrauen in sie und einen notwendigen Abbau von Kontrolle.“ Das sei ein Change-Prozess, den große Unternehmen über Trainings einfacher handhaben können. Hier brauche es für den Mittelstand noch mehr Angebote.

Ähnliches stellt Thomas Kuckelkorn, Manager PR & Kommunikation der BCT Deutschland GmbH, fest: „Homeoffice war bei Konzernen und größeren Unternehmen auch schon vor der Pandemie nicht komplett neu, wohingegen sich kleinere Unternehmen meist schwer taten und tun.“ Das bestätige eine Studie des Ifo-Instituts, wonach Ende 2020 knapp ein Drittel der Angestellten von Großunternehmen im Homeoffice arbeiteten, bei KMU aber nur knapp ein Viertel. Diese Diskrepanz hängt laut Kuckelkorn von mehreren Faktoren ab: Größere Unternehmen und Konzerne seien im Allgemeinen beispielsweise „digital-
affiner“, besser ausgestattet und die Mitarbeiter entsprechend geschulter. Sie können also in der Regel auch bei den Arbeitsmodellen schneller „umschalten“, wohingegen die physische Präsenz der Mitarbeiter gerade bei KMU häufig noch unabdingbar ist.

Das Endergebnis zählt

Haben sich denn die „neuen“ Prozesse im Leben der Arbeitnehmer trotz möglicher Stolpersteine nach nun mehr als einem Jahr der Pandemie eingespielt? Peer Stemmler sieht zwei Seiten der Medaille: Auf digitaler Ebene sei vieles selbstverständlich geworden, was vor der Pandemie noch Ausnahme war. Auf menschlicher Ebene scheint es aber nach wie vor Unsicherheiten zu geben. Als Stichworte nennt er die Gesundheit und Work-Life-Balance. „Wer von zuhause aus arbeitet, dem fällt es oft schwer, Freizeit und Arbeit klar voneinander zu trennen“, so der Zoom-Chef.

Eine aktuelle Umfrage von Citrix unterstützt diese Feststellung: Laut dieser sind insgesamt 36 Prozent der Befragten der Meinung, dass sich die Arbeit von zuhause aus im letzten Jahr positiv auf ihr Leben ausgewirkt hat. Da der Arbeitsweg ausfiel, gewannen Pendler mehr Zeit und verbrachten diese mit der Familie (14 Prozent), nutzten sie, um einem Hobby nachzugehen (11 Prozent), oder einfach um mehr Schlaf zu bekommen (14 Prozent). „Allerdings gaben mehr als drei Viertel (77 Prozent) der Arbeitnehmer an, mindestens genauso lange zu arbeiten wie früher im Büro, wenn nicht noch länger“, gibt Oliver Ebel, Area Vice President Central Europe bei Citrix, zu bedenken. Befürchtungen, dass die Mitarbeiter zuhause weniger arbeiten, hätten sich also größtenteils nicht bewahrheitet.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 5-6/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Doch egal, ob letztlich im Büro oder im Homeoffice gearbeitet wird – was zählt, ist das Endergebnis. „Wir haben jetzt die Möglichkeit, eine flexiblere Zukunft zu gestalten und in den Bereichen, in denen es möglich ist, Arbeit neu zu definieren“, wirft Henning Schäfer von Poly ein. Denn es handle sich dabei nicht um einen Ort, sondern um eine Tätigkeit, und deren Rahmenbedingungen werden sich langfristig ändern, ist sich der Senior Director Sales DACH sicher. „Die Pandemie hat die Work-Life-Balance beeinflusst und Video-Meetings menschlicher gemacht. Die Anwesenheit von Kindern und Haustieren bei Videokonferenzen wird nun akzeptiert und Arbeiter lassen mehr Flexibilität zu, sich um Angehörige zu kümmern.“

