25.07.2022 Smart per App

Hilfe für kleine Flotten

Von: Georg Thoma

Digitale Flottenlösungen sind längst nicht nur etwas für Großunternehmen. Denn schon bei einer geringen Zahl an Firmenfahrzeugen lohnt es sich, Fuhrparkprozesse zu digitalisieren und sie somit einfacher, transparenter und effizienter zu gestalten – beispielsweise per App.

Spezielle Digitalisierungslösungen können bei der Koordination des Fuhrparks gezielt unterstützen.

Ein Blick in den Arbeitsalltag: Viele kleine und mittelständische Unternehmen verwalten ihre Flotten noch mithilfe von Excel-Listen und haben wichtige Dokumente in Papierform im Ordner abgelegt. Diese Arbeitsweise ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für Fehler. Die Tätigkeit wird nicht selten von einem Mitarbeiter in Personalunion übernommen – neben vielen weiteren Verantwortlichkeiten.

Digitalisierung – so geht’s

Abhilfe schaffen hier spezielle Digitalisierungslösungen, die bei der Koordination des Fuhrparks gezielt unterstützen. Unternehmen mit kleinen oder mittleren Flotten haben jedoch oft Berührungsängste. Zu ihren Bedenken zählen neben hohen Implementierungs- und Betriebskosten auch eine überdimensionierte Komplexität der IT-Anwendung. Das muss nicht sein: Eine App mit allen relevanten Grundfunktionalitäten kann bereits Mehrwerte bei der Verwaltung der Flotte liefern und stellt somit eine ideale Einstiegslösung für die Digitalisierung des Fuhrparks dar. Mit ihr lassen sich Prozesse automatisieren und Workflows optimieren.

Entscheidend ist, dass die App einfach zu bedienen ist – sowohl für Flottenmanager als auch für die Fahrer, die tagtäglich mit ihren Dienstwagen unterwegs sind. Im Dashboard sollte es möglich sein, in wenigen Schritten Fahrzeuge mitsamt ihren Stammdaten sowie die jeweiligen Fahrer anzulegen und anstehende Termine wie die nächste Hauptuntersuchung (HU) oder Unfallverhütungsvorschrift-Prüfung (UVV) einzutragen.

Ist dies geschehen, dient die App dem Flottenmanager als zentrale digitale Datenbank, in der er schnell Details zu sämtlichen Fuhrparkeinheiten einsehen und Prozesse verwalten kann. Idealerweise liefern Statistiken und Grafiken eine ganzheitliche Übersicht zum aktuellen Stand der Flotte. Wichtige Termine rund um Wartungsintervalle, Räderwechsel oder gesetzliche Fristen geraten dank Erinnerungsfunktion nicht in Vergessenheit. Dabei sollte sich die Vereinbarung eines entsprechenden Werkstatttermins direkt innerhalb des Systems an den jeweiligen Flottenfahrer delegieren lassen. Auch rechtlich sind Fuhrparkverantwortliche auf der sicheren Seite, da sie den jährlich vorgeschriebenen UVV-Check oder andere Kontrollen nie aus den Augen verlieren.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 03-04/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Intelligenter Wegbegleiter

Eine App, wie beispielsweise die von ATU bereitgestellte Lösung, bringt neben den Pluspunkten für Manager aber auch Vorteile für den Flottenfahrer mit sich, da sie ihn unterwegs bei Routineaufgaben unterstützt. So ermöglichen digitale Funktionen z.B. die direkte Meldung von Unfallschäden an den Fuhrparkmanager. Auch die automatisierte Weitergabe von digitalen Belegen erleichtert dem Fahrer die Arbeit. Unternehmen, welche die Digitalisierung ihrer Prozesse nach oben skalieren möchten, können je nach Bedarf Module einer Flottenmanagement-Lösung hinzuziehen und somit die digitale Verwaltung ihres Fuhrparks weiter professionalisieren.