„Desksharing fordert viel Flexibilität und Empathie“

MOB: Herr Cossu, wie viele Arbeitsplätze braucht ein Büro in der heutigen Zeit?
Cossu: Moderne Unternehmen brauchen in Zeiten hybrider Arbeitsmodelle nicht für jeden Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch. Mehr als 0,5 Schreibtische pro Vollzeitarbeitskraft sind für die meisten Unternehmen eine Verschwendung. Natürlich hängt das finale Full-Time-Equivalent-Ratio (FTE) von der Unternehmensgröße, -branche und dem Arbeitsmodell ab.

MOB: Welche Vor- und Nachteile bietet Desksharing?
Cossu: Da sich die Mitarbeiter beim Desksharing von ihrem „Wohlfühlschreibtisch“ lösen müssen, arbeiten sie jeden Tag in einer anderen Umgebung und sitzen neben unterschiedlichen Kollegen. Je nach Persönlichkeit kann das natürlich eine Herausforderung darstellen. Wenn man das Ganze gemeinsam als Team angeht, bedeutet Desksharing aber eine positive Abwechslung. Es motiviert und regt die Kreativität an. Die Mitarbeiter können sich abwechselnd mit unterschiedlichen Leuten austauschen und brechen so bestehende Silos auf – auch im Kontakt zum Management. So kann Desksharing flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege begünstigen. Zudem können Mitarbeiter sich bei Problemen gegenseitig helfen und neue Blickwinkel austauschen, die mit den immer gleichen Sitznachbarn vielleicht nicht aufgekommen wären. Der enge Austausch mit verschiedenen Kollegen steigert auch die Produktivität und den Zusammenhalt untereinander, weil die Mitarbeiter neue Arbeitsmethoden und Herausforderungen kennenlernen und gemeinsam Lösungsansätze suchen.

Bei so viel wechselndem Austausch könnte man natürlich denken, dass ein fokussiertes Arbeiten nur noch schwer möglich ist. Jedoch ist – bei richtiger Umsetzung – das Gegenteil der Fall: Eine zentrale Devise beim Desksharing ist, den Arbeitsplatz jeden Tag sauber zu hinterlassen – schließlich weiß man nicht, wer am nächsten Morgen dort arbeitet. Die Schreibtische sind so ordentlicher und sorgen für weniger Ablenkung. Klar ist aber auch: Desksharing fordert von den Mitarbeitern viel Flexibilität und Empathie, damit die Vorteile nicht zu Nachteilen werden. Aktive Kommunikation und smarte Lösungen sind gefragt, damit alle Mitarbeiter von dieser Arbeitsweise profitieren.

MOB: Mit welchen Tools und Lösungen lässt sich das Büro/der Arbeitsplatz attraktiv gestalten?
Cossu: Ein Arbeitsplatz ist dann attraktiv, wenn man sich dort wohlfühlt und gut (zusammen-)arbeiten kann. Dazu gehören verschiedene Aspekte, bei denen digitale Tools unterstützen können. Die Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams lassen sich in Zeiten zunehmend flexibler Arbeit z.B. mithilfe von Kollaborationslösungen verbessern. Slack, MS Teams und Co. vernetzen Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit. Besonders in hybriden Arbeitsmodellen sinnvoll: Workplace-Apps, die nah an den Bedürfnissen der Belegschaft entwickelt wurden. Damit lassen sich einfach und unkompliziert Ressourcen wie Schreibtische oder Meeting-Räume buchen und die eigene Arbeitswoche planen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Online-Ausgabe 11-12/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo der Print-Ausgabe.

Indem man sich mit dem eigenen Team projektbezogen im Büro verabredet und sich dann z.B. Plätze nebeneinander bucht, wird es einfacher, das Potenzial von Desksharing auszuschöpfen und die hybride Arbeit zu koordinieren. Aber auch Tools für die bessere Organisation, von der Notiz bis zum Projektmanagement, sowie Lösungen für das eigene Wohlbefinden, darunter etwa Meditations-Apps oder Anwendungen für eine bessere Work-Life-Balance, können den hybriden Arbeitsplatz attraktiver machen. Wichtig ist: die Bedürfnisse der Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen und darauf basierend entscheiden, was für das eigene Unternehmen die richtigen Lösungen sind.

MOB: Wie lassen sich zugleich die (Energie-)Kosten im Büro effizient planen?
Cossu: In der aktuellen Energiekrise – gepaart mit der steigenden Beliebtheit von Hybrid Work – sind innovative Lösungen gefragt, mit denen Workplace-Manager Ressourcen effizient planen und einsetzen können. Apps für das Workplace-Management, über die Mitarbeiter Schreibtische und andere Ressourcen buchen können, ermöglichen einen Überblick über die Auslastung der Büros und den Bedarf an z.B. Nahrungsmitteln in der Kantine oder an Strom oder Gas für einen zukünftigen Zeitraum. Auf Basis solcher Daten lassen sich Auslastung und Ressourcen besser planen und damit Kosten sparen. Werden Daten über einen längeren Zeitraum analysiert, hilft das den Verantwortlichen außerdem dabei, zu entscheiden, ob und wo sie weiter in bestehende Büroflächen und andere Räumlichkeiten investieren sollten. Das macht die Planung effizienter und hilft dabei, auch langfristig mithilfe digitaler Tools für das Workplace-Management Kosten zu sparen.

Bildquelle: Deskbird