Grundpfeiler der medizinischen Versorgungskette

Damit medizinische Lieferketten sicher und zuverlässig sind, spielen viele verschiedene Faktoren eine Rolle, etwa die Diversifizierung der Lieferanten und Zulieferer sowie ein funktionierendes Risikomanagement. Aber auch die Bestellprozesse gehören dazu. Während Krankenhäuser viele Medizinproduktklassen, etwa Implantate oder Prothesen, über Scannersysteme genauestens erfassen und bestellen, müssen Verbrauchsartikel wie persönliche Schutzausrüstung, Büromaterial, Verbandszeug, Desinfektions- und Reinigungsmittel und vieles mehr oftmals über aufwändige Anforderungsprozesse bestellt werden. Teilweise sind diese sogar noch papierbasiert: Dann füllt das Pflegepersonal sogenannte „Hitlisten“ – in der Regel Vordrucke häufig bestellter Artikel – aus, faxt diese an den zentralen Einkauf, wo sie wiederum als Anforderung händisch in das Warenwirtschaftssystem eingegeben werden. Dabei gibt es gleich mehrere potenzielle Fehlerquellen; der Prozess ist zudem zeitaufwändig.

Haben Kliniken elektronische Bedarfsanforderungssysteme im Einsatz, sind diese vielfach nicht für den Einsatz im Krankenhaus entwickelt und daher meist auch nur eine Kompromisslösung. Dabei bietet der Markt spezialisierte und auch mobile Anforderungssysteme für Kliniken oder Gesundheitseinrichtungen, die wie Webshop-Lösungen konzipiert sind und sich leicht integrieren lassen. Sie vereinfachen Anforderungsprozesse, sind für das Personal unkomplizierter und lassen sich kontrolliert steuern. Mit der Lösung Procure Bedarfsanforderung von GHX beispielsweise können Einkaufsabteilungen im Vorfeld Hitlisten für die jeweilige Station definieren, Nutzerprofile anlegen, Ausgabegrenzen festsetzen, Kostenstellen hinterlegen und Freigabe-Workflows einrichten. Die Anforderung selbst ist wie das Bestellen im bekannten Online-Shop und erfolgt bequem über ein Tablet, einen Stations-PC oder auch durch das Scannen eines Barcodes mithilfe eines Android-/iOS-basierten Scanners. Im zentralen Einkauf lassen sich die Anforderungen dann bündeln und somit auch nachgelagerte Prozesse wie externe Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen optimieren.

Elektronische Prozesse brauchen konsistente Daten

Damit jedoch elektronische Bestellsysteme überhaupt funktionieren, müssen Kliniken auf der einen und Lieferanten auf der anderen Seite mit korrekten Stamm- und Artikeldaten arbeiten. Häufig ist es aber so, dass die Stammdaten bereits im Kliniksystemsystem fehlerhaft sind bzw. nicht konform mit dem Lieferantenformat eingepflegt wurden. Falsch dokumentierte Verpackungsstufen, nicht vorhandene oder inkorrekte EAN/GTINs, fehlende Herstellerangaben, fehlende oder falsche Lieferantenartikelnummern oder unklare Produktinformationen verursachen Störungen im Bestellvorgang. Das führt zu einem personellen Aufwand, da Daten nochmal manuell abgeglichen und Bestellungen teilweise neu ausgelöst werden müssen. Im schlechtesten Fall führt es zu massiven zeitlichen Verzögerungen, mit potenziell negativen Auswirkungen auf die Patientenversorgung. Außerdem steigen die Prozesskosten.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Damit die richtigen Medizinprodukte zur rechten Zeit beim Patienten ankommen, sind einerseits durchgängige und medienbruchfreie Prozesse, andererseits korrekte und konsistente Daten erforderlich. Beides sind nicht die einzigen, aber wichtige Grundpfeiler für eine effiziente und sichere medizinische Versorgungskette. Erst dann können mobile und moderne Bestellsysteme ihren tatsächlichen Nutzen bringen und die Prozesse vereinfachen.

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