Jürgen Biffar, Docuware AG Germering

Die Aktenordner immer dabei

Im Gespräch mit Jürgen Biffar, Vorstand der Docuware AG in Germering bei München, über Rechnungsfreigaben am Bahnhof und den Aufwand für eine ordentliche App-Neuentwicklung

Jürgen Biffar

„Die mobile Erfassung von Dokumenten wird an Bedeutung gewinnen, wobei man die Kamera des mobilen Endgeräts zum Einscannen nutzt“, glaubt Docuware-Chef Jürgen Biffar.

Wie nützlich sind Apps für das mobile Dokumentenmanagement?
Jürgen Biffar:
Für unsere iPhone-App und unsere seit Mai 2011 erhältliche iPad-App gibt es verschiedene Anwendungsfälle. Der Nutzer erhält damit etwa die Möglichkeit, auf alle Dokumente, die im Unternehmensarchiv liegen, zuzugreifen und in ihnen zu recherchieren. Des Weiteren kann er von unterwegs aus Freigaben vornehmen.

Könnte er dies nicht auch mit seinem Notebook erledigen?
Biffar:
Sicher, allerdings werden Tablet-PCs und Smartphones vor allem in Wartezeiten sehr gerne zur Arbeit herangezogen – etwa, wenn man am Bahnhof oder Flughafen warten muss. Dann lesen und beantworten die Manager vorrangig ihre E-Mails, sie können aber auch einige Arbeitsschritte rund um die Dokumentenverwaltung vornehmen. Einen Klassiker stellt hier die Rechnungsfreigabe dar.

Können Sie uns ein Beispiel nennen?
Biffar:
Ein Unternehmen erhält eine Rechnung, die von der Finanzabteilung gebucht werden soll. Mithilfe unserer App kann man diese dem Abteilungsleiter oder Geschäftsführer, der sich gerade auf Geschäftsreise befindet, schnell und standardisiert zukommen lassen. Dank seiner zügigen Freigabe kann die Rechnung im Unternehmen sofort weiterverarbeitet und gebucht werden, wodurch Skontofristen besser gewahrt werden können. Um Compliance-Anforderungen gerecht zu werden, haben wir sogar unseren digitalen Kostenstellenstempel in die Docuware-Apps integriert.

Der Freigabevorgang kann dabei für jedes x-beliebige Dokument genutzt werden. In einer US-Klinik haben wir zum Beispiel erst kürzlich ein Projekt umgesetzt, bei dem die Ärzte ihre Rezepte auf dem iPhone freigeben können.

Und welche User profitieren von der Recherchefunktionalität?
Biffar:
Bei Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern findet man einen interessanten Anwendungsfall. Sie verwenden Tablet-PCs wie das iPad zunehmend vor Ort beim Mandanten als elektronische Aktentasche. Dafür speichern sie vor einem Termin alle benötigten Unterlagen auf ihrem iPad ab. Im Gespräch selbst haben sie die Akten dann einfach und schnell zur Hand. Da das iPad über eine sehr ergonomische Benutzerführung verfügt, können sie schnell durch die Dokumente blättern – ähnlich wie bei Papierdokumenten.

Was ist in Zukunft mit mobilem DMS noch möglich?
Biffar:
Die mobile Erfassung von Dokumenten wird an Bedeutung gewinnen. Hierfür verwendet man die Kamera des Endgeräts zum Einscannen. Das Vorgehen eignet sich zwar nicht für das Scannen großer Dokumentenaufkommen, für den einen oder anderen Reisebeleg ist es jedoch sehr praktikabel.

Reicht die Bildauflösung denn dafür aus?
Biffar:
Im Prinzip reicht die Qualität der abfotografierten Belege aus. Allerdings müssen die Bilder auch über das mobile Endgerät hochgeladen und übertragen werden. Hier hat man es mit relativ hohen Datenmengen zu tun, was je nach Flatrate recht teuer werden kann. Überdies sieht man beim Abfotografieren – anders als bei professionellen Scannern – immer die Kanten der Bilder, d.h. das Dokument wird immer perspektivisch dargestellt. Damit es sauber angezeigt wird, wäre eine Bildbearbeitung von Nöten. Aber wer hat ein solches Programm schon auf seinem Endgerät installiert?

Worauf haben Sie bei der Entwicklung Ihrer Apps besonderen Wert gelegt?
Biffar:
Man darf als DMS-Anbieter seine Webclient-Lösung nicht eins zu eins auf das mobile Endgerät übertragen, sondern muss eine von Grund auf neue Applikation entwickeln. Je nach Komplexität der App kostet dies einige Mannmonate an Arbeit.

Die App-Programmierung selbst erfolgt mit den nativen Technologien des jeweiligen mobilen Betriebssystems, d.h. für eine iPhone-App entwickelt man mit dem Software Development Kit (SDK) von Apple, für Android nutzt man wiederum ein anderes SDK. Künftig wird sich diese Vorgehensweise jedoch ändern, da HTML5 die Möglichkeit bietet, plattformübergreifende Anwendungen zu schreiben.

Wann wird sich HTML5 flächendeckend durchsetzen?
Biffar:
Ich denke, dass man in vier oder fünf Jahren alle mobilen Applikationen auf HTML5-Basis aufsetzen kann. Bis dahin müssen jedoch auch die Hardware-Lieferanten ihre Hausaufgaben machen und ihre mobilen Endgeräte auf HTML5 zuschneiden, da diese Technologie eine hohe Rechenleistung erfordert. Ein heutiges G3-Gerät könnte HTML5 nicht anzeigen; bei einem G4 ginge es halbwegs.

Der Ausbau der leistungsfähigeren LTE-Netze hat hierzulande bereits begonnen – würde dies nicht auch der Verbreitung von HTML5 in die Karten spielen?
Biffar:
Klar, aber auch das ist Zukunftsmusik. Auch LTE wird erst in den nächsten fünf Jahren flächendeckend verbreitet sein.

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