Auf der Flucht vor Corona

Guten Morgen Home Office!

Wie schnell auf einmal Digitalisierung möglich ist, zeigt die aktuelle Corona-Krise. Niemals zuvor haben Unternehmen in kürzester Zeit die technischen Rahmenbedingungen geschaffen und ihre Arbeitnehmer ins Home Office geschickt. Bei der Einrichtung eines Modern Workspace sollten allerdings einige Dinge berücksichtigt werden.

Faru im Home Office am Laptop

Diejenigen, die schon vor der Corona-Krise auf „New Work“ eingestellt waren, dürften jetzt profitieren.

Aufgrund der aktuellen Situation rücken Themen wie flexibles Arbeiten und Home Office immer mehr in den Fokus der Öffentlichkeit. Die Ausbreitung des Coronavirus drängt Unternehmen förmlich dazu, möglichst remote zu arbeiten, wenn es ihre Branche zulässt, um so das Ansteckungsrisiko zu verringern. Gerade jetzt zeigt sich also, dass die Cloud-basierte Digitalisierung des Arbeitsplatzes das A und O ist, um weiter handlungsfähig zu bleiben. „Wenn Mitarbeiter plötzlich aufgrund von Home Office, Reisebeschränkungen etc. nicht mehr in ihrem gewohnten Unternehmenskontext bzw. IT-Umfeld erreicht werden können, braucht es digitale Kanäle und Mechanismen, um ohne Unterbrechungen den Geschäftsbetrieb weiter aufrechtzuerhalten und aus Sicht der Unternehmenskommunikation und Führungskräfte auch wirklich alle Mitarbeiter schnell zu erreichen“, bekräftigt denn auch Lutz Hirsch, CEO von Hirschtec.

Diejenigen, die schon vor der Corona-Krise auf „New Work“ eingestellt waren, dürften jetzt profitieren. Doch bei zahlreichen Unternehmen fehlte bisher die Notwendigkeit, aus dem Home Office arbeiten zu müssen, daher haben sie das Thema grundsätzlich vernachlässigt. So müssen sie jetzt nicht nur an der Bereitstellung entsprechender Tools und Infrastrukturen arbeiten, sondern gerade auch am Mindset der Mitarbeiter, gibt Tobias Hagenau, Geschäftsführer der HQLabs GmbH und Gründer von Awork, zu bedenken.

Auch wenn es nach Meinung von Oliver Blüher in deutschen Unternehmen noch immer einen gewissen Hang zur Präsenz der Mitarbeiter im Büro gibt, „hat ein Umdenken bereits stattgefunden, was auch dringend notwendig war“, so der Deutschland-Chef von Slack. Digitalisierung sei nicht mehr wegzudenken – Trends wie Bring Your Own Device (BYOD) und mobile Arbeitsplätze würden einfach dazugehören. Der Ruf nach einer moderneren und zeitgemäßen Arbeitsweise werde immer lauter. Der Grund? Ein immer größerer Anteil der Belegschaft besteht inzwischen aus Digital Natives, die besonderen Wert auf einen flexiblen, effizienten und transparenten Arbeitsplatz legen. Die digitale Entwicklung ist also unumgänglich und wird nun durch Corona zusätzlich befeuert.

Bisherige Bremsfaktoren

Neben der Angst vor zu hohen Kosten für die digitale Nachrüstung und vor möglichen Sicherheitsrisiken dürfte vor allem der vermeintliche Kontrollverlust ein großer Bremsfaktor für das Einführen von Home-Office-Regelungen bei vielen Unternehmen sein. „Sind die Mitarbeiter nicht im Büro, wirken sie für Vorgesetzte oder auch Kunden zum Teil nicht greifbar oder erreichbar. Das ist sicherlich für einige Unternehmen der ausschlaggebende Faktor“, so Mark Strassmann, Senior Vice President und General Manager für UCC bei Logmein. Ganz ähnlich sieht es Tobias Hagenau: „Viele Arbeitgeber haben Angst vor Kontrollverlust oder davor, dass Mitarbeiter im Home Office weniger produktiv sind.“ Dies sei grundsätzlich aber nicht der Fall. Es werde lediglich ein bisschen dauern, bis alle Prozesse rund liefen und man auch von zuhause aus so richtig produktiv arbeiten könne.

Durch die aktuelle Corona-Krise ist Home Office für viele Unternehmen zu einer Notwendigkeit geworden. „So werden Geschäftsreisen auf Eis gelegt, wenn sie für das Geschäft nicht unerlässlich sind, und persönliche Kontakte zwischen Kollegen oder Treffen mit Partnern sind aufgrund der Regelungen zum Social Distancing fast unmöglich“, beschreibt Strassmann die derzeitige Situation. Dank Home Office könne das Tagesgeschäft aber so gut wie möglich am Laufen gehalten werden. „Darüber hinaus haben die Mitarbeiter nun mehr Zeit für das Familienleben, da lange tägliche Pendelzeiten und Fahrten, die oft ein Zeitfresser für das Familienleben sind, wegfallen“, zählt der Experte einen weiteren Vorteil auf. Und: „Der positive Nebeneffekt ist, dass der CO2-Fußabdruck von Unternehmen durch weniger Geschäftsreisen reduziert wird.“ Die Natur könne sich also in diesen schwierigen Wochen oder Monaten erholen.

