Alles im Griff mit Zeitmanagement

Endlich Produktiv arbeiten

Schneller Überblick über vier Methoden, die mehr Produktivität dank effizientem Zeitmanagment und schlauer Organisation versprechen: Eisenhower-Matrix, Kanban-Tafel, ALPEN-Methode und Pomodoro-Prinzip.

Produktiv arbeiten, Dinge erledigen ("Getting Things Done - GTD") und effizientes Zeitmanagement - Themen, mit denen sich wunderbar prokrastinieren lässt, denn längst sind die Ansätze, Ratgeber und Erfahrungsberichte unüberschaubar. Wir haben vier wichtige Methoden kurz und knapp zusammengefasst und mit weiteren Infos verlinkt.

1. Die Eisenhower-Matrix

Die erste Methode ist als Eisenhower-Matrix bekannt, da sie der Legende nach der US-Präsident Dwight D. Eisenhower genutzt hat. Hierbei werden alle anfallenden Aufgaben anhand der beiden Dimensionen Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Quadranten einsortiert. Mehr zur Eisenhower-Matrix hier.

2. Die Kanban-Tafel

Für diese Art der Aufgaben gibt es eine zweite Technik der Selbstorganisation: Kanban, eine von Toyota entwickelte Methode zur Produktionssteuerung aus der analogen Vor-ERP-Ära. Es ist eine prozessorientierte Produktivitätsmethode, die ebenfalls mit einer Tabelle arbeitet. Mehr zu Kanban hier.

3. Die ALPEN-Methode

Die so genannte ALPEN-Methode ist sehr hilfreich, um am Anfang und am Ende des Arbeitstages innerhalb von wenigen Minuten eine Tagesplanung zu machen und die Ergebnisse des letzten Tages zu verarbeiten. Das Akronym ALPEN steht für fünf Arbeitsschritte:

  1.     Aufgaben notieren
  2.     Länge schätzen
  3.     Puffer einplanen
  4.     Entscheidungen treffen
  5.     Nachkontrolle

Mehr zur ALPEN-Methode hier.

4. Pomodoro

Das beliebte Pomodoro-Prinzip basiert darauf, die anstehenden Aufgaben in kurzen intensiven Arbeitsphasen konzentriert abzuarbeiten, danach eine kleine Pause einzulegen und eine weitere Arbeitsphase folgen zu lassen. Mehr zum Pomodoro-Prinzip hier.

Apps

Die iOS-App „30/30“ arbeitet nach diesem Pomodoro-Prinzip und hilft beim konzentrierten Erledigen von Aufgaben, die in kleine Zeiteinheiten zerlegt werden können.

Samu ist eine browserbasierte App, die das Eisenhower-Prinzip digitalisiert hat.

Projectplace bietet eine Kanban-App, die bis zu fünf Leute gratis nutzen können.

Microsoft bietet auch zahlreiche Apps für alle mobilen OS an, neben Office-Apps auch zahlreiche Produktivitäts-Tools, wie Wunderlist und One Note.

Die Task-App Todoist bietet eine Mini-Projektverwaltung mit gegliederten Aufgaben, Erinnerungen, Sharing-Funktionen und vielem mehr. Damit ist auch ein strukturiertes Vorgehen nach den GTD-Prinzipien („Getting Things Done“) möglich

Produktiv im Team

Für die effizente Arbeit im Team braucht man ein Projektmanagement. Das geht auch mit kleinen Lösungen, wie Solo und Duet. Damit können auch Freiberufler, Teams und Kleinunternehmen ihre Projekte verwalten. Slack, das Kommunikationswerkzeug für Teams, die in erster Linie online zusammenarbeiten, hat einen Nerv getroffen.

Zu guter Letzt haben wir einige interessante Reflexionen und Tipps für mehr Produktivität gesammelt. Dort findet sich auch der Hinweis, bei allem Fleiß nicht zu vergessen: Faulheit ist ein Innovationsmotor.

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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