30.05.2017

Keine E-Mails mehr nach Feierabend!

Von: Lea Sommerhäuser

In kleineren Unternehmen regelt sich das Thema „ständige Verfügbarkeit“ meist im Miteinander, in Konzernen ist das häufig strikt geregelt und teilweise wie bei Volkswagen technisch reglementiert. „Dort wird beispielsweise das E-Mail-Postfach nach Feierabend gesperrt“, weiß Dirk Cosmar, Director Technology bei Queospark.

Dirk Cosmar, Queospark

„Stolpersteine gibt es viele“, weiß Dirk Cosmar, Director Technology bei Queospark. „Das fängt bei fehlenden Strategien an, wo mobile Lösungen einen Mehrwert bieten, und wie sie am besten in bestehende Prozesse eingebunden werden können.“

Herr Cosmar, welche Unternehmensprozesse müssen Ihrer Ansicht nach heutzutage mobil abgebildet werden können?
Dirk Cosmar:
Müssen ist ein hartes Wort, aber alle Unternehmensprozesse, die nicht an einen festen Ort gebunden sind, profitieren vom Thema „Mobile“. Insbesondere natürlich da, wo Laptops als Vertreter klassischer mobiler Technologien ihre Schwächen haben. Es ist eben ein Unterschied, ob ein Vertriebsmitarbeiter im Kundengespräch mit einem Laptopmonitor eine Barriere aufbaut oder direkt dem potentiellen Kunden per Touch alles Wichtige interaktiv auf einem Tablet zeigt und dabei bereits im Gespräch alle Daten in sein CRM übertragen werden. Solche Beispiele gibt es in allen Branchen – ob Logistik, Industrie oder Handel. Die (Unternehmens-)Welt digitalisiert und vernetzt sich immer mehr und mobile Endgeräte sind der Schlüssel dazu.

BI, ERP, CRM, DMS & Co.: Welche Lösungen sind demnach in mobiler Variante besonders gefragt?
Cosmar:
Häufig geht es einerseits um Benachrichtigungen und das Konsumieren von Informationen. Und das möglichst von überall. Zum anderen geht es aber auch um einen Schreibzugriff auf Daten und da wird es dann spannend. Richtig in die Unternehmensprozesse integriert, hat das einen enormen Einfluss auf Reaktionsgeschwindigkeit und Bearbeitungszeiten. Die Herausforderung dabei ist, dass Bestandssysteme, IT-Infrastruktur und unternehmensspezifische Prozesse sinnvoll miteinander synchronisiert werden müssen, sodass man den Mehrwert mobiler Endgeräte richtig nutzen kann.

Welche Prozesse müssen nicht unbedingt mobil abgebildet werden können und warum?
Cosmar:
Wenn man sich rein auf digitale Möglichkeiten beschränkt, steckt die Antwort bereits im Begriff „mobil“. Also alles, was man unterwegs macht. Alles, was nicht irgendwo fest positioniert ist. Wenn der Einsatzort dagegen ein fest positionierter Arbeitsplatz ist, ist klassische PC-Technik, mit großem Monitor und präzisen Steuerungsmöglichkeiten per Maus und Tastatur, meist die beste Option. Und für viele mobile Prozesse, wie dem Arbeiten von unterwegs, ist auch nach wie vor ein Laptop eine gute Lösung – aber eben nicht überall, wie beispielsweise in einem Kundengespräch, in dem ein Laptop eine Barriere bilden kann.

Was sind generell noch häufige Stolpersteine bei der Einführung mobiler Lösungen im Unternehmen?
Cosmar:
Stolpersteine gibt es viele. Das fängt bei fehlenden Strategien an, wo mobile Lösungen einen Mehrwert bieten, und wie sie am besten in bestehende Prozesse eingebunden werden können. Das beginnt ganz konkret mit der Skepsis in unterschiedlichen Unternehmensbereichen, beispielsweise in Bezug auf Datenschutz und -sicherheit und endet mit offenen Fragen: Was ist die richtige Hard- und Software und wie wird diese in bestehende Unternehmenssysteme integriert? Welche Prozesse müssen reglementiert werden in Bezug auf App-Verwaltung oder System-Updates, um Sicherheitslücken zu vermeiden und die Angriffsfläche für beispielsweise Schadsoftware möglichst klein zu halten? Können Mitarbeiter eigene Geräte benutzen – Stichwort „Bring your own Device“? Dies sind nur einige Fragen, denen sich die IT-Abteilung eines Unternehmens bei der Einführung von mobilen Lösungen stellen muss.