Auch Lutz Hirsch, der zwar selbst nie ein Anhänger des Home Office war, da ihm gerade beim Aufbau seiner Agentur sonst der Teamgeist und der Kontakt zu den Mitarbeitenden gefehlt hätte, kennt die Vorteile der Telearbeit: Dank der ortsunabhängigen, virtuellen Zusammenarbeit in Heimarbeit könne man den Arbeitsalltag flexibel gestalten, effizient und effektiv zusammenarbeiten und schnell entscheidungs- und handlungsfähig bleiben – nicht nur in der Krisensituation, sondern auch im Falle von externen Terminen oder ganz klassisch, wenn zu Hause Handwerker oder ein krankes Kind betreut werden müssen.

Laut Oliver Blüher sollte man dabei die Heimarbeit und die Arbeit im Büro nicht in ein Konkurrenzverhältnis setzen. „Vielmehr sollte Home Office als zusätzlicher Nutzen für das Tagesgeschäft verstanden werden“, so der Experte. „Arbeitnehmer können flexibel von zuhause arbeiten, wenn sie beispielsweise einen privaten Termin haben oder ein Streik die öffentlichen Verkehrsmittel lahmlegt.“ Die Arbeitgeber wiederum können sich somit auf die Arbeitskraft ihrer Angestellten verlassen, selbst wenn die Anwesenheit im Büro durch äußere Umstände verhindert wird.

Einrichtung schnell gemacht?

Mit welchem Aufwand die Umsetzung eines modernen Home-Office-Arbeitsplatzes verbunden ist, lässt sich laut Lutz Hirsch pauschal nicht beantworten. Der Begriff „Home Office“ umfasse ja neben der Ausstattung der Mitarbeiter mit entsprechender Hardware (z.B. Laptops, Smartphones und Headsets) und einer Cloud-basierten Anwendungsumgebung (z.B. Office 365 oder SAP in der Cloud) auch die Bereitstellung eines physikalischen Arbeitsplatzes, die Sicherstellung des Arbeitsschutzes sowie des Datenschutzes und die Möglichkeit, das Home Office auch aus Sicht des Arbeitgebers bzgl. dieser Punkte zu überprüfen. „Wenn man das für alle Mitarbeiter umsetzen möchte, steigt der Aufwand natürlich enorm“, so der CEO. Für die Light-Version des „aus der Ferne Arbeitens“ könne man aber heute schon in wenigen Tagen mit den Cloud-basierten Lösungen der Software-Anbieter loslegen.

Ähnlich sieht es Frank Kirsch, Head of Collaboration Solutions bei Avaya Germany: „Gerade Telefonie- und Kollaborationslösungen aus der Cloud lassen sich sehr einfach und innerhalb kurzer Zeit installieren.“ Darüber hinaus könnten Lösungen aus der Public Cloud stets an die aktuellen Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden, da sie flexibel skalierbar seien. Es gebe keinen Grund, wegen fehlender betrieblicher Ressourcen oder mangels IT-Know-how auf moderne Kommunikationsmittel zu verzichten.

Nach Meinung von Tobias Hagenau müssen für die Home-Office-Arbeit „nur“ vier Dinge vorhanden sein: ein richtiger Arbeitsplatz – was auch eine Arbeitsecke sein kann, wenn kein separater Raum zur Verfügung steht –, ein Projektmanagement-Tool zur Zusammenarbeit im Team, ein Tool zum Chatten sowie ein Tool für Videokonferenzen. „Wer ein Channel-basiertes Messaging-Tool nutzt, in das die meisten gängigen Arbeitsprogramme nahtlos integriert werden können, dem reichen schon ein Laptop und eine stabile Internetverbindung für einen funktionierenden Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden“, ergänzt Oliver Blüher.

Die Auswahl an Lösungen, die das Remote-Arbeiten erleichtern, ist dabei vielfältig. Und oft werden Nutzer, die sich zum ersten Mal damit beschäftigen, von neuen Lösungen abgeschreckt – genau wie das bei der erstmaligen Nutzung von E-Mails der Fall war. „Viel wichtiger sind für mich jedoch bestimmte Eigenschaften, die ein solches Tool haben sollte, um damit den Arbeitsalltag bestmöglich zu meistern“, betont Blüher. „Intuitive Handhabung und eine gewisse Anpassungsfähigkeit sind extrem wichtig. Zudem werden im Arbeitsalltag oft viele verschiedene Tools und Programme genutzt. Unser Ansatz ist hier Integration.“ So könnten etwa mit einer Channel-basierten Messaging-Plattform wie Slack verschiedene Apps wie Google Drive, Dropbox, Trello oder auch Salesforce und Hubspot integriert werden. Die Mitarbeiter hätten alles an einem Ort, eine Art „Kommandozentrale“, um Aufgaben abzuarbeiten und die Zusammenarbeit auf die nächste Ebene zu bringen.

