Die Fahrzeugbestände im Blick

Effiziente Informationslogistik

Die Verpflichtung börsennotierter Unternehmen, vierteljährlich ihr Inventar zu bewerten, führte bei der Aachener Jacobs-Gruppe zur Einführung einer mobilen Ident-Technik für die effiziente Erfassung aller Bestandsfahrzeuge an 16 Standorten.

  • Handhelds erfasst die Identcode am Auto

    „Der Imager des Handhelds erfasst die Identcodes schnell und sicher. Fehler sind nahezu ausgeschlossen“, meint Pascal Patej, Juniorverkäufer Gebrauchtwagen bei Jacobs.

  • Autoverkäufer gibt Barcode in Handheld ein

    Falls kein Barcode vorhanden ist, wird die Fahrgestellnummer eingegeben.

  • Pascal Patej, Juniorverkäufer Gebrauchtwagen  bei Jacobs

    Pascal Patej, Juniorverkäufer Gebrauchtwagen bei Jacobs

Fahrzeuge, wohin man schaut: vom preiswerten Kleinwagen bis hin zur edel glänzenden Luxuslimousine. Neufahrzeuge, Leasing-Rückläufer und Gebrauchtwagen, überwiegend der vertretenen Marken Volkswagen, Audi, Skoda und Maserati – insgesamt viele Tausend Automobile warten auf den Firmengeländen der Jacobs-Gruppe in Aachen und Umgebung auf Fahrzeugaufbereitung, Weitertransport und natürlich auf neue Besitzer.

Um genügend Kapital für die bisherigen Expansionen zu generieren, verkaufte die Gründerfamilie Jacobs im Jahr 2005 etwa die Hälfte der Firmenanteile an die amerikanische Penske Automotiv Group. Nach zehn Jahren der Kooperation wurde die Penske Group im Jahr 2015 schließlich Mehrheitsgesellschafter bei Jacobs. Heute wird unter „Jacobs Gruppe – Penske Automotiv“ firmiert.

Mit steigendem Erfolg der Gruppe erhöhten sich auch die Anforderungen des Investors an Organisation und Management der deutschen Beteiligung. Beispielsweise reichte das bisherige Bestandsmanagement mit jährlicher Inventur für das NYSE-notierte Unternehmen nicht mehr aus. Heute muss vierteljährlich der gesamte Fahrzeugbestand ermittelt und abgeglichen werden.

„In früheren Jahren konnte man mit dem Aufwand leben, dass einmal im Jahr einige Mitarbeiter rund zwei Wochen mit Inventurarbeiten beschäftigt waren“, erinnert sich Jens Christian Werner, Geschäftsführer der Jacobs Holding. „Doch bei vier Inventuren pro Jahr ist der Aufwand nicht mehr vertretbar, was schließlich zur Suche nach einer Rationalisierungslösung führte.“

Als Ursache des hohen Aufwands erkannte man schnell die herkömmliche Organisation der Inventur mittels Papierbelegen, die damit verbundene mangelnde Flexibilität, die Fehlergefahr und der unvermeidbare Buchungs- und Nachbesserungsaufwand. Die Zähllisten für die verschiedenen Standorte wurden zentral ausgedruckt und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Das Hauptproblem bei der Fahrzeugerfassung waren die starre Reihenfolge der Fahrzeuge auf den Listen und der lästige Suchaufwand, der viel Zeit kostete. Dazu kommt die unvermeidbare Fehlerrate, bei der späteren Übertragung der erfassten Daten von den Listen in die EDV. „Wir sahen in der Optimierung der Inventurprozesse und einer effizienten Informationslogistik ein Einsparungspotential“, bemerkt Jens Christian Werner rückblickend. „Eine Investition in moderne Informationstechnologien versprach neben schneller Amortisation auch eine Verbesserung der Bestandsdaten, weil alle Fahrzeuge innerhalb kürzester Zeit online und damit in Echtzeit registriert werden.“

Individuelle MDE-Lösung

Ein Datenerfassungssystem zur wirtschaftlichen Aufnahme von Fahrzeugbeständen ist einerseits mit einem herkömmlichen Inventurprogramm vergleichbar, andererseits aber sind etliche Sonderbedingungen zu berücksichtigen, die nicht zum Standard gehören. Auf Empfehlung wandte man sich an das Gießener Systemhaus Identass GmbH & Co. KG, um eine auf die spezifischen Anforderungen zugeschnittene Datenerfassungslösung mit Schnittstelle zum übergeordneten DMS (Dealer Management System) entwickeln zu lassen. Der Dienstleister erarbeitete zusammen mit dem Projektteam aus Aachen eine Lösung, in dessen Zentrum robuste Handhelds zur sicheren, papierlosen Erfassung der relevanten Fahrzeugdaten stehen.

