„Die Krisen werden kein Ende nehmen“

ITD: Herr Cappel, wie ist es in Anbetracht aller derzeitigen Krisen um die IT-Budgets in Großunternehmen bestellt?
Cappel: Was die IT-Budgets angeht, scheint es für viele Unternehmen in Deutschland eher weniger rosig auszusehen. Unsere jährliche Umfrage unter Finanzverantwortlichen zeigt, dass bei fast jedem zweiten Unternehmen Budgeteinschränkungen die Digitale Transformation behindern. Und auch in nächster Zeit wollen 28 Prozent der Unternehmen ihre Budgets generell reduzieren, um ihre Profitabilität zu steigern. Dabei haben schon vergangenes Jahr die befragten Unternehmen angegeben, dass sie im Fall einer Rezession sehr besorgt um ihre finanzielle Performance wären. Nun, wir haben das Jahr 2023 in Deutschland laut der Bundesbank mit einer Rezession beendet – und die Krisen werden in nächster Zeit kein Ende nehmen.

ITD: Was sind die häufigsten IT-Baustellen, in die investiert wird?
Cappel: Eine häufige IT-Baustelle sind sichere Umgebungen für generative Künstliche Intelligenz (KI). Denn je sicherer die Umgebung ist, desto besser können Unternehmen den Datenschutz wahren. Gleichzeitig müssen sie dadurch nicht befürchten, technologisch hinter der Konkurrenz zurückzufallen. Die Technologie ist noch recht neu und die Rechtslage muss in weiten Teilen erst noch geklärt werden. Daher treten Unternehmen aktuell auch eher mit Vorsicht an das Thema heran.

ITD: Wie sollte eine IT-Budgetplanung grundsätzlich angegangen werden?
Cappel: In einem Wort: zukunftsgewandt. Ein gesundes Maß an Vorsicht gehört natürlich auch dazu – allerdings sollten sich Unternehmen nicht scheuen, Legacy-Lösungen oder manuelle Prozesse zu überdenken, um Fehleranfälligkeiten und Ineffizienzen nicht zu verschleppen. Entscheidungstragende sind gut beraten, wenn sie ihre Finanzabteilung schon früh einbeziehen und damit Entscheidungen transparenter und in enger Absprache gestalten. Nach unserer aktuellen CFO-Umfrage sind aber gerade CIOs und CFOs oft nicht auf einer Wellenlänge. 59 Prozent der befragten Finanzverantwortlichen geben an, dass sie und ihre CIOs sich nie einig über die strategischen Prioritäten des Unternehmens sind. Wenn CFOs und CIOs jedoch als strategische Partner agieren, können sie gemeinsam dafür sorgen, dass technologische Investitionen einen strategischen Mehrwert schaffen und hohe Adoption Rates bei den Mitarbeitern haben. Durch ihr gemeinsames Handeln können sie manuelle Prozesse reduzieren und so Ressourcen für strategisch wichtigere, wertschöpfende Aufgaben freisetzen.

ITD: Mit welchen Herausforderungen und Stolpersteinen ist solch eine Planung häufig verbunden?
Cappel: Herausforderungen können von innen und außen kommen. Von außen sind es die Konjunktur, die Inflation, damit verbundene Zinserhöhungen sowie die Unvorhersehbarkeit bei der Geld- und Fiskalpolitik. Intern wiederum können unzureichende Finanzprozesse und Datensilos die Planung erschweren. Manuelle Prozesse beispielsweise verlangsamen die Arbeit der Finanzabteilung deutlich. Daher sollte es eine Priorität sein, das Backoffice zu digitalisieren und so die Planung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Datensilos führen oftmals dazu, dass mehrere Versionen eines Datenpunkts vorliegen. Das kann die Aktualität und Richtigkeit der Daten unsicher machen. Im schlimmsten Fall findet die Budgetplanung dann auf Basis veralteter oder unvollständiger Daten statt. Sind jedoch die Daten unternehmensweit verknüpft, ist die Sichtbarkeit besser und die Planung fundierter. Es ist daher auch entscheidend, Datensilos abzubauen. Darüber hinaus erhöhen digitalisierte Prozesse und Echtzeitdaten an einem Ort die Agilität von Unternehmen. Diese können dann schnell reagieren und umdenken.

ITD: Ab wann empfiehlt es sich, einen Posten wie den des Chief Financial Officer zu besetzen, um die Finanzen im Blick zu behalten?
Cappel: Ein CFO ist sinnvoll, wenn ein Unternehmen eine starke Wachstumsphase durchlebt und sich damit die Komplexität der Finanzen erhöht. Das gilt auch bei Cashflow-Problemen, der Kapitalbeschaffung oder bei anstehenden Entscheidungen über wichtige Investitionen. Ein wichtiges Hilfsmittel ist dabei eine Plattform, die die Bereiche „Beschaffung“, „Einkauf“, „Lieferketten“ und „Finanz-Management“ miteinander verbindet sowie optimiert und so dem CFO den notwendigen Überblick verschafft. Er kann zudem sicherstellen, dass das Unternehmen alle relevanten Vorschriften einhält, etwa bei der Finanzberichterstattung und Compliance.

ITD: Inwieweit können auch IT-Lösungen dabei helfen, sämtliche Finanzen im Blick zu behalten?
Cappel: Moderne Software-Lösungen können nicht nur eine 360-Grad-Sicht auf alle Finanzen, sondern auch auf alle Beschaffungs- und Einkaufsprozesse sowie Lieferketten in Echtzeit bieten – und das ist essenziell, um in der schnelllebigen Welt mit andauernden Krisen richtig zu agieren. CFOs können so die Profitabilität des Unternehmens besser absehen und steuern. Sie können kurzfristig die Ausgaben in bestimmten Bereichen einschränken, um so beispielsweise auf einen Nachfragerückgang zu reagieren. Die Sichtbarkeit aller Phasen im Beschaffungs- und Abrechnungszyklus hat dabei höchste Priorität – denn nur so lassen sich zeitnah fundierte Entscheidungen zum Geschäftswachstum, zu Investitionen und zur Liquiditätsplanung treffen sowie weiteres Potenzial identifizieren.

ITD: Wie können Unternehmen 2024 am besten ihren Geldbeutel schonen, ohne auf Modernisierungsmaßnahmen verzichten zu müssen?
Cappel: Trotz aller Ungewissheit haben Unternehmen auch im Jahr 2024 die Chance, Kosten strategisch zu senken, ohne dabei auf wichtige Modernisierungen zu verzichten. Zentral dafür ist es, die Praktiken in der Beschaffung zu optimieren. Großes Potenzial gibt es bei Lieferantenverträgen. Es sollten möglichst viele Ausgaben über vorverhandelte Verträge laufen. Denn die Beschaffungsabteilung kann dann bessere Konditionen und Vergünstigungen für diese Verträge erreichen. Dafür ist es sehr hilfreich, wenn das Procure-to-Pay-System automatisch Güter und Dienstleistungen hervorhebt, die in Verträgen enthalten sind – Nutzerfreundlichkeit macht hier einen entscheidenden Unterschied. Unternehmen können so technologisch auf dem aktuellen Stand bleiben, aber gleichzeitig ihre Ausgaben gering halten.