Mobile Tools gefragt

Apropos Videokonferenzen: Diese funktionieren natürlich nur mit den entsprechenden mobilen bzw. digitalen Tools, die generell im Rahmen der Homeoffice-Offensiven stark in den Fokus gerückt sind und seitdem nützliche Dienste erweisen. Werkzeuge wie Citrix Workspace, Microsoft Teams oder Zoom sind als Ersatz für die direkte Einzel- und Gruppenkommunikation sehr beliebt geworden, „denn sie ersetzen ein Stück weit den physischen Kontakt“, so Thomas Kuckelkorn. Diese Tools bilden Interaktion, Kommunikation und die Zusammenarbeit ab. „Wichtig sind auch mobile Anwendungen wie z.B. Mitarbeiter-Apps, die sowohl Informationen bereitstellen als auch Interaktion z.B. über Kommentare, Chats, Umfragen, etc. ermöglichen“, ergänzt Ulrike Volejnik. Ihr großer Vorteil sei, dass sie einfach und mobil nutzbar seien, also auch für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind und so ans Unternehmen angebunden bleiben.

Als äußert nützlich hätten sich auch Monitore erwiesen, die speziell für Videokonferenzen optimiert sind, so Ulrike Rüger von Dell. Hinzu kämen Notebooks mit einer automatischen Webcam-Abdeckung, die mit Konferenzanwendungen synchronisiert sei und wisse, wann sie sich öffnen und schließen müsse. Nicht zuletzt soll auch die Nachfrage nach professionellen Headsets, die die Kommunikation erleichtern, größer denn je sein, meint Henning Schäfer. Freisprecheinrichtungen wie beispielsweise das Poly Sync 20, aber auch Tools wie Poly Lens, ein Cloud-basierter Service, der es IT-Abteilungen ermögliche, einen Einblick in alle eingesetzten Geräte zu erhalten, rückten immer mehr in den Fokus.

Stolpersteine im Homeoffice

Bei der Einrichtung und Nutzung all dieser Lösungen und Tools kam es in den letzten Monaten – gerade im Hinblick auf die teils überstürzte Einführung – oftmals zu Stolpersteinen. Nach wie vor ein großes Problem ist etwa, dass Deutschland beim Thema „Breitband“ im internationalen Vergleich hinterherhinkt. „Aus technischer Sicht ist außerdem die noch nicht optimale Digitalisierung der Unternehmensprozesse zu nennen“, so Thomas Kuckelkorn. Dann ist auch der Datenschutz nach wie vor ein großes Thema. Laut Peer Stemmler gebe es da einfach noch zu viele Unsicherheiten und auch Unstimmigkeiten. Außerdem müsse man beachten, dass Homeoffice nicht für jeden möglich sei. „Schlechtes Wlan, zu kleine Wohnungen oder Lärm sind einige Gründe, warum Homeoffice nicht pauschal die bessere Lösung ist“, meint der Experte.

Was den Mitarbeitern daheim außerdem oft fehlt, ist die soziale 
Komponente, die Möglichkeit, kurz bei einem Kollegen vorbeizuschauen und Fragen schnell im Gespräch zu klären. „Auch gemeinsame kreative Arbeit lässt sich häufig leichter erledigen, wenn alle Beteiligten im selben Raum sind“, bemerkt Oliver Ebel von Citrix. Nicht zu vernachlässigen ist auch der Fakt, dass oftmals die Unternehmen selbst ein reibungsloses Remote-Arbeiten ausbremsen, da noch zu oft Kontrollverlustängste vorherrschen. Aus Sicht von Peer Stemmler ist das sogar ein „ganz entscheidender Punkt“: „Wenn Unternehmen von vornherein sagen, das probieren wir erst gar nicht, weil zu viele Vorurteile herrschen, wird es den Arbeitnehmern praktisch unmöglich, Wünsche durchzusetzen“, kritisiert er. Das führe zu einer enormen Frustration. Thomas Kuckelkorn hält es in der aktuellen Situation auch weder für vertrauensvoll und zeitgemäß, noch für epidemiologisch und gesellschaftlich verantwortungsvoll, wenn das arbeitgeberseitige Bestehen auf Präsenz einzig auf der Angst vor einem Kontrollverlust fußt. Statt auf eine konsequente Präsenzpflicht zur Erfüllung von Arbeitsstunden zu bestehen, sollten Unternehmer seiner Ansicht nach den Fokus auf den qualitativen Output ihrer Mitarbeiter legen. Dazu sollten sie ihnen den Raum und die Freiheit geben, neben dem Arbeitsort auch ihre Arbeitszeiten innerhalb eines vereinbarten Rahmens flexibel zu gestalten. Er hält Ergebnisse statt Präsenz und Vertrauten statt Kontrolle für die Devise.

