Sprung in die Digitalisierung

Das Kassengesetz 2020 als Chance sehen

Markus Bernhart, Geschäftsführer von Ready2order, ist der Meinung, „die Unternehmen sollten das Kassengesetz 2020 als Chance sehen, um den Sprung in die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu wagen, statt bestehende alte Systeme lediglich mit dem Nötigsten nachzurüsten“.

Markus Bernhart, Geschäftsführer von Ready2order

Markus Bernhart, Geschäftsführer von Ready2order: „Wir sehen bei cloud-basierten Kassensystemen nur Vorteile gegenüber Registrierkassen mit proprietärer Software.“

MOB: Herr Bernhart, zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen müssen elektronische Aufzeichnungssysteme seit Jahresbeginn über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Wie hat der deutsche Handel das Thema „Kassengesetz 2020“ grundsätzlich aufgenommen?
Markus Bernhart:
Ich gehe davon aus, dass die allermeisten Unternehmen es begrüßen, wenn gegen Steuerbetrug und Missbrauch stärker vorgegangen wird. Dennoch war das Echo in den Medien eher negativ. Vielleicht sehen sich viele Händler unter Generalverdacht gestellt. Hauptgrund für den Unmut ist aber die Belegausgabepflicht und die damit verbundene Sorge um Kosten und Aufwand. Natürlich ist es für alle Beteiligten, also auch für die Bevölkerung, schwer nachzuvollziehen, dass in der heutigen Zeit ein Gesetz erlassen wird, das die Umwelt eher be- als entlastet. Hier hat der Gesetzgeber meiner Meinung nach im Vorfeld des Inkrafttretens der KassenSichV versäumt, ausreichend aufzuklären, die Belastungsgrenze für die Händler zu untersuchen und geeignete Verfahren für den Umgang mit Kleinstbeträgen zu erarbeiten. Wir plädieren für eine Ausnahme in der Belegabgabepflicht für Beträge unter fünf Euro und die verstärkte Förderung von smarten digitalen Lösungen.

MOB: Haben sich Ihrer Einschätzung nach alle Handelsunternehmen rechtzeitig und umfangreich mit dem Thema auseinandergesetzt oder bringt sie das Kassengesetz nun in Bedrängnis?
Bernhart:
Die vom Gesetzgeber eingeräumte Übergangsfrist und die noch nicht abgeschlossene Zertifizierung vieler TSE-Anbieter sorgen ebenso wie die medial präsente Uneinigkeit der Politik für Verunsicherung. Viele Unternehmen haben es daher vermutlich noch herausgezögert, sich mit der Auf- bzw. Nachrüstung näher zu beschäftigen. Wir registrieren aber seit einigen Wochen ein erhöhtes Interesse an unseren Lösungen, was darauf schließen lässt, dass Unternehmen angefangen haben, sich mit dem Thema auseinander zu setzen. Wir sind der Meinung, die Unternehmen sollten das Kassengesetz 2020 auch als Chance sehen, um den Sprung in die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu wagen, statt bestehende alte Systeme lediglich mit dem Nötigsten nachzurüsten. Wer den Digitalisierungszug versäumt, wird über kurz oder lang auf der Strecke bleiben. Wir sehen unsere Aufgabe hier auch in der Aufklärung über Chancen und Möglichkeiten von modernen Software-Lösungen.

MOB: Welchen konkreten Aufwand (zeitlich, finanziell ...) bedeutet das Kassengesetz 2020 für die Händler? Mussten/müssen sich jetzt alle betroffenen Unternehmen neue Kassensysteme zulegen?
Bernhart:
Alles, was neu ist, bedeutet natürlich erstmal Aufwand, dafür lassen sich später mit dem richtigen System Kosten und zusätzliche Arbeit sparen. Der deutsche Markt für Kassensysteme ist extrem fragmentiert, es ist im Prinzip niemandem bekannt, wie viele unterschiedliche Anbieter und Systeme es eigentlich gibt. Es gibt also keine Möglichkeit, sich einen objektiven Überblick über alle Systeme zu machen, was den Informationsprozess erschwert. Grundsätzlich empfehlen wir immer, das favorisierte System kostenlos zu testen, bevor man sich vertraglich bindet. Der finanzielle Aufwand unterscheidet sich je nach Anbieter und gewähltem Kassensystem. Neben monatlichen oder jährlichen Lizenzkosten können Kosten für Hardware oder Updates hinzukommen. Hier lohnt es sich, verschiedene Angebote einzuholen und die Preis-Leistung auch auf lange Sicht abzuwägen.

