„Es gab kein Schema F“

MOB: Frau Jaksebagaitė, warum hat sich Vinted dazu entschieden, ein hybrides Arbeitsmodell für seine Mitarbeiter zu etablieren? Inwieweit hat die Pandemie Einfluss auf diese Entscheidung ausgeübt?
Viktorija Jaksebagaitė: Die Pandemie war im Frühjahr 2020 der ausschlaggebende Treiber, weswegen wir uns entschlossen haben, dauerhaft ein hybrides Arbeitsmodell zu etablieren. Es war für uns absehbar, dass diese Ausnahmesituation noch für längere Zeit anhalten wird und wir dementsprechend von einem aus der Situation heraus geborenen kurzfristigen Ansatz zu einer langfristigen, komplexen Strategie übergehen wollten und mussten. Grundsätzlich legen wir schon immer Wert darauf, unseren Mitarbeitern flexible, auf individuelle Bedürfnisse zugeschnittene Arbeitsmodelle anzubieten, und dabei gleichzeitig auch unsere (Unternehmens-)Kultur als Gemeinschaft zu fördern, weshalb der gesamtheitliche Übergang zu einem hybriden Modell letztendlich aber ein logischer Schritt hin zu einem zeitgemäß arbeitenden Unternehmen war. Da wir uns um unsere Mitarbeiter kümmern und unsere (Arbeits-)Gemeinschaft gemeinsam gestalten möchten, wurden aber vor allem auch die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter in die Überlegungen miteingeschlossen: Eine von uns intern durchgeführte Umfrage ergab, dass 86 Prozent unserer Belegschaft ein hybrides Arbeitsmodell wünschen.

MOB: Mit welchen Herausforderungen hatten Sie beim Umstellungsprozess zu kämpfen?
Jaksebagaitė: Die größte Herausforderung war mit Sicherheit, das für uns passende hybride Arbeitsmodell zu entwickeln. Es gab kein Schema F oder eine Schablone, die wir übernehmen und einfach hätten „überstülpen“ können. Deswegen mussten wir zunächst unternehmensintern die benötigten Ressourcen freimachen, um ein nachhaltiges Konzept erarbeiten zu können. Um die gesamte Bandbreite von der Infrastruktur bis zum einzelnen Mitarbeiter mitzudenken, haben wir ein interdisziplinäres Projekt- und Change-Management-Team bestehend aus u.a. dem Büroteam, HR-Verantwortlichen, IT und Finance zusammengestellt. Dieses Team trug die Verantwortung, interne Prozesse an das hybride Modell anzupassen und eine klare Vision für Führungskräfte, Teams und Mitarbeiter zu formulieren, wie die individuelle Arbeit, aber auch der Austausch innerhalb der Teams und teamübergreifend mit gewohnter Effizienz weiterhin stattfinden können. Beispielsweise war es eine Herausforderung, feste Bürotage zu bestimmen. Wir haben uns für den Anfang für den Versuch mit Dienstag und Mittwoch entschieden, bleiben dabei aber unserer „versuchen-lernen-anpassen“-Mentalität treu und werden während der momentanen Testphase merken, ob wir unser Modell langfristig anpassen müssen. Corona ist und bleibt eine unserer größten Herausforderung. Da wir die Entwicklung der pandemischen Lage nicht vorhersehen können, schränkt es unsere Möglichkeiten ein, das hybride Modell vollständig zu testen.

MOB: Wie schafft man es als Unternehmen, seine Mitarbeiter von Anfang an in solch einem Prozess „mitzunehmen“ und neue Strukturen „zu leben“?
Jaksebagaitė: Das A und O ist von Anfang an eine transparente Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Da es Teil unserer grundsätzlichen Company Culture ist, unseren Mitarbeitern alle wichtigen Business-Entscheidungen, die ihr tagtägliches Arbeiten beeinflussen, nachvollziehbar zu erläutern, stand fest, dass dies auch bei dieser einschneidenden Veränderung über Erfolg oder Misserfolg mitentscheidet. Jeder Einzelne soll verstehen, weshalb dieser Schritt auch ein Vorteil ist. Darüber hinaus haben wir gesehen, welchen positiven Effekt es hat, wenn die Vorgesetzten mit gutem Beispiel vorangehen: Hat man z.B. Team-Leads, die das hybride Arbeitsmodell praktizieren und den vorgesehenen Teil ihrer Woche vom Büro aus arbeiten, folgt das Team quasi automatisch. Wir tauschen uns außerdem regelmäßig untereinander darüber aus, wie sich das hybride Arbeiten für uns entwickelt, um dies bei Gesprächen mit dem Unternehmen vorlegen zu können.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 01-02/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