Welche mobilen Endgeräte machen hier im Unternehmenseinsatz am meisten Sinn? Wovon ist die abhängig?
Cosmar:
In den meisten Fällen sind Smartphones und Tablets die beste Wahl. Bei der Frage, ob nun mit Android, iOS oder Windows betrieben, wird die IT-Administration ausschlaggebend sein, inwieweit sie die Geräte in die Unternehmensinfrastruktur einbinden kann (und will) und auch ob das Thema „BYOD“ geklärt ist. In einigen Fällen werden sicher Spezialgeräte mit besonderen Anforderungen an Funktionalitäten oder Robustheit, Datenbrillen oder andere Wearables von Nöten sein, aber das ist eher die Ausnahme.

Was hält das eine oder andere Unternehmen noch davon ab, auf mobile Anwendungen zu vertrauen?
Cosmar:
Zum einen ist es natürlich eine Investition, die mit all ihren Folgekosten nicht unterschätzt werden darf. Ein guter Unternehmer wird das kritisch prüfen, ob und ab wann es sich rechnet. Zum anderen bedeutet es eine Veränderung – und es ist nur menschlich, an Altbewährtem festzuhalten.

Welche Rolle spielen hier die Themen „Datensicherheit“ und „Kontrollverlust“?
Cosmar:
Häufig eine sehr große, und mit Recht sollte gerade auf das Thema „Datensicherheit“ intensiv geschaut werden, da der komfortable Einsatz von mobilen Endgeräten zu Problemen führen kann. Hier kommt genau die Frage nach der Integration in die IT-Infrastruktur zum Tragen, bei der zahlreiche Fallstricke lauern: von der abgesicherten Anbindung ans Unternehmensnetzwerk über immer zu aktualisierende Software-Systeme bis natürlich auch zum aufgeklärten Mitarbeiter. Das Thema „Kontrollverlust“ spielt sicher auch eine Rolle, hat sich bei näherer Betrachtung aber letztendlich seit dem Zeitalter von Akten und Laptops kaum gewandelt. Wichtig sind hier der bewusste Einsatz des Mediums von allen Beteiligten und das Wissen nicht nur über Vorteile, sondern auch über Risiken.

Rund um die Uhr verfügbar sein: Inwieweit kann dies negative Auswirkungen auf einen Mitarbeiter haben?
Cosmar:
Abseits von der persönlichen Einstellung jedes Einzelnen ist das letztendlich eine Frage der Unternehmenskultur. Ist mit der ständigen Verfügbarkeit die Erwartung verbunden, dass der Mitarbeiter auch in seiner Freizeit dauernd reagieren muss, wird das sehr schnell nicht nur zu Frust, sondern auch zu Stresssymptomen und Unzufriedenheit führen. Wenn aber Arbeitgeber und Mitarbeiter sich auf die positiven Seiten fokussieren, wird das für beide Parteien ein Gewinn sein. Häufig wollen beispielsweise Mitarbeiter „tote Zeit“ im Arbeitskontext sinnvoll nutzen, z.B. im Bus oder beim Warten auf den DSL-Techniker zuhause. Das kommt dann auch dem Arbeitgeber zugute.

Was sind hier gute Kompromisse? Wie gehen die Unternehmen tatsächlich mit der „ständigen Verfügbarkeit“ um?
Cosmar:
Es geht weniger um Kompromisse, sondern um klar definierte Erwartungshaltungen, die idealerweise auch individuell geregelt werden können. Der eine trennt stark zwischen Arbeit und Freizeit, in diesen Fällen sollte dies auch der Chef beherzigen. Der andere benötigt Flexibilität, muss vielleicht nachmittags in die Kita, und arbeitet dafür lieber nochmal abends seine E-Mails auf. In kleineren Unternehmen regelt sich das meist im Miteinander, in Konzernen ist das häufig strikt geregelt und teilweise wie bei Volkswagen technisch reglementiert. Dort wird beispielsweise das E-Mail-Postfach nach Feierabend gesperrt.

Bildquelle: Queospark

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