MOB: Inwieweit können bereits im Einsatz befindliche Kassensysteme technisch aufgerüstet und damit fit fürs Kassengesetz 2020 gemacht werden?
Bernhart:
Einige Anbieter von Kassensystemen stellen eine Aktualisierung für die bestehenden Systeme bereit. Damit muss zwar kein neues System im eigentlichen Sinne installiert werden, aber es muss ein Update gemacht werden, das die Anbindung an eine zertifizierte TSE beinhaltet, um gesetzeskonform zu sein. Dieses Nachrüsten eines in die Jahre gekommenen Systems kann aber einen größeren Kostenfaktor darstellen als die Umstellung auf ein neues System. Gerade Cloud-basierte Lösungen bilden durch das Wegfallen von teurer Hardware und die bei einigen Anbietern bestehende Möglichkeit eines Abomodells für weitere Updates eine kostengünstige Alternative. Gleichzeitig ist man auch in Zukunft mit der neusten Technik unterwegs.

MOB: Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl eines entsprechenden Anbieters/Kassensystemspezialisten achten?
Bernhart:
Das Wichtigste ist grundsätzlich, dass das System über eine gesetzlich vorgeschriebene TSE-zertifizierte Anbindung verfügt. Neben der Grundfunktion des Kassierens gibt es verschiedene hilfreiche Funktionserweiterungen wie die Kunden- und Warenverwaltung sowie die Möglichkeit der Unternehmensanalyse. Wenn eine mobile Nutzung oder eine Kartenzahlungsfunktion gewünscht sind, muss dies mit vorhandenen oder zusätzlich erworbenen Geräten möglich sein. Bei cloud-basierten Systemen muss die Kompatibilität mit bestehenden Geräten und darauf installierten Betriebssystemen abgeklärt werden. Die beste Lösung wäre hier ein betriebssystem- und geräteunabhängiges Kassensystem. Auch das selbstständige Konfigurieren der Bedieneroberfläche und Anlegen eigener Produkte sollte ohne die Hilfe eines Technikers mühelos möglich sein. Zudem sollte auf versteckte Kosten durch nicht-inkludierte System-Updates und eine Absicherung gegen Datenverlust bei einem Internetausfall geachtet werden. Ein weiterer Bonus wäre eine datev-zertifizierte Schnittstelle, die die Übermittlung der Buchhaltungsdaten zum Steuerberater vereinfacht und zusätzliche Arbeit abnimmt. Über die Schnittstelle gibt es die Möglichkeit, die Kassendaten direkt auszulesen und in die von Steuerberatern genutzte Software einzupflegen. Abschließend empfiehlt es sich, einen Blick auf die Referenzen zu werfen. So lassen sich schnell unseriöse Anbieter ausschließen. Und auch wenn es verlockend sein kann, Kosten einzusparen, sollte man sich gut überlegen, ob man einem kostenlosen System seine Kassendaten anvertrauen möchte.

MOB: Worin bestehen die Vor- und Nachteile eines android-basierten Kassensystems (mobil oder stationär) im Vergleich zu Registrierkassen auf Basis proprietärer Software?
Bernhart:
Wir sehen bei cloud-basierten Kassensystemen nur Vorteile gegenüber Registrierkassen mit proprietärer Software und sind überzeugt, dass es die zukunftssicherere Variante ist. Das gilt insbesondere, wenn die Kassensoftware betriebssystemunabhängig funktioniert, sich also auf allen gängigen Betriebssystemen (iOS, Android, Windows und MacOS) installieren lässt und damit auf nahezu jedem bestehenden mobilen Gerät nutzbar ist. Die einzige Voraussetzung für eine moderne Cloud-Lösung ist eine bestehende Internetverbindung, wovon in der heutigen Zeit aber auszugehen ist. Um nur einige Vorteile zu nennen: Schlanke Tablets und Smartphones bedeuten eine deutliche Platzersparnis im Vergleich zu wuchtigen Kassenterminals. Durch die Weiternutzung vorhandener Hardware in Verbindung mit einem Cloud-System kann durch den Verzicht auf teure Hardware-Neuanschaffungen Kosten eingespart werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass das System durch regelmäßige Updates immer auf dem neuesten technischen Stand ist und individuelle Konfiguration und Anpassung der Nutzeroberfläche sowie das selbstständige Anlegen von Produkten einfach möglich sind. Die Datenspeicherung in der Cloud hat außerdem den Vorteil, dass die Kunden nicht mehr auf (Service-)Anbieter, die sich in der direkten geografischen Nähe befinden, angewiesen sind. Probleme mit einem Online-System können sofort bei Auftreten durch eine telefonische Service-Betreuung gelöst werden, während ein Vor-Ort-Service zumeist aus unflexiblen Technikerterminen besteht, welche die Problemlösung verzögern können.

