Eine wichtige Rolle

KI am digitalen Arbeitsplatz

Ralf Gegg, Senior Director End User Computing, CEMEA, bei VMware, erklärt im Interview mit MOBILE BUSINESS, warum Künstliche Intelligenz auch im Bereich „Digital Workspace“ eine wichtige Rolle spielt.

Ralf Gegg, Senior Director End User Computing, CEMEA, VMware

„IT-Security sollte von vorneherein Teil des übergeordneten Digital-Workspace-Konzepts sein“, betont Ralf Gegg von VMware.

Herr Gegg, inwieweit haben sich „Modern Workspaces“ bzw. „Digital Workspaces“ bereits in deutschen Unternehmen etabliert?
Ralf Gegg:
Der „Digital Workspace“ findet sich in allen Arten von Unternehmen und über sämtliche Branchen hinweg. Ein digitaler Arbeitsplatz findet sich nicht nur in einer klassischen Büroumgebung, sondern z.B. auch in einem Retail Store, bei dem der Verkäufer mithilfe von mobilen Endgeräten mit genau den Informationen versorgt wird, um Kunden besser zu beraten und dadurch mehr Umsatz zu generieren. Oder in einem Krankenhaus, in dem Ärzte und Klinikpersonal bei der Visite oder abteilungsübergreifend mittels mobiler Endgeräte schneller an wichtige Informationen kommen. Die Durchdringung in deutschen Unternehmen ist quasi flächendeckend, nur die Art des Reifegrads – oder sagen wir der Ausprägung oder die jeweilige Ausgestaltung – ist unterschiedlich.

Worin sehen Sie die Treiber dieser Entwicklungen?
Gegg:
Wir sehen hier ganz klar die Mitarbeiter, also die End User im Unternehmen, als maßgebliche Treiber. Im privaten Umfeld haben sich moderne Technologien enorm schnell verbreitet. Angefangen mit dem Trend BYOD (Bring your own Device) über BYOA (Bring your own App) bis hin zur Forderung für mehr flexibles Arbeiten – sei es zeit-, ort- oder geräteunabhängig – mussten die Unternehmen nachziehen, um diese Entwicklung nicht zu verpassen.

Bei einem modernen Arbeitsplatz geht es ja nicht alleine um die IT, sondern auch um eine Verbesserung der Prozesse. Das zeigt auch unsere aktuelle Untersuchung zum Thema „Digital Employee Experience“, die einen starken Zusammenhang zwischen der digitalen Mitarbeiterzufriedenheit und dem Erfolg des jeweiligen Unternehmens aufzeigt. Dieser hängt, gemessen am jährlichen Wachstum und einer fortschrittlichen Unternehmenskultur, mit der Mitarbeiterzufriedenheit zusammen, in die Faktoren wie Freiheit bei der Geräteauswahl, einfacher Zugang zu Apps sowie der Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens hineinfließen.

Wenn von einem Digital Workspace die Rede ist, erscheinen vor dem inneren Auge Bilder eines futuristischen Büros mit holografischen Bildschirmen. Doch wie sieht die Realität aus? Wie gestaltet sich ein Modern Workspace anno 2019?
Gegg:
Der digitale Arbeitsplatz bedeutet eine ganzheitliche Veränderung der IT-Service-Bereitstellung im Sinne des Nutzers, abgestimmt auf den Anwendungsfall bzw. auf die konkrete Anforderung in geschäftsrelevanten Situationen. Die Einsatzszenarien können sehr unterschiedlich sein: Das kann ein Ingenieur sein, der auf ein Windrad klettert und dort die Funktionalitäten und Messungen checkt und diese Daten mittels seiner iWatch erfasst, meldet und weitergibt, oder der Heizungs- und Stromableser, der sich dank digitaler Erfassung und Übertragungsdaten vor Ort auf einen früheren Feierabend freuen kann.

Welche Tools und Features sind hier unverzichtbar und warum?
Gegg:
Benötigt wird eine Plattform, die digitale Arbeitsplätze unterstützt und die erforderliche Infrastruktur liefert, um Anwendungen und Daten auf praktisch jedem genutzten Gerät bereitzustellen. Im Rahmen der Transformation sollte jedoch nicht nur der rein technologische Prozess im Vordergrund stehen, sondern auch die organisatorische Veränderung ist ganz wichtig. Denn gerade, wenn es um so etwas Persönliches wie den eigenen Arbeitsplatz geht, dürfen die Befindlichkeiten der Arbeitnehmer und die spezifischen Anforderungen des Geschäftes nicht unterschätzt werden. Der Mitarbeiter sollte deshalb bei allen Projekten im Mittelpunkt stehen. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass die Technologie letztendlich auch akzeptiert wird.

