Hassobjekt E-Mail

Diese Apps wollen die E-Mail verbessern

Outlook, Gmail und Newcomer Ivelope bringen viele neue E-Mail-Funktionen. Viele Leute wollen sie trotzdem abschaffen.

Brennende Briefe

Viele Leute wollen die E-Mail am liebsten abschaffen

Jeder nutzt sie, niemand liebt sie: Die E-Mail. Wenn sie in der Rubrik „Wie erkläre ich‘s meinem Kind“ auftauchen würde, könnte sie ungefähr so lauten: Ganz früher, als das Wünschen noch geholfen hat, war die E-Mail ein wichtiges Kommunikationsmittel. Doch heute ist sie lediglich eine katastrophale Springflut aus Gallonen von verrottendem Spam, überflüssigen Weiterleitungskopien und unübersichtlichen „AW: Antwort: Re:“-Knäueln. Durch sie wird jeder zum digitalen Sisyphos, der immer neue Mailfilter den Berg hinauf schleppt und doch von dem ganzen Schund überrollt wird.

Aber das ist nicht alles, denn jeder kann die E-Mail-Kommunikation von Privatleuten und Unternehmen mitlesen - wirklich jeder, also auch Geheimdienste oder Wirtschaftsspione. Selbst der Einsatz der typischen Verschlüsselungsverfahren für E-Mail ist nicht hundertprozentig sicher und kann unter bestimmten Umständen ausgehebelt werden. Viele Sicherheitsexperten fordern deshalb ein Ende der E-Mail und den Ersatz durch einen praktikablen und sicheren Service.

E-Mail wird bleiben - schade, aber toll

Diese Sicht auf die E-Mail ist nicht neu, bereits 2011 wollte Atos-CEO Thierry Breton die E-Mail in seinem Unternehmen ganz abschaffen. Zwar nutzt das Unternehmen nun ein Tool für die interne Kommunikation, doch so ganz ist es nicht gelungen, die E-Mail auszurotten. Sie hat auch ein paar Vorteile, die ihre Abschaffung verhindern. Der erste: Sie ist da, weil Mail-Apps zur Grundausstattung der Betriebssysteme und auch von Office-Anwendungen aller Art gehören. Vor allem für die Kommunikation mit Privatkunden oder kleineren Unternehmen ist sie das einzig praktikable Mittel.

Der zweite Vorteil ist ein psychologischer: Sie wirkt weniger offiziell, denn sie ist nur schlecht in die Prozessinfrastruktur der Unternehmen integriert. Ein Beispiel: Wer gemeinsam per E-Mail an einem Dokument arbeitet, also Entwürfe hin und her schickt, nutzt sie in gewisser Hinsicht privat. Anders ist das bei der Zusammenarbeit mit einem speziellen Collaboration-Tool, das alle Entwürfe zentral aufbewahrt. Da Teamleiter und andere Manager hier ebenfalls Zugriff haben, findet die Arbeit öffentlich statt.

Zwar ist die E-Mail nicht geheim, jeder Manager im Unternehmen kann die Korrespondenz anhand der Archive nachvollziehen. Doch bei der Zusammenarbeit per E-Mail bekommt der Adressat (Teamleiter, Mittelmanager, CEO) nur das Endprodukt geliefert, alle Zwischenstufen bleiben im Halbschatten der elektronischen Postfächer. Den meisten Leuten ist es so lieber. Häufig sind erste Entwürfe und Vorüberlegungen nicht vorzeigbar und die Chefs sollen keine unausgegorenen Vorschläge sehen.

Hinzu kommt dann die Bequemlichkeit: Die E-Mail wird als Hilfsmittel für mobiles Arbeiten und Homeoffice eingesetzt, auch wenn es das offiziell im Unternehmen gar nicht gibt. Es dürfte also schwerfallen, Mitarbeiter vom Verzicht auf E-Mail zu überzeugen, zumal die E-Mail-App für die externe Kommunikation noch notwendig ist. Und im gesamten Internet dürfte es maximal gelingen, die E-Mail durch eine bessere Version ihrer selbst zu ersetzen. Der Maildienst ist einfach zu tief in die gesamte Internetinfrastruktur integriert. Der einzige Ansatzpunkt für schnelle Verbesserung der Situation sind die E-Mail-Apps.