MOB: Welche Rolle nehmen hier iPad-Kassen ein?
Bernhart:
Moderne Systeme, die auf den wichtigsten Plattformen (iOS, Android oder Windows) basieren, sind in den meisten Fällen deutlich umfangreicher, flexibler und zukunftssicherer als Systeme mit proprietärem Betriebssystem. iPad-Kassen bzw. Tablet-Kassen nehmen daher im Allgemeinen eine immer größere Rolle ein. Klobige Kassenterminals gehören zunehmend der Vergangenheit an oder werden mit Tablets und Smartphones ergänzt. Die platzsparende Form und der leichte Transport ermöglichen in der Gastronomie das Buchen und Kassieren am Tisch oder im Betrieb das bequeme und sichere Verstauen in der Schublade, wenn es gerade nicht gebraucht wird.

MOB: Wie müssen Online-Händler fortan agieren, die ihre Ware ausschließlich digital über das Internet verkaufen?
Bernhart:
Sofern es sich um reine Online-Händler handelt, sind diese von der KassenSichV nicht betroffen.

MOB: Seit dem 1. Januar 2020 muss nicht nur jede verwendete Kasse beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden, sondern es gilt auch eine Belegausgabepflicht, die technologieneutral ausgestaltet sein soll, d.h. die Quittung gibt es klassisch auf Papier, per E-Mail oder direkt aufs Smartphone. Doch inwieweit kommt letztere Variante überhaupt schon zum Einsatz? Und gibt es hier eine einheitliche Applikation/Schnittstelle oder muss man sich von jedem einzelnen Händler eine entsprechende App installieren, um digitale Kassenzettel empfangen zu können?
Bernhart:
Es besteht zwar die eindeutige Pflicht zur Belegausgabe, allerdings hat der Gesetzgeber nicht klar geregelt, wie diese zu erfolgen hat. Klar ist, dass ein ausgedruckter Beleg oder der Versand via E-Mail an den Kunden dem Gesetz entsprechen. Ob darüber hinaus auch weitere Techniken wie beispielsweise QR-Codes zulässig sind, gilt es noch zu definieren. Eine vom Gesetzgeber vorgeschriebene einheitliche Schnittstelle könnte hier für Klarheit sorgen. Die Belegausgabe per E-Mail kann natürlich nur mit der Zustimmung des Kunden erfolgen und ist im Alltag für Kleinbeträge nur schwer vorstellbar. In Betrieben, in denen Leistungen nach Termin vereinbart werden und in denen Kundenkonten angelegt werden oder ein Garantieanspruch besteht, könnte der Beleg per E-Mail aber ohne großen zusätzlichen Aufwand und der Ersparnis von Papier umsetzbar sein.

MOB: Worin sehen Sie die Vor- und Nachteile eines digitalen Bons? Wie ist es um die Sicherheit der Daten bestellt?
Bernhart:
Der größte Vorteil liegt buchstäblich auf der Hand, da man sich bei der Ausgabe eines digitalen Bons enorme Papiermengen sparen würde. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass in aller Regel digitale Bons beim Käufer an einem zentralen Ort gespeichert und somit jederzeit wieder abrufbar sind. Jeder kennt das Problem, dass man eigentlich eine Ware umtauschen möchte, aber den entsprechenden Kassenzettel verlegt hat. Einige Konsumenten dürften es als Nachteil empfinden, dass durch digitale Bons das eigene Kaufverhalten transparenter wird, selbst für Barzahler. Daher würden wir dafür plädieren, dass dem Kunden die Wahlfreiheit gelassen wird, in welcher Form er einen Beleg erhalten möchte.

MOB: Wird durch die neuen Regelungen Ihrer Ansicht nach dem Steuerbetrug wirklich der Riegel vorgeschoben? Wo sehen Sie noch Lücken im Kassengesetz 2020?
Bernhart:
Für die Antwort auf diese Frage möchte ich einen Vergleich zur RKSV in Österreich ziehen: Die deutsche KassenSichV ist inhaltlich wesentlich umfangreicher als die österreichische RKSV, allerdings hat Österreich auch die Registrierkassenpflicht eingeführt, wovor der deutsche Gesetzgeber noch zurückgeschreckt ist. Es stellt sich für uns die Frage, wozu es umfangreiche, komplexe Regelungen benötigt, wenn es gleichzeitig aber keine Pflicht zur Führung eines solchen elektronischen Systems gibt. Darüber hinaus können auch strenge Kassengesetze kaum verhindern, wenn Bartransaktionen bewusst nicht in der jeweiligen Kasse erfasst werden. Man kann allerdings davon ausgehen, dass die strengeren Regelungen in Deutschland insgesamt zu einer Reduktion des Steuerbetrugs in Zusammenhang mit Kassenmanipulationen führen werden.

Bildquelle: Martina Siebenhandl

©2020Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok