Modernisierung des Arbeitsplatzes

Digitale Workflows als Erfolgsgarant?

Die Digitalisierung der Arbeitsplätze steht zwar auf der Agenda vieler Unternehmen, doch bislang hat man sich oft nur an die Modernisierung einzelner Geschäftsprozesse herangetraut. Eine weitreichende, integrierte Komplettumstellung wird gescheut. Dabei ist der Digital Workplace für die Zukunft unverzichtbar

  • Junge Leute arbeiten im Büro

    Nicht nur der Arbeitsmarkt verändert sich zunehmend, auch dem Arbeitsplatz stehen immense Veränderungen bevor. ((Bildquelle: Getty Images / iStock))

  • Lena-Alice Nörthemann, Damovo

    „Ein Modern Workplace anno 2019 zeichnet sich dadurch aus, dass dem Mitarbeiter seinem Job entsprechend die richtigen Arbeitsmittel und Zugang zu Unternehmensdaten zur Verfügung gestellt werden“, befindet Lena-Alice Nörthemann, von Damovo. ((Bildquelle: Damovo))

  • Franz Kögl, Intrafind

    Der Intrafind-Experte Franz Kögl stellt fest: „Mit dem Eintritt der Digital Natives in den Arbeitsmarkt wird der Digital Workplace im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter eine entscheidende Rolle spielen.“ ((Bildquelle: Intrafind))

Laut einer Studie des Branchenverbands Bitkom hatte im Jahr 2018 noch jedes dritte Unternehmen Nachholbedarf in Sachen „Digitalisierung“ – wobei der digitale Arbeitsplatz hier zentral dazugehören soll. Es sei also noch einiges zu tun, meint Franz Kögl. Der Weg zum Digital Workplace ist seiner Ansicht nach unvermeidlich, „denn aus Unternehmenssicht sind die Mitarbeiter nicht nur motivierter, sondern auch produktiver, wenn sie jegliche technische Unterstützung haben, um ihre Arbeit zeit- und ortsunabhängig durchführen zu können“, erklärt der Vorstand der Intrafind Software AG.

Lena-Alice Nörthemann, Head of Group Unified Comms Propositon bei Damovo, kann sich dem nur anschließen: „Der Digital Workplace ist von der Agenda deutscher Unternehmen nicht mehr wegzudenken.“ Einzelne Elemente von Unified Communications and Collaboration (UCC) seien in so gut wie jedem Unternehmen vorhanden. Aber nur wenige Anwender hätten Zugriff auf eine vom Unternehmen gestützte Anwendung, die aktuelle Kommunikationsdienste am Arbeitsplatz und in der Mobilität bereitstelle und zusammenfasse, kritisiert sie. Eine ganzheitliche, in die Unternehmensapplikation und -prozesse inte-grierte UCC-Lösung liegt ihrer Einschätzung nach erst bei einem Verbreitungsgrad von zehn Prozent.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 9-10/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die aktuelle Servicenow-Studie „The Employee Experience Imperative“ bekräftigt denn auch den Nachholbedarf: Laut ihr sind 51 Prozent der Befragten nicht mit dem nötigen Arbeitsgerät ausgestattet, um ihren täglichen Aufgaben adäquat nachzukommen. 54 Prozent der Arbeitnehmer würden sich wünschen, dass ihr Unternehmen ihnen mobiles Arbeiten ermöglicht und ihnen die dafür nötigen Tools zur Verfügung stellt.

Zwischen digitaler und persönlicher Kommunikation

Doch welche Tools sind das genau? Welche Features werden für den digitalen Arbeitsplatz gebraucht? „In der heutigen Zeit sind aus meiner Sicht UCC-Lösungen unverzichtbar“, so Lena-Alice Nörthemann. Sie erleichterten einem die Zusammenarbeit durch u.a. Video, Whiteboarding oder Desktopsharing, sie seien in die Unternehmensapplikationen integriert und könnten auch mobil genutzt werden.

Laut Lutz Hirsch ist es allerdings wichtig, dass sich digitale und persönliche Kommunikation wechselseitig befördern, wenn man Transparenz und Offenheit als elementare Werte leben möchte. Für den Arbeitsalltag bedeute das: Zweiergespräche, Team-Jour-Fixes, Stand-up-Meetings, CEO-Talks oder Barcamps mit allen Mitarbeitern finden ihr digitales Pendant in virtuellen Arbeitsräumen, Video-Channels und Chat-Gruppen auf der unternehmensinternen Social-Collaboration-Plattform, so der geschäftsführende Gesellschafter von Hirschtec. Darüber hinaus müsse der reale Arbeitsraum als ein ganz wesentliches Element mitbedacht werden: Die Verfügbarkeit von Wlan, die Schaffung von flexibel nutzbaren Räumen für verschiedene Arbeitsprofile (z.B. Stillarbeit, Teamarbeit) und die konsequente Nutzung von E-Screens seien essenziell. Denn gerade durch diese interaktiven Großbildschirme könnten Teams gemeinsam über verschiedene Standorte hinweg zusammenarbeiten und die Arbeitsergebnisse direkt im betreffenden virtuellen Arbeitsraum ablegen.

Ein wichtiger Teilaspekt für den digitalen Arbeitsplatz sei zudem das Thema „Enterprise Search“ oder „Universelle Suche“, ergänzt Franz Kögl. Hierbei gehe es darum, allen Mitarbeitern Informationen schnell, umfassend und rechtegeprüft zur Verfügung zu stellen. Dabei sei es egal, ob die Infos im Intranet oder in anderen Datenquellen des Unternehmens wie Fileservern, Wikis, E-Mail-Systemen, Office 365, Dokumenten-Management-Systemen (DMS) oder in der Cloud liegen.

