„Den Faktor Mensch nicht unterschätzen“

MOB: Herr Skatchkov, inwieweit hat der Fachkräftemangel auch im Finanz- und Rechnungswesen Einzug gehalten?
Skatchkov: Mehr als 630.000 offene Stellen für qualifizierte Fachkräfte konnten in Deutschland im Jahr 2022 nicht besetzt werden – diese Zahl hat das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (Kofa) ermittelt. Dieser Fachkräftemangel ist auch im Finanz- und Rechnungswesen spürbar: In den Berufsbereichen „Unternehmensorganisation“, „Buchhaltung“, „Recht“ und „Verwaltung“ beziffert Kofa die Fachkräftelücke auf 57.657. Und Entspannung ist nicht in Sicht, denn die demografische Entwicklung lässt die Zahl der erwerbsfähigen Personen schrumpfen. Unternehmen bemühen sich daher verstärkt darum, als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, beispielsweise indem sie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie fördern. Doch das grundsätzliche Problem bleibt: Mitarbeiter, die das Unternehmen wechseln, fehlen anderswo. Firmen sind also gut beraten, wenn sie auf Lösungen setzen, die ihre Prozesse automatisieren.

MOB: Mit welchen mobilen Tools kann den Mitarbeitern hier die Arbeit erleichtert werden?
Skatchkov: Besonders praktisch sind mobile Lösungen für das Reisekosten- und Auslagen-Management. Denn hier profitieren nicht nur die Verantwortlichen im Bereich „Finance“, sondern auch diejenigen Mitarbeiter, die ihre Kosten abrechnen. Das lästige Sammeln und Einreichen von Papierbelegen entfallen komplett. Stattdessen können die Belege schon unterwegs gescannt und über die App hochgeladen werden – das spart Zeit und Nerven. Die Belegdaten werden sofort extrahiert und die Ausgaben geprüft. Der automatisierte Prozess reduziert den manuellen Arbeitsaufwand für die Finanzabteilung signifikant. Zudem können über die App weitere Funktionen wie die Firmenkreditkarte oder Benefits wie Mobilitätsbudgets oder Essenzuschüsse abgebildet werden. Unternehmen sollten beachten, dass die Lösung alle rechtlichen und steuerlichen Vorgaben erfüllt und die notwendigen Schnittstellen zur Systemlandschaft des Unternehmens bietet.

MOB: Welche Rolle spielt Finance Automation in der Buchhaltung?
Skatchkov: In einer Welt, in der Digitale Transformation und Innovationen rasant voranschreiten, gewinnt das Thema zunehmend an Bedeutung. Die Automatisierung von Finanzen birgt ein erhebliches Potenzial zur Vereinfachung und Beschleunigung der entsprechenden Prozesse: Mit dem Einsatz von Software-Tools lassen sich wiederkehrende, zeitaufwendige Aufgaben in der Buchhaltung automatisieren. Das Spektrum reicht von der Rechnungsverarbeitung, über die Gehaltsabrechnung bis hin zur Berichterstellung. Das steigert die Produktivität, senkt die Fehlerquote und ermöglicht es den Fachkräften, sich auf strategische Aspekte zu konzentrieren.

MOB: Inwieweit kommt hierbei Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz?
Skatchkov: KI wird, wie in vielen Geschäfts- und Lebensbereichen, auch in der Buchhaltung eine immer größere Rolle einnehmen. So kann KI beispielsweise große Mengen an Buchhaltungsdaten analysieren und Muster, Trends und Zusammenhänge identifizieren, die für Unternehmen relevant sind. Dies umfasst beispielsweise die Vorhersage von Zahlungsströmen, die Analyse von Ausgabenmustern oder sogar die automatische Erkennung und Prävention von Betrug. Diese intelligenten Funktionen gehen weit über herkömmliche Automatisierungsmöglichkeiten hinaus und bieten einen echten Mehrwert für Unternehmen. KI kann die Kenntnisse und das Urteilsvermögen von Fachkräften allerdings nicht ersetzen, sondern diese nur unterstützen.

MOB: Was sind noch häufige Stolpersteine bei Finance Automation?
Skatchkov: Ein möglicher Stolperstein ist die Komplexität der bestehenden Systeme: Viele Unternehmen haben bereits komplexe IT-Systeme im Einsatz, die verschiedene Finanz- und Buchhaltungsprozesse unterstützen. Die Integration neuer Automatisierungslösungen kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn es darum geht, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und Schnittstellen zwischen den Systemen zu schaffen. Zudem gilt es zu bedenken, dass Finance Automation die Verarbeitung sensibler Finanzdaten beinhaltet. Unternehmen müssen sicherstellen, dass angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen sie die Anforderungen des Datenschutzes und der Compliance einhalten, um potenzielle Risiken zu minimieren. Auch den Faktor „Mensch“ sollten Unternehmen bei der Einführung von Finance Automation nicht unterschätzen. Veränderungen in den Arbeitsabläufen und Prozessen können auf Ablehnung stoßen – insbesondere, wenn Mitarbeiter sie nicht als Entlastung, sondern als Bedrohung für ihren Arbeitsplatz sehen und befürchten, den neuen Anforderungen nicht gewachsen zu sein. Die erfolgreiche Einführung von Finance Automation erfordert die frühzeitige Einbindung aller Stakeholder und eine sorgfältige Planung – insbesondere im Hinblick auf die Integration in die bestehende Systemlandschaft und die Datensicherheit. Eine klare Kommunikation und die Schulung der Mitarbeiter steigern die Akzeptanz im Unternehmen und sind elementar für eine gelungene Implementierung.

Bildquelle: Circula