Bei der Auswahl geeigneter MDE-Geräte mussten viele Faktoren berücksichtigt werden. Zunächst einmal lag der Fokus auf größtmöglicher Robustheit, damit ein Betrieb im Freien bei Regen und bei klirrender Kälte, wie auch bei sengender Hitze sichergestellt ist und das Gerät bei Stürzen nicht beschädigt wird. Für die Akzeptanz durch die Mitarbeiter war die Ergonomie sehr bedeutend. Geringes Gewicht, eine handliche Form, ein kon-trastreiches Display, welches auch bei Sonnenlicht noch gut ablesbar ist, und eine lange Batterielaufzeit für mindestens eine Schichtdauer waren wichtig. Gefordert wurde u.a. eine leistungsfähige Systemarchitektur für eine zukunftsorientierte Software, eine integrierte Digitalkamera mit Blitzlicht und Datenkommunikation via WLAN und Mobilfunknetz. Die Empfehlung der Handhelds von Casio erfolgte durch Chris Schmidt, Geschäftsführer des Systemhauses.

Akzeptanz ist wichtig

Damit eine IT-Lösung wie die mobile Datenerfassung mit Handhelds reibungslos in den laufenden Betrieb integriert wird und auch von ungelernten Hilfskräften fehlerfrei bedient werden kann, ist es hilfreich, wenn die Software einfach und übersichtlich die Arbeitsschritte vorgibt. Pascal Patej, Juniorverkäufer Gebrauchtwagen, erklärt: „Die einfache Handhabung war eine wichtige Forderung, denn künftig sollen die Inventurzählungen außerhalb der Geschäftszeiten, möglichst am Wochenende (z. B. von Studenten) durchgeführt werden.“ Und die jüngsten Erfahrungen zeigen: „Eine Einweisung in die Handhabung dauert nur wenige Minuten. Die Software erklärt sich selbst und erlaubt nur sinnvolle bzw. zulässige Eingaben. Der Imager des Handhelds erfasst die Identcodes schnell und sicher.“

Primäres Ziel bei der Einführung der neuen Lösung war eine effiziente, zügige und sichere Erfassung der Fahrzeuge, ohne viel Suchaufwand. Und die fehleranfällige Bearbeitung mit Papierbelegen sollte vermieden werden. Heute wird im DMS für alle Standorte ein Datensatz erzeugt und über die Identass-Schnittstelle als Inventurliste an die Handhelds übergeben. Die Liste beinhaltet alle vermeintlich lagernden Bestandsfahrzeuge, insgesamt mehr als 6.000 Stück. An den verschiedenen Standorten werden nun systematisch alle abgestellten Fahrzeuge aufgenommen. Dazu wird ein hinter der Windschutzscheibe angebrachtes Barcode-Label mit der Fahrgestellnummer eingelesen. Falls kein Barcode vorhanden ist, wird die Fahrgestellnummer eingegeben. Hierbei wird im MDE-Handheld geprüft, ob die Nummer bereits bekannt ist oder nacherfasst werden muss. Nach vollständiger Erfassung aller Informationen werden die Daten von den Mobilgeräten via WLAN oder Netzwerk über die Multilink-Schnittstelle wieder an das übergeordnete DMS zurückübertragen, zusammengeführt und ausgewertet.

Jacobs-Gruppe
Seit über 90 Jahren steht der Name Jacobs in der Region Aachen, Düren, Heinsberg, der Eifel und dem Rhein-Erft-Kreis für Tradition, Erfahrung und Fortschritt in Sachen Fahrzeug und Fahrzeugtechnik. Und Jacobs setzt Maßstäbe: Rund 700 Mitarbeiter und 190 Auszubildende sorgen derzeit für einen Absatz von rund 27.000 Neu- und Gebrauchtwagen jährlich und rund 550 Mio. Euro Umsatz. Damit gehört die Jacobs-Gruppe zu den zehn größten VW-/Audi-Händlern Deutschlands.
www.jacobs.com

Bildquelle: Jacobs-Gruppe

©2018Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok