Zentrales Reisemanagement

Geschäftsreisen kontrolliert buchen

Nicht selten werden verbindliche Richtlinien im Travel Management von Mitarbeitern aus Unwissenheit oder Bequemlichkeit nicht beachtet oder umgangen werden. Wir sprachen darüber mit Jens Schneider, Product Marketing Director bei der SAP-Tochter Concur, einem Anbieter von Apps für die Verwaltung von Geschäftsreisen.

Jens Schneider, Concur

„Die Reisekostenabrechnung mittels mobiler App bereits am Flughafen oder im Zug zu erledigen, ist schon Alltag", berichtet Jens Schneider.

Herr Schneider, Sie haben eine neue Lösung für das Reise-Management herausgebracht. Welches Problem adressieren damit?
Jens Schneider:
Laut einer aktuellen Studie der Global Business Travel Association (GBTA)1 buchen 35 Prozent der Geschäftsreisenden direkt auf den Anbieterseiten und nutzen somit nicht die oftmals vorgeschriebenen Buchungssysteme der Unternehmen. Dies bedeutet für die Travel Manager einen Buchungs- und Kontrollverlust, da ihnen nicht zeitnah alle Daten vorliegen. Es kann außerdem die Unternehmensausgaben zusätzlich strapazieren, da entweder aufgrund der fehlenden Umsätze nicht die optimalen Firmenraten verhandelt werden können oder Mitarbeiter die besseren Firmenraten aufgrund verschiedener Buchungswege nicht ausnutzen.

Mit unserer Technologie namens Triplink wollen wir die Integration aller Reisebestandteile über alle Kanäle hinweg ermöglichen, indem automatisch sämtliche Buchungen von verschiedenen Anbietern und Quellen aggregiert und die Daten in einen gemanagten Prozess überführt werden, und das fast in Echtzeit. Geschäftsreisende können also problemlos auf den Anbieterseiten buchen, während ihre Reisedetails automatisch in das Concur-Abrechnungssystem fließen.

Das Ziel ist also die Rückgewinnung der Transparenz?
Schneider:
Obwohl die Geschäftsreisenden auf ihren präferierten Seiten buchen können, gelangen die Daten in einen gemanagten Unternehmensprozess. Für Reiseplaner bedeutet es, dass sie stets den kompletten Überblick über alle Kosten behalten. Dadurch, dass sie die aktuelle Anzahl der Buchungen bei jedem Anbieter kennen, können sie zudem bessere Firmenrabatte aushandeln. Die Finanzabteilung erhält mehr Planungssicherheit, denn sie erhält alle geplanten bzw. alle anfallenden Kosten zeitnah und nicht erst, nachdem der Mitarbeiter die Reisekostenabrechnung abgegeben hat.

Eingebundene Reisebüros können ebenfalls Einblick in die Reiseplanung von Mitarbeitern bekommen, so dass sie die Reisenden unterstützen können, auch wenn eine Reise nicht über sie gebucht wurde. Dies kann dann hilfreich sein, wenn ein Mitarbeiter ein Problem nicht online lösen kann oder will.

Zu guter Letzt spielt auch das Thema „Compliance“ hinein: Durch die
Echtzeitkontrolle wird wahrscheinlicher, dass die hinterlegten Reiserichtlinien eingehalten werden – auch wenn die Buchung außerhalb der firmeninternen Buchungssysteme getätigt wurde.

Wie geschieht die Überführung sämtlicher Buchungsquellen von Drittanbietern in das Concur-System technisch?
Schneider:
Buchungsdaten werden entweder durch direkte Lieferanten-anbindungen in Form einer gemeinsamen technischen Schnittstelle oder durch Weiterleiten der Buchungsbestätigung an den Concur-Account erfasst. Im letzteren Fall werden die E-Mail-Bestätigungen ins System durch Concurs Parsing Engine inkludiert.

Um eine direkte Verbindung zu einem Anbieter herzustellen, verlinken Mitarbeiter ihren Account mit ihrem Kundenkonto eines TripLink-Partners (Fluggesellschaft, Hotelkette oder Mietwagenanbieter). Ist keine Direktverbindung verfügbar, können Mitarbeiter die Reservierungs- oder Buchungsbestätigung einfach via E-Mail an weiterleiten.

