Apps im Vergleich

Coda vs. Notion – Digitale Universalwerkzeuge

Wer den Einsatz Dutzender kleiner Produktivitäts-Apps nervig findet, sollte sich die Universal-Tools Coda und Notion anschauen.

ERfolgreiches Team jubelt

Digitale Universalwerkzeuge Coda und Notion helfen Teams

Herkömmliche, auf Mobilgeräten und dem Desktop-PC genutzte Anwendungen nutzen in aller Regel den Ansatz „Ein Problem, eine App“. Es gibt zwar integrierte Anwendungspakete wie etwa die bekannten Office-Suiten. Doch sie leiden häufig unter ihrer Vergangenheit als Einzelprogramme für den Windows-Desktop. Schon der Datenaustausch zwischen den Einzelanwendungen kann die Endanwender vor Hürden stellen.

Die beiden Webapps Coda.io und Notion.so bieten dagegen zahlreiche integrierte Funktionen, die Tabellenkalkulation, Notizblock, Datenbank, Kalender und Projektverwaltung nachbilden. Anders als bei herkömmlichen Apps sind die unterschiedlichen Anwendungsbereiche miteinander verknüpft. Dadurch können dieselben Daten für unterschiedliche von Einsatzgebiete genutzt werden.

Die Gemeinsamkeit beider Apps: Sie erlauben die Gestaltung von regelrechten Anwendungen auf der Basis bestimmter Anforderungen, beispielsweise für die Verwaltung von umfangreichen Projekten inklusive Task-Management im Kanban-Stil, Team-Infos inklusive Kommentaren, Terminverwaltung, Honorarkalkulation, Rechnungsstellung und einiges mehr. Darüber hinaus sind sie beide Multiuser-fähig und erlauben an allen Stellen der Anwendung Kommentare, sodass auch Diskussionen entstehen können.

Ein wichtiger Unterschied: Notion ist bereits länger auf dem Markt und unterstützt mobile Apps für iOS und Android sowie Apps für Windows und MacOS. Coda dagegen gibt es nur als Webapp und für iOS. Eine andere-App ist allerdings geplant. Da der Quellcode von Coda für Chrome optimiert ist, funktioniert allerdings Coda innerhalb der Android-Version von Chrome exakt so wie eine App. Andere Browser unterstützt Coda nicht, auch nicht auf dem Desktop.

So werden die Apps bedient

Die beiden Apps verwirklichen unterschiedliche Bedienkonzepte.

Notion: Arbeitsbereich für Teams

Notion besteht auf der obersten Ebene aus sogenannten Spaces. Das ist im Prinzip ein Arbeitsbereich, auf dem unterschiedliche Objekte wie Texte, Bilder oder Verlinkungen zu Unterseiten angelegt werden können. Durch die Möglichkeit, Seiten unterhalb von Seiten anzulegen, können die Nutzer der App eine sehr ausgefeilte Struktur aufbauen. 

Jeder Space und jede davon abzweigende Seite können diverse andere Objekte tragen, etwa Abschnitte, Kurztexte, einfache Listen, Aufgabenlisten, Bilder, Videos, Links zu Websites und vieles mehr. Zusätzlich ist es möglich, PDF-Dateien und Office-Dokumente innerhalb des Arbeitsbereichs anzuzeigen.

Besonders interessant sind die zusätzlichen Elemente wie Aufgabenlisten, Kommentarfelder oder Dropdown-Menüs, die Funktionen beispielsweise für Aufgabenlisten und anderes anbieten.  Die Datenbankfunktion unterstützt Tabellen mit beliebigen Inhalten. Sie können auch als Kanban-Boards, Liste, Kalender oder Bildergalerie angezeigt werden. Darüber hinaus gibt denen Berechnungen in Spalten und Zeilen.

Coda: Dokumente mit App-Funktionen

Coda zeigt auf seiner Startseite eine Liste mit Dokumenten. Ein neues Coda-Dokument besteht zunächst aus einem leeren Arbeitsbereich, der an die Seite einer Textverarbeitung erinnert. Links findet sich eine Navigationsleiste, in der beliebig viele Abschnitte und Ordner erzeugt werden können. Die Abschnitte sind jeweils eine Seite, auf der Dokumentobjekte eingefügt werden. Die Ordner bauen eine hierarchische Struktur für die einzelnen Abschnitte auf.

