Meetings effizient durchführen

Die Krise verändert die seit Jahrzehnten gewohnte Routine der Arbeit. In diesem volatilen Umfeld ist effektive Führung besonders notwendig. Oftmals verbringen die betroffenen Personen über 70 Prozent ihrer Zeit in Meetings. Laut einer aktuellen Untersuchung von Forrester im Auftrag von Sherpany ist der Anteil an Führungsteams, die wöchentliche Meetings durchführen, sprunghaft von vier Prozent auf 19 Prozent gestiegen.

Die Zunahme hat aber nur selten zu mehr Produktivität geführt. Laut der zitierten Studie werden Meetings in den Bereichen „technologische Transformation“, „Organisationsstruktur“ oder „Personalentwicklung“ als am unproduktivsten empfunden. Die Folgen unproduktiver Meetings lokalisieren 46 Prozent der befragten Führungskräfte im Verlust der Wettbewerbsvorteile.

Es lohnt sich, der Qualität von Meetings mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Was sind in diesem Zusammenhang die häufigsten Fehler? Der Kreis der Eingeladenen 
ist zu groß, Meeting-Ziele werden nicht definiert, Fehlende Dokumente zur Vorbereitung und mangelndes Follow-up etwa.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 5-6/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Diese Aspekte werden durch digitale Tools teilweise noch verstärkt. Der Fehler liegt dabei häufig gar nicht in den digitalen „Helferlein“ begründet, sondern an der Struktur klassischer Meetings. Meetings leben von der menschlichen Interaktion. In Videokonferenzen und Online-Meetings ist es aufgrund der Distanz schwerer, eine persönliche Verbindung aufzubauen. Rund ein Viertel aller Befragten der Studie sahen in „mangelndem Engagement der Teilnehmenden” eine große Herausforderung.

Drei einfache Schritte

1. Eine gute Vorbereitung bildet die Basis. Punkte, die bereits im Vorfeld abgestimmt wurden, müssen nicht mehr diskutiert werden. Dazu gehört auch, alle Dokumente mit einem ausreichenden Vorlauf in der finalen Fassung zur Verfügung zu stellen und direkte Feedback-Möglichkeiten zu schaffen.

2. Ein Meeting wird abgehalten, um eine Entscheidung zu treffen. Dieses Ziel muss definiert und durch ein effizientes Meeting-Management im Auge behalten werden. Fehlende relevante Infos monierten 39 Prozent der Studienteilnehmer.

3. Ein Meeting wird nur ein Ergebnis erbringen, wenn die Entscheidungen effizient umgesetzt werden. Alle Beteiligten müssen wissen, was ihre Aufgaben sind. Im Anschluss an eine Sitzung sollte deswegen eine Übersicht über die getroffenen Entscheidungen und die Next Steps versendet werden.

Durch die enge Verzahnung zwischen der strategischen Bedeutung von Geschäfts-Meetings, ihrer Produktivität und dem richtigen Einsatz von digitalen Tools sind bessere Meetings möglich.

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