Welche Rolle spielt hier Künstliche Intelligenz (KI)?
Gegg:
Künstliche Intelligenz spielt auch im Bereich „Digital Workspace“ eine wichtige Rolle. Denn mit intelligenter Software lassen sich Ereignisse vorhersagen und auf Basis von definierten Regeln und Richtlinien Prozesse automatisieren, um negative Ereignisse zu vermeiden oder Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Kontextbasierte Aktionen helfen dabei, die Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern und die Komplexität und Belastung durch manuelle Aufgaben erheblich zu verringern.

Auch der Themenkomplex Internet of Things (IoT) hält in diesem Rahmen Einzug und spielt besonders bei mobilen Devices eine große Rolle. Denn bei der Vernetzung internetfähiger Geräte werden nicht nur Sicherheits-, sondern auch klassische IT-Management-Aspekte immer wichtiger. Hier sind Lösungen notwendig, die IT-Teams die nötige Sichtbarkeit und Kontrolle über ihre IoT-Anwendungsfälle bieten und gleichzeitig über die gesamte IoT-Wertschöpfungskette Sicherheit und Compliance garantieren.

Ist digital gleich kompliziert? Mit welchem Aufwand (zeitlich, finanziell, personell) muss bei der Gestaltung eines modernen „Digital Workspaces“ gerechnet werden? Welche Schritte sind nötig?
Gegg:
Digital heißt nicht gleich kompliziert. Die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes hat ja einen Grund – es sollen Arbeitsweisen, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und unternehmensinterne Prozesse vereinfacht werden. Aber natürlich kann man nicht von heute auf morgen von komplett analogen Strukturen auf digitale Prozesse umstellen. Das ist ein schrittweiser Prozess, bei dem es bei Weitem nicht nur um die Einführung neuer Technologien geht, sondern eben auch organisatorische Veränderung beinhaltet. Wichtig ist hier eine enge Zusammenarbeit zwischen Management, IT, Personalabteilung und Mitarbeitervertretung.

Wer zeichnet hier i.d.R. für die Gestaltung neuer Arbeitsweisen verantwortlich?
Gegg:
Hier möchte ich auf unsere aktuelle Studie zur „Digital Employee Experience“ verweisen. Denn es ist in der Tat in vielen Unternehmen unklar bzw. nicht definiert, wer für die Gestaltung neuer Arbeitsweisen verantwortlich ist. Laut unserer Untersuchung fordern 84 Prozent der befragten Mitarbeiter hier eine bessere Zusammenarbeit zwischen HR- und IT-Abteilung. Acht von zehn Befragten fordern, dass dem Bereich HR mehr Verantwortung bei der Verbesserung der „Digital Employee Experience“ übertragen wird. Eine engere Zusammenarbeit zwischen HR und IT ist zwingend notwendig. Mitarbeiter müssen entsprechend aufgeklärt werden, wer für diesen Themenbereich verantwortlich ist. 48 Prozent der Befragten wissen nicht, ob sie sich diesbezüglich an HR oder IT wenden sollen – und 23 Prozent beurteilen dies als eine weitere Hürde bei der Verbesserung ihrer „Digital Employee Experience“.

Woran hapert es oftmals bei der Umsetzung?
Gegg:
Wichtig ist, nicht zu viel auf einmal zu wollen, sondern sich einen realistischen Zeitplan anhand der gesetzten Ziele zu setzen. Es macht auch durchaus Sinn, nicht das ganze Unternehmen als solches transformieren zu wollen, sondern sich einzelne Fachbereiche, z.B. bei der Supply Chain, herauszugreifen und exemplarisch dort zu beginnen.

Welchen Einfluss übt an dieser Stelle die Erstellung eines entsprechenden Sicherheitskonzeptes aus, wenn alles digital und mobil ist?
Gegg:
IT-Security sollte von vorneherein Teil des übergeordneten Digital-Workspace-Konzepts sein. Wenn man sich erst hinterher damit beschäftigt, hat man unter Umständen auf den falschen Partner gesetzt. Bei der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes ist der Bereich Sicherheit fester Bestandteil der Lösung.

Welche drei Tipps würden Sie Unternehmen mit auf den Weg geben, die ihren Mitarbeitern in Zukunft einen modernen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen möchten?
Gegg:
1. Nehmen Sie sich Zeit bei der Auswahl des Anbieters: Es gibt viele verschiedene Lösungen. Lassen Sie sich von einem lokalen Partner Ihres Vertrauens beraten und achten Sie auf die entsprechenden Lösungskompetenzen!
2. Bringen Sie alle Parteien frühzeitig an einen Tisch: Management, IT, HR und Mitarbeitervertretung. Denn es geht beim digitalen Arbeitsplatz nie um die Technologie allein, sondern auch um die davon betroffenen Organisationsstrukturen und Prozesse.
3. Überstürzen Sie nichts: Nehmen Sie sich einen realistischen Zeitplan vor und fangen Sie bei der Transformation der Arbeitsplatzgestaltung mit kleineren Fachbereichen oder Beta-Testern an!

Bildquelle: VMware

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