KI im Amt: Wie ein Landkreis Verwaltung neu denkt

Herr Engelhardt, der Kreis Bergstraße hat bereits Mitte 2024 den Einsatz generativer KI in der Verwaltung erlaubt – da gab es ChatGPT noch keine zwei Jahre. Warum sind Sie diesen Schritt so früh gegangen?

C. Engelhardt: Weil wir früh erkannt haben, dass künstliche Intelligenz mehr als ein kurzfristiger Technologietrend ist. Sie ist ein Effizienzhebel. Und sie war für uns die Antwort auf eine drängende Frage: Wie können wir sicherstellen, dass unsere Verwaltung auch in zehn Jahren noch bedarfsgerecht arbeiten kann? Wir wollten auch nicht abwarten, bis KI sich „irgendwann irgendwie“ etabliert, sondern die Einführung aktiv mitgestalten. Deshalb haben wir unseren Verwaltungsangestellten direkt ein ausgewähltes KI-Tool zur Verfügung gestellt. So konnten sie die Technologie offiziell in einem sicheren Rahmen nutzen. Das hat die Wahrscheinlichkeit einer „Schatten-KI-Nutzung“ stark reduziert und war genau die richtige Vorgehensweise. Denn wer klare Leitplanken setzt und gleichzeitig Freiräume zum Ausprobieren schafft, erzielt schnell spürbare Verbesserungen im Arbeitsalltag.

Viele verbinden KI vor allem mit Personalabbau – Sie dagegen sprechen von Kompensierung. Was meinen Sie damit?

C. Engelhardt: Es geht uns ausdrücklich nicht darum, vorhandene Arbeitsplätze durch KI zu ersetzen – ganz im Gegenteil. Wir steuern leider ungewollt auf eine Verkleinerung der Belegschaft zu, weil in den kommenden Jahren viele erfahrene Beschäftigte in den Ruhestand gehen werden. Das lässt sich auch nicht vollständig durch Neueinstellungen ausgleichen; die Anzahl der Bewerbungen gibt das schlicht nicht her. Parallel dazu werden die Aufgaben in der Verwaltung immer anspruchsvoller. Also müssen wir dafür sorgen, dass wir künftig mit weniger Fachkräften dieselbe oder sogar eine noch bessere Leistung für die Bürgerinnen und Bürger erbringen können. Das Einbinden von KI-Tools ist da eine probate Lösung.

Warum fiel die Wahl dabei auf Business GPT von Telekom MMS?

C. Engelhardt: Für eine öffentliche Verwaltung gelten andere Vorgaben als für Unternehmen. So haben Datenschutz und Datensouveränität für uns einen extrem hohen Stellenwert. Business GPT erfüllt alle unsere Anforderungen – es bietet eine geschützte Unternehmensumgebung und wird DSGVO-konform betrieben, zudem findet die Datenverarbeitung in Europa statt. Im Übrigen ist es für die typischen Anwendungsfälle in einer Verwaltung – etwa für das Verfassen und Bearbeiten von Texten, für das Erstellen von Analysen und für das Einbinden von internem Wissen – sehr gut geeignet. Wichtig war für uns außerdem die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister, der den Implementierungsweg gemeinsam mit uns geht. Beim Rollout haben wir eng mit der Telekom MMS zusammengearbeitet. Dadurch ging die Einführung zügig und strukturiert vonstatten.

Genutzt von 90 Prozent der Beschäftigten

Mehr als 1.100 Beschäftigte in der Verwaltung Ihres Landkreises nutzen Business GPT bereits. Das sind rund 90 Prozent derjenigen, für die KI am Arbeitsplatz überhaupt relevant ist. Womit erklären Sie sich die große Akzeptanz?

C. Engelhardt: Na ja – im Wesentlichen damit, dass wir so zeitnah nach dem öffentlichen Start der ersten Sprachmodelle KI implementiert haben. Außerdem haben wir unsere Beschäftigten entsprechend geschult, um Vorbehalte abzubauen und Interesse zu schüren. Dadurch haben viele Mitarbeitende schnell eigene Anwendungsfälle entwickeln können – und festgestellt, dass KI ihnen tatsächlich die Arbeit erleichtert. Es entwickelte sich dann eine starke Eigendynamik. Wir mussten das ursprüngliche Token-Budget auch schon mehrfach erhöhen; inzwischen haben wir es verdreifacht. Die Nachfrage wächst also kontinuierlich.

Wie verändert das KI-Tool denn heute konkret den Arbeitsalltag der Beschäftigten?