Wie werden die „Travel Manager“ eigentlich gewahr, auf welchen Portalen sich die Reiselustigen tummeln, um zu buchen?
Schneider:
Wenn die Geschäftsreisenden nicht über das Unternehmensportal buchen, ist es für den Travel Manager schwierig nachzuvollziehen, auf welchen Portalen ihre Geschäftsreisenden buchen. Oftmals sehen sie das dann erst hinterher in der Abrechnung. In jedem Fall empfiehlt sich also eine Reiserichtlinie, in der geregelt ist, wo und zu welchen Konditionen gebucht werden darf. Oftmals gibt es ja ausgehandelte Firmenrabatte bei den Anbietern. Das ist also der erste Schritt zu Compliance. Mit Triplink wird der Prozess noch weiter automatisiert, die Reisekostenrichtlinie wird automatisch eingehalten – egal, wo gebucht wird.

Dies ist ein Artikel aus unserer neuen Print-Ausgabe. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo frei Haus.

Haben Unternehmen im Rahmen von Geschäftsreisen nicht auch eine Fürsorgepflicht?
Schneider:
Politische Krisen, Naturkatastrophen, aber auch gesundheitliche Risiken können die Sicherheit der Geschäftsreisenden beeinflussen. Arbeitgeber haben besagte Fürsorgepflicht gegenüber Mitarbeitern und müssen die Sicherheit auf Geschäftsreisen aktiv gewährleisten, indem sie beispielsweise über die Rahmenbedingungen am Reiseziel informieren oder sogar ärztliche Betreuung (Impfungen, Gesundheitszustand) anweisen. Buchen Mitarbeiter direkt auf Anbieterseite und nicht über das Unternehmenssystem, ist es für Reiseplaner oftmals nicht möglich, nachzuvollziehen, wo sich die Geschäftsreisenden aufhalten oder planen hinzureisen.

Wie sieht die Zukunft von automati-sierten Lösungen für das Geschäftsreise-management aus?
Schneider:
Die Buchungs- und Abrechnungsprozesse in Unternehmen werden aufgrund der steigenden Anzahl an mobilen Apps und der sich ändernden Reisebedürfnisse der Mitarbeiter immer komplexer. Dementsprechend bedarf es automatisierter Lösungen, die Informationen und Ausgaben einfach und schnell erfassen. Laut einem aktuellen IDC Reports2 konnten Unternehmen ihre Wertschöpfung durch die Automatisierung der manuellen Reisekostenprozesse erheblich steigern. IDC schätzt, dass diese Unternehmen innerhalb von drei Jahren im Durchschnitt rund 2,5 Mio. Euro (50.300 Euro pro 100 User) einsparen. Dies betrifft die Reduzierung der Zeit, die Mitarbeiter für die Planung und Abrechnung ihrer Geschäftsreisen benötigen, aber auch die Kosteneinsparungen durch mehr Transparenz und höhere Compliance-Raten mit Reiserichtlinien.

Welchen Aspekt wird „mobile Technologie“ zukünftig einnehmen?
Schneider:
Die Reisekostenabrechnung mittels mobiler Apps bereits am Flughafen oder im Zug zu erledigen, ist schon Alltag. Der Übergang zwischen privaten und beruflichen mobilen Geräten sowie den genutzten Applikationen und Nutzerverhalten sind fließend.

Das Besondere an dieser Entwicklung ist die signifikante Veränderung der Rahmenbedingungen für etablierte Bestell- und Abwicklungsprozesse. Denn durch die einfache Nutzung sehr leicht zu bedienender Apps verlagert sich die Einkaufsentscheidung für Reiseleistungen von einer zentralen Rolle auf den jeweiligen Reisenden, der flexibel nach seiner aktuellen Situation entscheidet. Laut IDC haben im Jahr 2015 bis zu 1,3 Milliarden Arbeitnehmer mit mobilen Geräten gearbeitet – das sind 37 Prozent aller Angestellten weltweit. 

©2020Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok