Mit Smartphone und Tablet auf der Baustelle

Integrierte Kommunikation am Bau

Auf dem Bau erleichtern Smartphones und Tablets nicht nur die Kommunikation, auch zur mobilen Zeiterfassung und Lohnabrechnung kommen sie zum Einsatz.

  • Wer arbeitet mit wem im Team und welche Maschinen und Geräte werden eingesetzt? Antworten erhalten Vorarbeiter, indem die Tagesplanung auf das jeweilige Smartphone gesendet wird.

  • Vorarbeiter sind per Smartphone in der Lage, alle für die Lohnabrechnung relevanten Informationen sowie Zeiterfassung, Maschinen- und Geräteberichte tagesaktuell zu erfassen und direkt an die Kollegen in der Buchhaltung zu übergeben.

Vom Vorabeiter über die Disposition und Bauleitung bis hin zum Controlling: Eine integrierte Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen eines Bauunternehmens kann gerade in Zeiten von einer immer größeren Anzahl an Projekten, die in immer kürzeren Zeitfenstern abgewickelt werden müssen, wettbewerbsentscheidend sein. Mobile Endgeräte wie Tablet-PCs oder Smartphones mit entsprechenden Applikationen, wie sie etwa die Connect2Mobile GmbH & Co. KG anbietet, sollen hier Abhilfe schaffen – denn so können Arbeitsprozesse wie etwa Zeiterfassung, Erstellung eines Bautagebuchs oder auch Maschinenberichts zeitnah und ortsunabhängig durchgeführt werden.

Tagesplanung auf Knopfdruck

In der Regel ermitteln Disponenten die Tagesplanung für jeden einzelnen Vorarbeiter telefonisch. Dabei werden Fragen wie „Wer arbeitet an welchem Einsatzort?“, „Welche Vorarbeiter bilden ein Team?“ oder „Welche Maschinen und Geräte kommen zum Einsatz?“ geklärt. Telefonate wie diese können jedoch langwierig sein, da auch stets mit Änderungen auf den Baustellen vor Ort zu rechnen ist. Beispielsweise im Krankheitsfall oder wenn Maschinen und Geräte defekt sind. Disponenten und Vorarbeiter fassen dabei immer wieder nach, um stets auf dem aktuellen Informationsstand zu bleiben.

Hierbei wird oft mehr Zeit mit Telefonieren verbracht, als produktive Arbeit auf der Baustelle geleistet werden kann. Dabei gilt: Je größer die Anzahl der Projekte, desto mehr Zeit verbringen die Mitarbeiter mit Telefonieren. Einfacher – und vor allem schneller – kann es funktionieren, wenn Disponenten die Tagesplanung paketiert an die Smartphones oder Tablets der Vorarbeiter übertragen. Jeder Vorarbeiter weiß sofort über seinen Einsatzort, die entsprechenden Maschinen und Geräte sowie Kolleginnen und Kollegen Bescheid, die ihn bei seiner Aufgabe unterstützen sollen. Und telefonisches Nachfassen bei Disponent, Vorarbeiter und Bauleitung entfällt.

Vorarbeiter kommunizieren ihre täglich absolvierten Leistungen wie Stunden oder den Einsatz von Geräten und Maschinen in der Regel über Belegzettel. Zu dieser „Zettelwirtschaft“ zählen außerdem Entnahmescheine, Versandscheine sowie ein Bautagesbericht. Ein baustellenüblicher Arbeitsvorgang, der am Ende oft verspätete oder ungenaue Abrechnungen zur Folge haben kann. Zunächst werden Informationen immer wieder mehrfach von den Vorarbeitern erfasst, was nichts Ungewöhnliches bei einer händischen Arbeitsweise darstellt. Das Problem ist vielmehr: Im Büro merkt oft niemand etwas, bis eine potentiell fehlerhafte Bauabrechnung erfolgt ist. Denn nicht alle Baustellen befinden sich in unmittelbarer Nähe zum Firmengebäude des Unternehmens. Daher kann es teilweise dauern, bis alle Zettel bei der Verwaltung angekommen sind.

Erst, wenn sämtliche Berichte vorliegen, können Lohnbuchhaltung und Abrechnung erfolgen. Zum 10. jedes Monats endet die Frist für die Lohnabrechnung – kein Wunder also, dass es in Bauunternehmen zum Monatsbeginn oft hektisch wird, damit die Frist geschafft werden kann. Und Hektik ist in der Regel immer ein Risikofaktor für Abrechnungsfehler – eine nachträgliche Korrektur kostet Zeit und Geld.

Smartphone ersetzt Zettel

Ersetzt hingegen das Smartphone den bzw. die Zettel, sind Vorarbeiter in der Lage, alle für die Lohnabrechnung relevanten Informationen sowie Zeiterfassung, Maschinen- und Geräteberichte tagesaktuell zu dokumentieren und direkt an die Kollegen in der Buchhaltung zu übergeben. Da sie die Tagesplanung bereits am Morgen vor Arbeitsbeginn vom Disponenten erhalten haben, genügt es, lediglich wenige Informationen, z.B. ihre Stundenzahl, am Ende des Tages individuell anzupassen und diese per „Sendeknopf“ zu verschicken.

Alle erforderlichen Daten und Berichte stehen Lohnbuchhaltung, Geräteabrechnung, Bauleitung und dem Controlling somit direkt zur Verfügung. Zusätzlich sind die Daten vorkontiert und gebucht; eine Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung erfolgt außerdem automatisch. Auch die Spesenabrechnung muss fortan nicht mehr manuell erfolgen. Sie wird vom System automatisch errechnet – einzig eine Sichtprüfung führt die jeweilige Abteilung noch durch.

Ein Smartphone kann noch weitere Vorteile gegenüber der Arbeitsweise mit Zetteln bieten: So können etwa Baufortschritte fotografisch dokumentiert werden. Schließlich ist es in der Baubranche nicht ungewöhnlich, dass Wochen oder Monate später Informationen aus zuvor realisierten Projekten, z.B. aus vorausgegangenen Bauabschnitten, für die weitere Planung erforderlich sind. Einmal in der Datenbank abgelegt, sollen solche Baustellenfotos bei der Beweissicherung helfen und können somit als wertvoller Sicherheitsaspekt dienen.
 

Bildquelle: Connect2Mobile

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