Digitale AU-Übermittlung

MOB: Herr Goebels, im HR-Bereich geht es stets um sensible Personaldaten, die geschützt werden müssen – vor allem auch, wenn es um Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) geht. Was stört Sie an dem bisherigen Verfahren der Übermittlung einer AU?
Alexander Goebels: Der bisherige Prozess läuft so ab: Der Arzt stellt die AU aus, der Patient bekommt sie ausgehändigt. Dieser verschickt die AU dann per Post an den Arbeitgeber. Dort wird die Post, je nach Firma, direkt an die Personalstelle weitergeleitet oder zentral geöffnet und dann sortiert, wohin die Post gehen muss. Als nächstes nimmt eine Fachkraft in der Personalabteilung die AU in Augenschein und wird aktiv. Sie sucht die Personalakte heraus, trägt die Daten der AU manuell in das HR-System ein, benachrichtigt die Kollegen und Vorgesetzten und heftet die physische AU in der Personalakte ab. Auf diesem Weg kann extrem viel passieren. Als erstes kann die AU auf dem Postweg verloren gehen. Das würde bedeuten, dass der Arbeitnehmer seiner Pflicht nicht nachkommt, die AU rechtzeitig dem Arbeitgeber auszuhändigen. Im Unternehmen kann die AU von sehr vielen Leuten eingesehen werden, die eigentlich nicht die Berechtigung haben, diese zu lesen. Von Datenschutz kann hier kaum gesprochen werden. Bei der händischen Übertragung der Daten in das HR-System kann sich die Fachkraft vertippen, was zu falschen Daten führt und eventuell zu falschen Folgeaktionen. Zu bedenken ist, was allein die zeitliche Verzögerung der Krankmeldung bedeutet, die durch den Postweg entsteht. Hinzu kommt der immense Zeitaufwand durch die Fachkraft, alles richtig zu übertragen und die Vorgesetzten zu informieren. Bei einem durchschnittlichen Krankenstand in Deutschland von ca. vier Prozent kann man in einem Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern fast eine Person nur dafür abstellen, AU-Bescheinigungen abzutippen. All das sind Fakten, die den ganzen Prozess träge und unsicher machen und absolut nicht mehr zeitgemäß sind.

MOB: Wie sollte sich diese Übermittlung zukünftig gestalten?
Goebels: Unserer Vorstellung nach gibt es in einer vollkommen digitalisierten Welt keine Medienbrüche mehr. Alles wird von System zu System geleitet und Workflows sorgen für Benachrichtigungen und Aktionen. Es wäre also am sinnvollsten, wenn die AU automatisch aus dem System der Arztpraxis zur Krankenkasse und bis ins HR-System, in das Entgeltabrechnungsprogramm des Unternehmens und in die Personalakte des Patienten fließt. Natürlich ist der Prozess so geschützt, dass keine Dritten die AU einsehen können. Die Workflows sorgen dafür, dass Vorgesetzte informiert werden. Termine des Patienten werden abgesagt oder verschoben und Kunden und Kollegen werden darüber benachrichtigt, dass und wie lange voraussichtlich der Mitarbeiter ausfällt. Anstehende Arbeiten des Mitarbeiters werden nach Wichtigkeit priorisiert und auf andere Kollegen verteilt. So würden Arbeitsabläufe nur wenig gestört und in der HR-Abteilung haben die Mitarbeiter Zeit, sich um wichtigere Themen zu kümmern, als AU-Bescheinigungen abzutippen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

MOB: Wie kann an dieser Stelle eine App helfen?
Goebels: Die Servicenow-HR-Easy-App ist beispielsweise ein erster Schritt in diese Richtung. Als Patient und Empfänger der AU fotografiert man diese ab und schickt das Bild mit der App digital ins Unternehmen. Die Daten der AU werden automatisiert ausgelesen und ohne weitere manuelle Tätigkeiten ins HR-System des Unternehmens eingetragen. Da wir eine eindeutige Zuordnung über die App mit der Personalakte des Mitarbeiters realisieren, sind auf diese Weise alle Daten von der AU, z.B. Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, fehlerfrei in der Personalakte des Mitarbeiters ohne manuellen Eingriff hinterlegt. Ob und wie das Unternehmen darauf weitere Prozesse und Workflows, z.B. die Benachrichtigung an den Vorgesetzten, aufbaut, ist vom Unternehmen abhängig. Fakt ist, dass einige der genannten Prozesse bereits heute realisiert werden können. Der „gelbe Zettel“ bleibt dabei immer noch als Beweismittel erhalten, falls es zu Stör- oder Streitfällen kommt.

MOB: Wie ist es hierbei um die Sicherheit der Patienten- bzw. Mitarbeiterdaten bestellt?
Goebels: Eine technische Absicherung, die alle relevanten gesetzlichen Vorgaben erfüllt, ist gewährleistet. Unternehmensspezifische Anforderungen an IT-Sicherheit und den Datenschutz werden im Rahmen des Projekts zur Einführung der App berücksichtigt und umgesetzt.

MOB: Die Bundesregierung 
will die AU generell digitalisieren. 
Was bedeutet das für Ihre Lösung?
Goebels: Das geplante Projekt geht aus unserer Sicht in die richtige Richtung, um – wie bereits beschrieben – Verfahren zu digitalisieren und zu vereinfachen. Unseres Wissens gibt es aktuell leider noch keine genaueren Informationen darüber, wie die Daten abgerufen werden können, was eine fundierte Einschätzung der Realisierbarkeit kaum möglich macht. Wie realistisch der genannte Termin für die geplante Einführung im Januar 2022 ist, können wir auch nicht bewerten. Was wir wissen ist, dass die Daten über die Ausfallzeiten vom Arzt an die Krankenkasse gemeldet werden und dort können die Daten vom Arbeitgeber, digital über das Abrechnungsprogramm, abgerufen werden. Das neue Verfahren soll aber nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer gelten und bei Minijobs läuft die Krankmeldung nicht über die Krankenkasse, sondern über die Minijobzentrale. Hier sind besondere Lösungen erforderlich. Wir gehen mit unserer App nicht den Weg über die Krankenkassen, sondern die Daten werden direkt vom Arbeitnehmer geliefert, wodurch diese Lücken nicht entstehen. Sobald eine entsprechende Lösung verfügbar ist, könnte diese die HR-Easy-App ergänzen. Die erforderliche Infrastruktur auf Unternehmensseite wird jedoch auch für eine gesamtheitliche Lösung benötigt.

Bildquelle: Media Solutions Gesellschaft für Informatiklösungen mbG