Herausforderungen und Probleme

So ganz ohne Stolpersteine kommt die Einrichtung eines mobilen Arbeitsplatzes aber nicht aus. Bis die richtigen Tools ausgewählt und bei allen Mitarbeitern eingerichtet sind bzw. reibungslos funktionieren, kann es eine Weile dauern. Hier muss man anfangs geduldig bleiben und sich erstmal an das neue Setting gewöhnen. Und man sollte natürlich darauf achten, „dass jeweils geprüfte Tools und Werkzeuge eingesetzt werden“, betont Tobias Hagenau. Denn nicht alle Systeme bieten Serverstandorte in Deutschland bzw. in der EU an und nicht alle erfüllen die notwendigen Vorgaben.

Die Entscheidung für die passende Software sei eine erste wichtige Hürde, bestätigt auch Lutz Hirsch: „Die Software sollte genau zum Unternehmen und seinen spezifischen Bedürfnissen passen.“ Daher sollten im Vorfeld zunächst folgende Fragen geklärt werden: Welche genauen Anforderungen haben wir und welche Anwendungsfälle soll die neue Lösung abdecken? Wie lässt sie sich in die bestehende Infrastruktur einbinden? Gibt es bereits eine Cloud-basierte Arbeitsumgebung oder soll eine Migration in die Cloud erfolgen? Wer übernimmt das Hosting? Ist die Hardware-Ausstattung auf die Umstellung ausgelegt? Alle diese Fragen zielen auf eine reibungslose technische Umsetzung ab. Kommen am Ende allerdings zu viele verschiedene Tools und Lösungen beim Remote-Arbeiten zum Einsatz, erhöht deren Nutzung das Risiko von Missverständnissen und Informationsüberflutung. „Das Hin- und Herspringen zwischen den zahlreichen Tools kostet einfach sehr viel Zeit, ist oftmals demotivierend und trägt in keiner Weise dazu bei, effizient zu arbeiten“, warnt Oliver Blüher.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 05-06/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo. 

Ein weiteres Hemmnis könnten die Bandbreite und Konnektivität darstellen: Da die IT-Abteilungen der Unternehmen mit dem Coronavirus ebenfalls auf eine Belastungsprobe gestellt werden und in den meisten Ländern sehr plötzlich die Arbeit an einem entfernten Standort in Betracht gezogen werden muss, sollten sie natürlich prüfen, „ob ihre Firmen-VPNs in der Lage sind, eine große Anzahl von Mitarbeitern an entfernten Standorten zu unterstützen“, erklärt Mark Strassmann. Nur so könnten Probleme mit der Bandbreite und Konnektivität vermieden werden.

Nicht zuletzt könnte das Thema „Sicherheit“ beim Remote-Arbeiten zur großen Herausforderung werden – insbesondere, weil plötzlich viele unterschiedliche Geräte an verschiedenen Standorten zum Einsatz kommen (oftmals auch Privatgeräte) und auf die Unternehmensserver zugreifen müssen. Hier rät Kirsch, dass sich alle Mitarbeiter über virtuelle private Netzwerke (VPN) ins Firmennetzwerk einwählen sollten, um auch von unterwegs bzw. daheim eine sichere Verbindung zu nutzen. Hierfür gebe es verschiedene Anbieter, die meist per App die Punkt-zu-Punkt-Verbindung von einem Client zum VPN-Server aufbauen.

Neue Formen der Zusammenarbeit

Schlussendlich zeigt die derzeitige Corona-Krise, wozu wir technisch in der Lage sind. „Auf einmal arbeiten viele Teams aus dem Home Office, und siehe da: Es klappt!“, stellt Tobias Hagenau fest und ist überzeugt: „Die Strukturen, die jetzt entstehen, bleiben auch weiterhin erhalten.“ Seiner Ansicht nach werden in Zukunft mehr Leute von zuhause oder unterwegs aus arbeiten. Außerdem werden viele Business-Trips durch Videokonferenzen ersetzt werden.

„Der Digital Workplace wird sich immer mehr zum Innovationstreiber für Unternehmen entwickeln, den entscheidenden Wettbewerbsvorteil ausmachen und vor allem einen langfristigen und nachhaltigen Geschäftserfolg sichern“, blickt auch Lutz Hirsch positiv in die Zukunft. Durch zeit- und ortsunabhängige virtuelle Zusammenarbeit würden es Unternehmen nicht nur schaffen, auch in Ausnahmesituationen wie der jetzigen handlungsfähig zu bleiben. Die moderne Art der Kommunikation und Zusammenarbeit werde sich auch erheblich auf die eigene Arbeitgeberattraktivität sowie die Gewinnung und Bindung junger Talente auswirken. Ähnlich sieht es Oliver Blüher: „Vor allem die neue Generation von Arbeitnehmern wird die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, neugestalten.“ Für Unternehmen werde es jetzt und in Zukunft wichtig sein, sich mit den neuen Formen der Zusammenarbeit intensiv auseinanderzusetzen, um so ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus

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