KI als elementarer Meilenstein

Bei der universellen Suche kommt der Künstlichen Intelligenz (KI) eine wichtige Rolle zu. Sie ermöglicht es nicht nur, relevante Informationen zu finden, sondern sie auch zu analysieren und zueinander in Beziehung zu setzen. Dies erfordert ein tiefes linguistisches Textverständnis der im Hintergrund laufenden Software, was nur mit hochentwickelter KI-Technologie realisiert werden kann. „Zudem übernimmt KI im Digital Workplace Routineaufgaben, indem sie z.B. wichtige Informationen aus Dokumenten, Nachrichten und weiteren Quellen erkennt, ausliest, verknüpft und eigenständig weiterverarbeitet“, fügt Kögl hinzu, „etwa indem sie eigehende E-Mails aus einem Sammelpostfach an den zuständigen Kollegen weiterleitet.“

Ferner können KI-Lösungen Unternehmen dabei helfen, wichtige Vorkommnisse proaktiv zu erkennen und dadurch die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Servicenow setzt beispielsweise auf Machine Learning, um Fortschritte im Bereich „Natural Language Understanding“ (NLU) zu erzielen. Mit NLU können Mitarbeiter mit einem virtuellen Agenten sprechen, um schnell Antworten zu finden, Bestellungen zu tätigen oder Hilfe bei Problemen zu erhalten – ohne den Servicedesk kontaktieren zu müssen.

Aufgrund des ganzen Informations-Overload wird KI ein zentraler Treiber der digitalen Transformation sein, ist sich Lena-Alice Nörthemann sicher. Schließlich wachse die Datenmenge exponentiell weiter und „im Gegensatz zur traditionellen IT können KI-Systeme Kontext verstehen, Hypothesen aufstellen und lernen“, so die Expertin. Dies werde ein elementarer Meilenstein in der Weiterentwicklung des Digital Workplace sein.

Herausforderungen der Flexibilisierung

Die Gestaltung eines modernen, digitalen Arbeitsplatzes ist mit einigen Herausforderungen verbunden, denn „one size fits all“ funktioniert nicht, wenn es um die Modernisierung der Kommunikationsumgebung geht. Zunächst ist es wichtig, dass Unternehmen genau analysieren, welche individuellen Anforderungen sie haben, und dann die Lösung wählen, die am besten zu ihren Bedürfnissen passt. Wichtig ist zudem, dass der konkrete Nutzen eines Digital Workplace in den Köpfen der Mitarbeiter verankert wird. Sie müssen die digitalen Tools nicht nur kennen und verwenden können, sondern diese auch von sich aus
nutzen wollen.

Natürlich erfordert die Einrichtung eines modernen Arbeitsplatzes auch gewisse Investitionen. Schließlich bedarf es in den meisten Fällen neuer IT, um Mitarbeitern Mobilität zu ermöglichen. Verschiedene Systeme müssen vernetzt werden, um unterschiedliche Arbeitsabläufe in einer Plattform verbinden zu können. „Mit der richtigen Vorgehensweise und Planung geht das reibungslos“, verspricht Detlef Krause, Area Vice President Germany von Servicenow.

Allerdings legen Führungskräfte oftmals ein gewisses Abwehrverhalten an den Tag, da sie Angst haben, ihr Herrschaftswissen aufgeben zu müssen, oder unsicher sind, was den Nutzen eines Digital Workplace anbelangt. „Lange Kommunikations- und Entscheidungswege sind ein weiterer Faktor, der zu Verzögerungen bei derlei Projekten führen kann“, weiß Lutz Hirsch zu berichten.

Nicht zuletzt bringt die Flexibilisierung der Arbeitsumgebung neue Herausforderungen im Sinne des Datenschutzes und der Datensicherheit mit sich, um ein Unternehmen und dessen Mitarbeiter vor Datendiebstahl und -missbrauch zu schützen. Daher ist ein ganzheitliches Sicherheitskonzept für den Digital Workplace unerlässlich. Dieses Konzept muss im entsprechenden Lösungskontext die Bedrohungs-potenziale identifizieren, die Risiken richtig bewerten und entsprechende technische und nicht-technische Maßnahmen benennen – nur dann „können mobile Endgeräte und mobile Workplaces sicher in die bestehende Kommunika-tionsinfrastruktur eingebunden werden“, betont Nörthemann.

Wichtig ist, dass Unternehmen nicht einfach blind Smartphones und Tablets anschaffen und meinen, damit sei es getan, der mobile Arbeitsplatz erschaffen. Vielmehr sollten sie in persönlichen Gesprächen mit ihren Mitarbeitern herausfinden, an welchen Stellen die Arbeit mit neuen Tools erleichtert werden könnte. „Anschließend sollten sie die genannten Punkte priorisieren und diese nach und nach umsetzen“, ergänzt Detlef Krause.

Und wenn der Modern Workplace bereits Realität ist? „Haben Sie auch dann noch ein offenes Ohr für Ihre Mitarbeiter!“, rät Krause abschließend. „Seien Sie weiteren Verbesserungsvorschlägen gegenüber offen!“ Nur so können Schwachstellen im Arbeitserlebnis beseitigt und Mitarbeitern langfristig eine bestmögliche Erfahrung geboten werden.

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