„Die Pandemie beschleunigt die Veränderung der Arbeitswelt“

MOB: Herr Dr. Berger, mit der Neuauflage des Infektionsschutzgesetzes Ende November 2021 ist u.a. auch die Homeoffice-Pflicht zurückgekehrt. Wie haben die Unternehmen hierzulande auf die Rückkehr reagiert?
Michael Berger: Organisatorisch waren wir schon vor der Krise gut aufgestellt und die Arbeit außerhalb des Büros war für uns aufgrund unserer weltweiten Verteilung und der bereits vorhandenen Infrastruktur und der Nutzung unserer eigenen Lösung kein Problem. Wir haben unseren Mitarbeitern Homeoffice-Regelungen schon vor der Pandemie angeboten. Auch unsere Partner bestätigen uns, dass Homeoffice ihrem Business keinen Abbruch tut. Wir konnten sogar durch die Pandemie schneller Neukunden gewinnen, da unsere Lösung sich gut online präsentieren lässt und der Bedarf gestiegen ist. Die Pandemie hat den Digitalisierungstrend weiter verstärkt, so dass immer mehr Firmen eine Lösung für Remote Work und Homeoffice suchen, die wir ihnen bieten können.

MOB: Wie empfinden die Arbeitnehmer selbst die Homeoffice-Pflicht?
Berger: Das ist unterschiedlich. Viele Kollegen empfinden die Homeoffice-Pflicht als Einschränkung, da ihnen der persönliche und auch informelle Austausch, vor allem in kreativen Prozessen, fehlt. Natürlich lassen sich Videokonferenzen organisieren oder man tauscht sich Face-to-Face via Teams aus. Aber das ist eben etwas anderes, als wenn man sich live zusammensetzt, mal gerade ins Nachbarbüro geht, den Kollegen an der Kaffeemaschine trifft oder sich zum Mittagessen zusammensetzt.

MOB: Inwieweit hat sich der „ständige Wechsel“ zwischen Büro und Homeoffice in den letzten Monaten auf die Gesundheit der Arbeitnehmer ausgewirkt?
Berger: Sicherlich schlägt es so manchem aufs Gemüt, dass es momentan keine Aussicht auf ein Ende gibt. Doch unser Büro ist und war zu jedem Zeitpunkt unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften für Mitarbeiter, die nicht zuhause arbeiten wollten oder konnten, geöffnet. Und natürlich nervt es manchmal, wenn Dienstreisen geplant sind und Flüge gestrichen oder verschoben werden. Auch ist es anstrengend, dass es keine einheitliche Regelung in den (Bundes-)Ländern gibt.

MOB: Was sind Ihrer Ansicht nach konkrete Nachteile beim vollständigen Arbeiten von daheim aus?
Berger: Vor allem der bereits erwähnte informelle Austausch fehlt, der für kreative Prozesse wichtig ist. Auf mittlere und längere Sicht würde bei dauerhaft ausschließlichem Homeoffice vermutlich auch der Zusammenhalt leiden.

MOB: Wie kann man auch im Homeoffice erholt und voller Energie durch den Tag kommen?
Berger: Disziplin ist sehr wichtig. Man muss seinen Tag strukturiert gestalten und Pausen außerhalb der vier Wände einhalten. Wir bieten auch in Corona-Zeiten unser bewährtes Sportangebot nun eben online an – beispielsweise Yoga, Fit for Fun und Body- sowie Crossfit. Auch verabreden sich Kollegen zum Schwimmen und Laufen.

MOB: Neben der Rückkehr der Homeoffice-Plicht wurde im November 2021 auch die 3G-Regel für den Arbeitsplatz eingeführt. Schließlich ist die Heimarbeit nicht in jedem Job möglich bzw. nicht jeder kann/möchte im Homeoffice arbeiten. Mit welchen Tools und Lösungen lässt sich der 3G-Status der Mitarbeiter bei Zutritt der Arbeitsstätte kontrollieren/dokumentieren?
Berger: Wir haben eine chipbasierte Zugangskontrolle. Mit unserer Lösung „Docuware für G-Nachweis am Arbeitsplatz“, die wir Ende 2021 auf den Markt gebracht haben, sind wir natürlich bestens gerüstet, die Nachweise seitens der HR zu verwalten und den Bürozugang zu regeln.

MOB: Was sind noch häufige Stolpersteine bei der Zutrittskontrolle und digitalen Kontaktnachverfolgung in Unternehmen (z.B. mit sehr vielen Mitarbeitern)?
Berger: Eine fehlende Infrastruktur und fehlende Tools.

MOB: Wie ist es beim Einsatz entsprechender Lösungen um die Datensicherheit/DSGVO-Konformität bestellt?
Berger: Die Daten dürfen nur durch unsere HR-Abteilung geprüft werden, diese darf die Zugangskontrolle selbst freischalten – nicht mehr wie früher die IT. Ich selbst bekomme nur Statistiken, z.B. um die Bestellung von Tests zu veranlassen.

MOB: Inwieweit haben sich bereits hybride Arbeitsmodelle in deutschen Unternehmen etabliert?
Berger: Dieses Arbeitsmodell wird zunehmend zum Standard und je nach Situation angepasst. Wir erleben zurzeit einen Wandel, der bei den jungen Generationen „Y“ und „Z“ bereits deutlich spürbar ist: Das Leben wird nicht mehr so strikt in Arbeit und Freizeit unterteilt, sondern unter der Gesamtsicht der richtigen Work-Life-Balance betrachtet. Daher kommt es für die Unternehmen darauf an, den Mitarbeitern eine flexible, individuelle Gestaltung dieser Balance zu ermöglichen.

MOB: Welche Herausforderungen sind hierbei nach wie vor seitens der Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer zu meistern?
Berger: Das Gemeinschaftsgefühl muss erhalten bleiben und die Zufriedenheit der Mitarbeiter spielt eine große Rolle. Wir messen diese regelmäßig über die Cloud-Anwendung Company Mood, die wir zu Anfang von Corona eingeführt haben. Unser Kick-off zu Jahresbeginn sowie unseren sommerlichen Ausflug haben wir durch Teamwettbewerbe, die wir online veranstalten, vorübergehend ersetzt. Regelmäßig bekommen die Mitarbeiter von mir Newsletter zum aktuellen Stand und zu neuen Regelungen– inzwischen sind es über 50.

MOB: Wie muss der Arbeitsplatz anno 2022 gestaltet sein, damit sich die Mitarbeiter letztlich sicher und wohl fühlen?
Berger: Im Zuge des anhaltenden Digitalisierungsschubs wachsen wir überproportional. Bei der Gestaltung unserer Offices werden wir diese nicht einfach erweitern, sondern künftig mehr zum Shared-Desk-Modell übergehen. Die Kollegen werden sicherlich nicht mehr zu 100 Prozent vor Ort sein, was auch darin begründet ist, dass in Metropolregionen viele weiter raus aufs Land ziehen und – wie schon gesagt – mehr auf die Work-Life-Balance achten.

Bildquelle: Docuware