Ideen auf Abruf aus der Cloud

Designer nutzen Cloud-System für Notizen

Das Schweizer Unternehmen Freitag, das auf die Kreation von Taschen aus gebrauchten Materialien, wie Lkw-Planen oder Sicher­heitsgurten, spezialisiert ist, nutzt für Notizen die Cloud-Lösung Evernote.

  • Aus gebrauchten Materialien, wie Lkw-Planen oder Sicherheitsgurten, werden beim Schweizer Unternehmen Taschen und Accessoires.

  • Daniel Freitag ist gelernter Grafiker und heute erfolgreicher Taschenfabrikant. Der Creative Director nutzte bereits vor seinem Unternehmen für die Organisation seiner privaten Notizen die Cloud-Lösung Evernote.

  • Designer und Kreativdirektoren arbeiten gemeinsam an Skizzen und Entwürfen. Beim visuellen und kreativen Austausch im Designprozess hilft das Cloud-System.

Daniel Freitag ist Mitbegründer und Creative Director des rund 160 Mitarbeiter starken Unternehmens und nutzte bereits vor seinem Unternehmen zur Organisation seiner privaten Notizen das Programm Evernote. Mit dem Start der Geschäftslösung im vergangenen Jahr war der Umzug aller firmeninternen Notizen und Aufzeichnungen in die Cloud für das Design- und Innovationsteam von Freitag für den Gründer reine Formsache.

Wissensdatenbank für alle Mitarbeiter

„Zu der Zeit war ich auf der Suche nach einer Methode, um auf einfache Weise Informationen mit meinem Team und in umgekehrter Richtung auszutauschen“ erklärte Freitag zu seinen Beweggründen, eine Cloud-Lösung im Unternehmen einzuführen. Ziel war dabei nicht nur das bloße Zusammenarbeiten und das Austauschen von Ideen, sondern der Aufbau einer von überall abrufbaren Wissensdatenbank. Firmenwissen oder auch nur schnelle Skizzen sollten für jedes Teammitglied zu jeder Zeit zur Verfügung stehen – auch auf Mobilgeräten.
Abseits der typischen Server-struktur war die Implementierung der neuen Organisationssoftware für das Team eine Herausforderung. Die erste Teamdatei von Daniel Freitag war deshalb eine Richtliniennotiz, denn in der Wissensdatenbank von Freitag sollten Informationen nicht erst dann gefunden werden, wenn jemand danach sucht, sondern sofort, wenn sie Sinn machen.

Die Cloud denkt mit

„Meine erste Notiz war eine kleine Beschreibung davon, was mir wichtig war und was ich von jedem erwartete, wann immer er oder sie etwas in Evernote ablegte“, erinnert sich der Freitag-Mitbegründer. Jede Notiz erhält eine individuelle Kennzeichnung. So werden die Ideen und Informationen in einen Kontext gestellt und dadurch die Auffindbarkeit deutlich vereinfacht.

Was am Anfang der Cloud-Lösung wie Spielerei daherkam, ist mittlerweile ein unverzichtbares Feature im Team. Dank der Kennzeichnung der Notizen mit bestimmten Schlüsselwörtern, den sogenannten „Tags“, werden bei der Suche sowohl direkt auf das Profil passende Einträge als auch themenverwandte Notizen und Dateien gefunden. Auch nicht „getaggte“ Notizen werden durch die Erfassung des Inhaltes für das Team thematisch zugeordnet und automatisch angezeigt. Durch dieses Verfahren wird nicht nur jede Information bewahrt, sondern zudem das Entdecken von neuen Ideen forciert. „Diese intelligente Lösung für die Cloud ist genau das, was unser dynamisches Unternehmen benötigt“, so Freitag. Auch in einem kreativen Arbeitsumfeld sind verschiedene Strukturierungen unersetzlich. So hat sich Freitag für eine „Tag”-Struktur mit bestimmten Schlüsselwörtern entschieden und ein Verfahren festgelegt, welches die Notizen benennt. Darüber hinaus wurde ein Nummerierungssystem eingerichtet – der strukturierte Zugriff auf Informationen ist für die Zusammenarbeit bei Freitag ausgesprochen wichtig.

Vor allem in kreativ arbeitenden Unternehmen wie Freitag erblickt nicht jede erste Idee das Licht der Welt. Besonders hier ergibt eine Strukturierung nach Tags und die korrekte Benennung der Notizen einen Sinn: „Manchmal gelangen wir zu früheren Ideen, die beiseitegelegt wurden, aber dann stellen wir sie in einen neuen Kontext und sie werden wieder nützlich.” Solche Ideen wären ohne den Einsatz von Evernote Business vermutlich in den endlosen Weiten des Servers verlorengegangen.

Mobiles Teamwork

Die Arbeit mit einem Cloud-System ermöglicht Freitag den visuellen und kreativen Austausch im kompletten Designprozess. Mit geteilten Businessnotizbüchern arbeiten Designer sowie Kreativdirektoren gemeinsam an Skizzen und Entwürfen und tauschen sich aus. Nach jeder Änderung einer Notiz wird eine Benachrichtigung an alle Nutzer gesendet. So werden viele E-Mails und Telefonate überflüssig und alle Teammitglieder sind auf dem laufenden. Die neue Idee des Kollegen poppt kurz auf dem Display auf und kann unverzüglich von überall und zu jeder Zeit angesehen und bearbeitet werden. Diese Möglichkeit des spontanen und mobilen Arbeitens sowie das stark verringerte Mailvolumen sind die Kernvorteile der Cloud für Daniel Freitag.

FREITAG

Gründung: 1993
Sitz: Zürich
Mitarbeiter: 160

www.freitag.ch

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