C. Engelhardt: Die größten Effekte sehen wir dort, wo die Verwaltungsarbeit tatsächlich stattfindet – nämlich in der täglichen Fallbearbeitung. Unsere Mitarbeitenden nutzen die KI beispielsweise, um Texte zu formulieren oder um sich komplexe Inhalte zusammenfassen zu lassen. Sie nutzen sie aber auch für komplexe Aufgaben wie Konzeptentwicklung und Programmierung. Dadurch bleibt mehr Zeit für Aufgaben, bei denen KI eben nicht eingesetzt werden kann, weil es da auf menschliche Erfahrung und Fachkompetenz ankommt. Ich will damit aber nicht sagen, dass KI bei uns nur Prozesse beschleunigt. Wir überlegen uns auch, wie wir mittelfristig ganz neue, größtenteils automatisierte Abläufe etablieren können.

Würden Sie sagen, dass der Kreis Bergstraße in Hessen derjenige Landkreis ist, der in puncto Digitalisierung am weitesten fortgeschritten ist?

C. Engelhardt: Ja. Das lässt sich auch objektiv belegen: Im OZG-Dashboard des Bundes liegen wir mit über 1.400 Digitalleistungen seit Monaten unter allen Landkreisen und kreisfreien Städten in Hessen auf Platz eins, noch vor Frankfurt, Wiesbaden oder Darmstadt. Die Bürgerinnen und Bürger können bei uns über 150 Verwaltungsvorgänge vollständig digital erledigen. Außerdem sind wir dieses Jahr mit dem Siegel des DIGITAL-Awards 2026 ausgezeichnet worden, unter anderem für die Einführung von Business GPT. Der DIGITAL-Award wird im Rahmen der Kongressmesse KommDIGITALE für beispielhafte Projekte in Kommunen, Landkreisen und Behörden verliehen. Darauf sind wir natürlich stolz. Aber für mich ist das weniger eine Auszeichnung als vielmehr eine Bestätigung unseres Weges. Digitalisierung ist keine Sache einzelner Projekte, sondern das Ergebnis konsequenter Arbeit über viele Jahre hinweg – gemeinsam mit Partnern und mit den Mitarbeitenden.

Starkes Angebot für Bürgerinnen und Bürger – aber schwache Nachfrage

Sie sprachen gerade von 150 digitalen Service-Angeboten. Wie werden diese angenommen?

C. Engelhardt: Erstaunlicherweise nur in geringem Maß. In Umfragen wünschen sich die Menschen mehr digitale Leistungen; tatsächlich bieten wir aber bereits alles digital an, was üblicherweise nachgefragt wird. Und wir stellen fest, dass die Bürgerinnen und Bürger die Digitalangebote im Alltag kaum nutzen. Das ist ein echtes Paradoxon.

Was heißt „kaum nutzen“ konkret?

C. Engelhardt: Die bundesweite Nutzungsrate für digitale Verwaltungsservices liegt bei nur etwa drei Prozent. Ja, wirklich – nur drei Prozent. Die Rate des Kreises Bergstraße ist immerhin etwas mehr als doppelt so hoch, aber das ist ja immer noch sehr niedrig. Über die Gründe kann ich nur spekulieren. Möglicherweise liegt das daran, dass die digitale Identität, also die BundID, eine Hürde ist. Dabei lässt sie sich innerhalb weniger Minuten einrichten. Vielleicht liegt es auch daran, dass etliche Digitalangebote der Kommunen nicht ausreichend bekannt sind. Bei uns können Sie zum Beispiel Ihr Kfz komplett von zu Hause aus anmelden – und zwar rund um die Uhr. Wenn Sie wollen, auch nachts um zwei. Und schon eine Viertelstunde danach dürfen Sie mit dem neu angemeldeten Kfz fahren, die Plaketten senden wir auf dem Postweg zu. Sie müssen überhaupt nicht in die Behörde! Keine Ahnung, inwieweit sich das schon herumgesprochen hat. Die größte Herausforderung bei der Behördendigitalisierung scheint gar nicht die Technik zu sein, sondern eher deren Sichtbarkeit – und vielleicht auch die Akzeptanz durch den Bürger.

Wie geht die KI-Reise jetzt weiter? Welche Rolle wird KI künftig in Ihrer Kreisverwaltung spielen?

C. Engelhardt: Business GPT war der Grundstein. Ich kann mir gut vorstellen, dass ein KI-Bot künftig als persönlicher Behörden-Assistent eingesetzt werden wird. Er könnte Anträge verständlich erklären und Menschen Schritt für Schritt durch Verwaltungsverfahren begleiten, sie gewissermaßen an die Hand nehmen. Am Ende geht es ja immer darum, Verwaltung leistungsfähiger und schneller beziehungsweise bürgernäher zu machen.

Vielen Dank für das Gespräch!

Bilder: Landkreis Bergstraße