MOB: Mit welchen mobilen Lösungen arbeiten Ihre Mitarbeiter aktuell?
Jaksebagaitė: Um auch im Homeoffice produktiv zu arbeiten, brauchen unsere Mitarbeiter bequeme und gut ausgestattete Arbeitsplätze. Daher bieten wir unseren Kollegen ein Budget in Höhe von 540 Euro als Bonus an, der explizit für die Einrichtung des Heimarbeitsplatzes genutzt werden kann. So kann sich unsere Belegschaft die benötigte Infrastruktur für Zuhause zulegen, dazu zählen Bestuhlung, ein Schreibtisch, Beleuchtung und ein kleines Aktenregal. Wir statten unsere Belegschaft außerdem mit Monitoren, Computermäusen und Tastaturen für Zuhause aus. Sollten Gegenstände gebraucht werden, die nicht auf unserer Standardliste der erstattungsfähigen Ausgaben stehen, können unsere Mitarbeiter zu jeder Zeit Rücksprache mit uns halten und wir versuchen eine Lösung zu finden. Durch eine Vielzahl an verschiedenen Apps wird uns die Kommunikation untereinander während der Remote-Arbeitszeit erleichtert.

MOB: Aufgrund Ihrer bisherigen Erfahrungen mit einem hybriden Arbeitsmodell: Welche Fehler ließen sich mit Ihrem heutigen Wissen schon von Anfang an vermeiden?
Jaksebagaitė: Die Praxis hat uns in den Monaten, in denen wir das hybride Arbeitsmodell nun nutzen, tatsächlich einiges gelehrt. Dass es diesen Lernprozess geben wird, war uns bewusst, weswegen unsere Devise hier von Beginn an „testen, lernen, umsetzen“ lautete. Vieles mag sich in der vorab entwickelten Theorie logisch anhören, aber wie genau dann was funktioniert, zeigt eben am Ende die praktische Umsetzung. So haben wir z.B. schnell gemerkt, dass wir die Tage, die die Teams gemeinsam im Office verbringen, nicht ausschließlich mit Meetings und Sitzungen vollpacken dürfen. Die Mitarbeiter benötigen gerade an diesen Tagen ausreichend Zeit für den spontanen Austausch zwischen Tür und Angel. Die sozialen Aspekte des miteinander Arbeitens dürfen nicht unterschätzt werden. Nach den vielen Monaten voller Lockdowns und dauerhaftem Homeoffice ist die lebhafte „Face to Face“-Interaktion, die unsere Mitarbeiter gerade jetzt wieder sehr zu schätzen wissen, von enormer Bedeutung. Dies war allerdings auch schon in der Zeit vor Corona unerlässlich für uns. Aufgrund des übereinstimmenden Feedbacks unserer Mitarbeiter haben wir auch festgestellt, dass die Arbeitstage im Büro sich am besten für Aufgaben anbieten, die großen kreativen Input und ein gemeinschaftliches Erarbeiten von Lösungen benötigen. Geht es hingegen darum, Aufgaben zu bearbeiten, die ein hohes Maß an Konzentration benötigen, fühlen sich die meisten Mitarbeiter im Homeoffice produktiver. Somit liegt es an uns als Unternehmen, die Strukturen kontinuierlich so anzupassen, dass wir dem hybriden Arbeitsmodell die gewohnte Effizienz beibehalten oder vielleicht sogar steigern können. 

MOB: Inwieweit sehen Sie Chancen, dass auch nach dem Ende der Corona-Pandemie ein Großteil der Unternehmen flexiblere Arbeitsmodelle beibehalten wird?
Jaksebagaitė: Gelingt es einem Unternehmen, diese Umstellung erfolgreich umzusetzen, ist definitiv ein großer Schritt in Richtung „zeitgemäßes Arbeiten“ getan. Ich bin auch davon überzeugt, dass solch ein zugegebenermaßen einschneidender Wandel weit über die Pandemie hinaus einen beträchtlichen Impact auf den Erfolg eines Unternehmens und die Zufriedenheit der Mitarbeiter haben wird. Ob ein Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell anbietet oder nicht, wird dann zukünftig sicherlich auch ein wichtiges Argument für stark umkämpfte Fachkräfte sein, für welchen neuen Arbeitgeber sie sich entscheiden. Es findet momentan ein elementarer Paradigmenwechsel statt: Durch neue hybride Arbeitsmodelle werden Unternehmen auf Dauer noch mehr Vertrauen zu ihren Mitarbeitern aufbauen müssen und so gleichzeitig auch die Beziehungen zueinander stärken. Ich glaube, dass die intrinsische Motivation und das Verantwortungsbewusstsein der Belegschaft, durch genau dieses Vertrauen von Seiten der Unternehmen, gefestigt werden.

Bildquelle: Vinted