Hybride Arbeitsmodelle nach Corona

Auf diesen Aussagen basierend sollten sich die Unternehmen schon jetzt auf die Post-Covid-19-Ära vorbereiten und entsprechende Konzepte für die Zukunft der Arbeit entwerfen. Doch tun sie das auch, obgleich laut Ulrike Rüger derzeit noch gar nicht absehbar ist, wann das private und berufliche Leben zur Normalität zurückkehren? „Unsere Studien haben ergeben, dass in der Zeit nach der Pandemie keine Rückkehr zu den alten Strukturen zu erwarten ist“, so die die Expertin. „Von zentraler Bedeutung werden flexible, hybride Strukturen sein, d.h. ein gesunder Mix aus Homeoffice und Präsenzarbeit, der auf die Bedürfnisse von Unternehmen und Arbeitnehmern ausgerichtet ist.“

Laut Ulrike Volejnik entwerfen viele Unternehmen bereits Post-Covid-19-Konzepte für das New Normal. Allerdings seien das bisher eher Großunternehmen und der größere Mittelstand, „bei kleinen Unternehmen fehlen oft die Kapazität und das Know-how“, meint sie, ist aber derselben Ansicht wie Ulrike Rüger, dass es vor allem um hybride Arbeitsmodelle gehe: eine Kombination aus Homeoffice und Büro. Sie rückt dabei Flexibilität für die Mitarbeiter, mehr digitale Prozesse und Arbeitsabläufe, die Automatisierung von Prozessen, eine Qualitätssicherung der digitalen Prozesse, aber auch Kreativräume in den Büros, Flächen für Zusammenarbeit, flexiblere Arbeitsmodelle, neue Führungs- sowie Beteiligungskonzepte für für die Mitarbeiter in den Fokus.

Ist Remote Work letztlich gekommen, um zu bleiben? „Davon können wir definitiv ausgehen“, meint Oliver Ebel. Viele Unternehmen und Mitarbeiter hätten im letzten Jahr die Erfahrung gemacht, dass die Arbeit auch im Homeoffice sehr gut funktioniert und einige Vorteile bietet. „Dementsprechend erwarten 71 Prozent der Befragten in unserer Umfrage, dass flexible Arbeitsmodelle auch in Zukunft häufiger vorkommen werden“, berichtet der Experte. „Tatsächlich möchte sogar etwas mehr als die Hälfte, 51 Prozent, ein gesetzlich verankertes Recht auf Homeoffice und Remote-Arbeit.

Auch Peer Stemmler kann die Frage ganz klar mit „Ja“ beantworten. „Im letzten Jahr haben sich die vielen Vorteile des dezentralen Arbeitens gezeigt und viele Hürden konnten aus dem Weg geräumt werden“, erläutert er. Er denke nicht, dass Unternehmen, die Remote Work verweigern, obwohl es organisatorisch möglich sei, wettbewerbsfähig sein werden. Das zeichne sich auch in einer Zoom-Studie ab. Laut Ulrike Rüger wiederum wird Remote Work auf jeden Fall dort bleiben, wo die Tätigkeit es zulässt, und in einem Maße, das für Unternehmen und Mitarbeiter verträglich ist. „Wir gehen von einer hybriden, flexiblen Lösung aus, die sowohl aus Remote Work als auch Präsenzarbeit bestehen wird – angepasst an die Bedürfnisse von Arbeitnehmern und Unternehmen“, so die Expertin.

Remote Work werde das klassische Büro nicht ersetzen, sondern ergänzen, betont Thomas Kuckelkorn abschließend. „Ich denke, dass das physische Büro in der Zukunft viel mehr zum Ort der Begegnung wird, an dem ein ‚Miteinander‘ intensiver gelebt werden kann.“ Es werde Hybridformen der Arbeit geben, die sich aus der jeweiligen Tätigkeit entwickeln.

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