Der eigentliche Arbeitsbereich von Coda ist ein Abschnitt, der wie eine Textverarbeitung funktioniert. Doch zusätzlich können andere Seitenelemente eingefügt werden: Excel-artige Kalkulationstabellen als Datenquelle sowie unterschiedliche Ansichten wie Karten, Kalender, verschiedene Diagramm-Arten und Formular-Elemente wie Eingabefelder, Checkboxen und vieles mehr. Damit ist die Entwicklung von Anwendungen, die dank der Excel-artigen Tabellenfunktionen recht komplex werden können – ohne Kenntnis einer Programmiersprache.

Einen guten Einblick in die Möglichkeiten von Coda liefert der Bereich „Templates“ auf der Startseite. Hier finden sich zahlreiche Dokumente, die zum Teil recht komplexe Anwendungen sind. Besonders hilfreich dafür sind vor allem die Automatisierungsfunktionen, die Aktionen selbsttätig bei Eintreffen bestimmter Bedingungen ausführen.

Welche App für welchen Zweck?

Beide Apps gehören eindeutig zu den komplexen Apps - mit allen Vorteilen und Nachteilen. Sie haben beide einen Funktionsumfang, der sich eher mit herkömmlichen Desktopanwendungen vergleichen lässt.

Notion: Zentrale Sammelstelle für Informationen

Notion ist im Gegensatz zu Coda etwas stärker auf den direkten Einsatz als komfortabler Editor ausgerichtet. Dadurch ist die Lernkurve nicht besonders steil, ein nutzenbringender Einsatz ist sehr schnell möglich.  Die Webapp lässt sich gut von Einzelpersonen, aber auch in kleinen und großen Teams als zentrale Sammel- und Anlaufstelle für Informationen aller Art nutzen. Eine Schnittstelle zu Slack erleichtert zudem die Zusammenarbeit.

Die Datenbankfunktionen reichen aber für alle grundlegenden Anforderungen aus, sodass beispielsweise für Teams auch Stundenabrechnungen und Ähnliches möglich sind. Insgesamt eignet sich die App am besten für Einzelpersonen und Teams, die einen Projektarbeitsbereich mit dem Schwerpunkt auf gegenseitige Information und Austausch benötigen.

Coda: Apps ohne Coden

Coda ist als Ersatz für Excel gedacht und besitzt darüber hinaus zahlreiche Möglichkeiten, ein Coda-Dokument in eine Art App zu verwandeln. Die Anwendung richtet sich an alle Unternehmen, die Excel als Universalwerkzeug für das Management von Projekten nutzen. Trotz der recht großen Zahl an Projektverwaltungen ist Excel nicht umzubringen, Coda hat allerdings das Potenzial zum Excel-Killer.

Dementsprechend ist die Bedienung nicht ganz einfach und erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit. Vor allem erfahrene Excel-Nutzer werden recht schnell klarkommen, wer allerdings noch nie mit einer solchen "Automatisierungsumgebung" gearbeitet hat, sollte sich ausreichend Zeit für Experimente nehmen. Größere Unternehmen mit eigenen IT-Experten können Coda zudem nutzen, um eine eigene, übergreifende Projektmanagementplattform zu entwickeln, die den Mitarbeitern die Arbeit erleichtert.

Die App-Dokumente von Coda eignen sich sehr gut für zahlreiche Anwendungsfälle auch jenseits von reinem Projektmanagement, beispielsweise Budgetplanung, Zeiterfassung, Rechnungslegung und vieles mehr. Das Template-Verzeichnis enthält neben einfach zu nutzenden Mustervorlagen für verschiedene Anwendungsgebiete auch zahlreiche recht umfangreiche App-artige Dokumente.

Fazit: Workflow-orientierte Produktivitätswerkzeuge

Mit Notion und Coda sind Einzelpersonen, Unternehmen und Abteilungen oder Projektteams in der Lage, recht komfortable Anwendungen rund um das Management von Aufgaben und Projekten zu stricken. Beide Apps bieten eine starke Workflow-Orientierung. Mit ihnen können beispielsweise Projekte oder Aufträge in jedem Schritt vom Angebot bis hin zur Rechnungsstellung verfolgt werden. Dazu muss allerdings einiges an Vorarbeit geleistet werden, die Nutzer müssen zunächst einmal ihren gesamten Workflow innerhalb der Anwendung abbilden.

Bildquelle: Thinkstock

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