Erfolgreicher Übergang in die Cloud

MOB: Frau Mars-Matzke, welche Rolle spielt mobiles Arbeiten anno 2022 in deutschen Unternehmen?
Michaela Mars-Matzke: Mobiles Arbeiten ist nicht mehr wegzudenken. Vor allem die weltweite Pandemie hat zu neuen Lösungen und der Weiterentwicklung der vorhandenen Technologien geführt. Videochat-Apps haben seither deutlich mehr Funktionalitäten für die Kollaboration verteilter Teams erhalten. Ohne Kamera und Headset oder Lautsprecher wäre ein Arbeiten von einem anderen Standort nicht vorstellbar. Zusätzlich tragen Cloud-Telefonie, Videokonferenz-Apps oder auch komplette Collaborations-Lösungen aus der Cloud als maßgebliche Technologien in diesem Wandel zu noch effizienterer Arbeit und mehr Flexibilität von Mitarbeitern bei. Nicht zu vergessen ist der Mitarbeiter-Branding-Effekt: Ortsunabhängige Arbeit zu bieten, kann das Recruiting von neuen Mitarbeitern deutlich verbessern.

MOB: Wie müssen digitale Tools und Kommunikationslösungen beschaffen sein, damit Mitarbeiter sich problemlos vernetzen und miteinander kommunizieren können?
Mars-Matzke: Unsere Plattform Message-Video-Phone (MVP) bietet beispielsweise Team-Messaging, Videofunktionen und ein Cloud-Telefonsystem in einem. Mit ihr können KMU- und Enterprise-Kunden nahtlos über alle Standorte und Geräte hinweg, egal ob mobil oder als Desktop-Lösung, kommunizieren. Die Plattform ist einfach zu bedienen, bietet eine hohe Flexibilität und mit einem SLA von 99,999 Prozent eine zuverlässige Verfügbarkeit. Vor allem die intuitive Bedienbarkeit der Tools hat den Vorteil, dass Mitarbeiter die Umstellung auf solche Tools schneller akzeptieren. Tools wie die Unified-Communications-as-a-Service-Lösungen (UCaaS) haben den Zweck, die Arbeit effizienter zu gestalten.

MOB: Welche weiteren Möglichkeiten bieten Cloud-Telefonie und UCaaS-Lösungen?
Mars-Matzke: Die Vorteile einer UCaaS-Lösung sind insbesondere die nahtlose Vernetzung weltweit und über alle Geräte hinweg, Flexibilität, Entlastung der IT-Abteilung und Kosteneinsparung durch weniger Hardware sowie weniger Verwaltungs- und Wartungsaufwand. Mitarbeiter möchten über die Plattform kommunizieren, Dateien und Aufgaben teilen oder ihre Drittanwenderlösungen wie Hubspot oder Salesforce, die sie bereits kennen, integrieren. Sie möchten die Möglichkeit haben, spontan in Videokonferenzen zu treten oder sich per One-Click in kleineren Besprechungen treffen. Nutzer wünschen sich zudem Meeting-Zusammenfassungen, um nichts mehr zu verpassen, und integrierte Webinar-Funktionen, die genauso leicht aufzusetzen sind wie reguläre Video-Calls. Für Unternehmensentscheider haben sich die Ansprüche an die Performance-Analyse verändert. Sie möchten die Leistung ihrer Teams mithilfe neuer Analysefunktionen verbessern. Einblicke in die Chat-, Telefonie- und Videokonferenzkommunikationsdaten werden also immer wichtiger. So lässt sich z.B. anhand des Anrufvolumens einschätzen, ob jedes Team und jeder Bereich des Unternehmens optimal besetzt ist.

MOB: Mit welchem Aufwand müssen Anwender rechnen, die auf Cloud-Telefonie/UCaaS-Lösungen umsteigen wollen?
Mars-Matzke: Cloud-Anwendungen lassen sich schnell implementieren und einfach administrieren. Sie sind flexibel skalierbar, bieten eine hohe Sicherheit und lassen sich im Notfall rasch wiederherstellen, was eine durchgängige Geschäftskontinuität gewährleistet. Durch das Cloud-Abrechnungsmodell „Pay as you go“ müssen Nutzer nur für die Dienste und Lizenzen zahlen, die sie tatsächlich benötigen. Unternehmen sparen dadurch Kosten, können flexibler agieren und je nach Bedarf die Anzahl der Nutzer erhöhen oder verringern. Außerdem profitieren Firmen stets von den neuesten Funktionen. Sie bleiben automatisch auf dem aktuellen Stand und minimieren das Sicherheitsrisiko, das mit veralteten Technologien einhergeht.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 07-08/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

MOB: Was sind die Herausforderungen bzw. häufige Stolpersteine bei der Implementierung entsprechender Lösungen?
Mars-Matzke: Für einen erfolgreichen Übergang in die Cloud braucht es eine durchdachte Migrationsstrategie. Die wesentlichen Ziele und Prioritäten müssen in der Planung definiert und an die individuellen Geschäftsanforderungen angepasst sein. Entscheidungen für oder gegen IT-Lösungen sollten daher immer für das gesamte Unternehmen und in Absprache mit den IT-Verantwortlichen getroffen werden. Ein Flickenteppich an Chat-, Konferenz- und Telefonielösungen kann für Unternehmen in vielerlei Hinsicht gefährlich werden, vor allem wenn es um den Datenschutz geht. Mitarbeiter tauschen z.B. Unternehmensinterna über kostenlose Lösungen aus und bedenken dabei nicht, dass ausgereifte Phishing-Attacken oder Hackerangriffe genau auf die Schwachstellen dieser ungesicherten Kommunikationslösungen abzielen. Die Integration solcher Lösungen in zukünftige Systeme ist ein Einfallstor für Hacker, besonders wenn die IT-Abteilung nicht weiß, dass sie installiert wurden. Aus unserer Sicht ist es daher zwingend, die Risiken und Schwachstellen zu kennen, die das Arbeiten in der Cloud mit sich bringt. Professionelle, externe Berater oder Systemhäuser können hier helfen, sollten intern keine Spezialisten zum Thema verfügbar sein. Ebenfalls wichtig ist die Auswahl eines Cloud-Anbieters, der Transparenz bietet und über eine entsprechende offizielle Zertifizierung verfügt, um das Unternehmen schützen zu können.

MOB: Was macht letztlich ein gutes New-Work-Konzept aus?
Mars-Matzke: Cloud-Lösungen sind in vielen Unternehmen angekommen – auch weil die Cloud besser funktioniert als andere Modelle. Für flexible Arbeitsmodelle müssen die Unternehmen jetzt ihre Kommunikationssysteme konsolidieren. Der Trend geht also in Richtung „Unified Communications (UC)“. Ziel der Unternehmen ist es, Mitarbeitern in einer neuen, hybriden Arbeitswelt zu ermöglichen, sich über verschiedene Geräte und Standorte nahtlos zu verbinden und produktiv zusammenzuarbeiten. Wir können zudem davon ausgehen, dass KI-Anwendungen und Virtual bzw. Augmented Reality in Zukunft einen großen Einfluss auf Kommunikationslösungen haben werden.

Bildquelle: Rincentral