Outlook: Zersplitterte Funktionen

Eine Mehrheit der Mitarbeiter in Unternehmen sind aufgrund von Vorgaben ihrer IT-Organisation dazu gezwungen, sich mit dem Gespann Exchange-Outlook auseinanderzusetzen. Immerhin: Outlook gibt es als lokal installierbare Windows-Anwendung, Webclient und als App für Mobilbetriebssysteme. Das sieht auf den ersten Blick praktisch aus, doch der zweite Blick deckt ein Problem auf:

Die einzelnen Varianten von Outlook sind untereinander vollkommen unvereinbar, findet der Windows-Experte und Microsoft-Analyst Paul Thurott. „Das liegt nicht nur an der Benutzeroberfläche. Weniger offensichtlich ist, dass ein Produkt oft nicht wie das andere funktioniert oder nicht einmal die gleichen Funktionen anbietet.“ Er hält Outlook für ein einziges Produkt-Chaos und fordert von Microsoft eine Konsolidierung über die verschiedenen unterstützten Plattformen hinweg.

Dabei hat Microsoft gerade erst die einzelnen Outlook-Varianten aktualisiert und mit einigen Hilfsfunktion aufgerüstet, die auf maschinellem Lernen basieren. Immerhin arbeitet Microsoft daran, die einzelnen Apps stärker zu integrieren. So soll demnächst die Funktion „Sync Draft Folders“ eingeführt werden: Auf dem Smartphone begonnene E-Mails werden in den Entwurfsordner das Desktop-Outlook eingefügt.

Gmail: „Diese Mail zerstört sich in 30 Sekunden selbst“

Mit schick renovierter Oberfläche und einigen seit langem überfälligen Funktionen hat Google kürzlich den Gmail-Service verbessert. So gibt es jetzt vertrauliche E-Mails mit Ablaufdatum, die automatisch aus den Posteingängen der Empfänger entfernt werden. Außerdem gibt es eine Möglichkeit, E-Mails zurückzurufen. Leider funktioniert das alles nur zwischen verschiedenen Gmail-Accounts.

Für die weiteren Neuerungen setzten die Entwickler sehr stark auf KI-Verfahren - das ist im Moment bei allen Softwareherstellern im Trend. So gibt es intelligente Antwortvorschläge, automatische Erinnerungen für nicht beachtete Mails und als Highlight den erst zur Google I/O eingeführten Service Smart Compose, der kontextabhängig Sätze automatisch ergänzt und somit das Schreiben von E-Mails beschleunigen will.

Diese und andere Automatikfunktionen machen Gmail zu einem sehr funktionalen und hilfreichen E-Mail-Client. Er ist der Konkurrenz vor allem beim Suchen und Sortieren deutlich überlegen. Der einzige Nachteil:  In Unternehmen (in Deutschland) wird er nicht auf breiter Front eingesetzt, sodass nur Privatleute die Vorteile genießen können.

Ivelope: Neuer Client, neues Glück auf dem Desktop

Es ist Zeit für einen wirklich guten Outlook-Ersatz, dachte sich der schwedische Entwickler Viktor Jansson und machte sich vor einiger Zeit darum, mithilfe des Cross-Plattform-Frameworks Electron Desktop-Mailer für Windows und den Mac zu entwickeln: Ivelope, zurzeit noch im Betatest, für den sich aber jeder registrieren kann.

Der neue E-Mail-Client stellt die geöffneten E-Mails in Tabs dar und besitzt eine Vielzahl an interessanten Funktionen. Nachrichten und Antworten können unterschiedlich dargestellt werden: Als Eintrag plus Kommentare oder als Chat-Ablauf. Die Suchfunktion arbeitet in Echtzeit und zeigt noch während der Eingabe die ersten Fundstellen. Der integrierte Kalender kann E-Mails direkt als Termin vereinbaren, E-Mails werden mit einem Tastendruck in Ordner verschoben und es gibt die Möglichkeit, Mailfilter für das automatische Verschieben anzulegen.

Obwohl die Beta noch nicht den vollständigen Funktionsumfang hat, zeigt sie bereits gute Ansätze. So hat der Entwickler die besten Ideen von Outlook und Gmail genommen und zu einem eigenen Konzept vermählt. Ob ein solches Projekt Erfolg haben kann? Gut möglich, der Frust mit der E-Mail ist groß genug, sodass selbst kleine Verbesserungen als Offenbarung genommen werden.

Bildquelle: Thinkstock

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