Ordnung im Hirn (1)

Mehr Struktur mit Eisenhower und Kanban

Einfach ist besser, lautet eine Effizienz-Grundregel. Einfache Techniken reichen schon aus, um die Arbeitseffizienz zu erhöhen - vielleicht als guter Vorsatz für 2016. Teil 1 einer zweiteiligen Serie.

  • Kanban im Einsatz

  • Die Eisenhower-Matrix

Es gibt Dutzende Aufgabenplaner und Projektmanagement-Webapps. Sie alle versprechen mehr Überblick, mehr Effizienz und mehr Struktur bei der täglichen Arbeit. Doch wer seine Aufgaben und Termine unkompliziert planen will, benötigt eigentlich keine App.

Termine werden natürlich mit dem Kalender geplant und hier nicht weiter erwähnt. Für die Aufgabenplanung sind Papier und Stift im Grunde ausreichend. Als Reminiszenz an die Digitalisierung reicht auch eine Textverarbeitung, letztlich sogar der Windows-Notizblock.

Zwei sehr einfache, im Original papierbasierte Techniken, helfen bei der Strukturierung der täglichen Aufgaben. Sie werden idealerweise gemeinsam angewendet, da sie unterschiedliche Ziele haben.

Die Eisenhower-Matrix

Die erste Methode ist als Eisenhower-Matrix bekannt, da sie der Legende nach der US-Präsident Dwight D. Eisenhower genutzt hat. Hierbei werden alle anfallenden Aufgaben anhand der beiden Dimensionen Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Quadranten einsortiert.

Entscheidend ist der Unterschied in der Bearbeitung. Wichtige Aufgaben sollten Sie selbst erledigen, weniger wichtige delegieren. Dringende Aufgaben sollten Sie sofort ausführen, weniger dringende mit einem Bearbeitungstermin versehen. Die gesamte Matrix finden Sie in der Abbildung oben.

Sie können diese Matrix auf zwei Arten benutzen. Die erste Art ist eher informell: Halten Sie sich immer vor Augen, welche Aufgaben die größte Priorität haben und erledigen Sie sie sofort. Das muss nicht immer ein Notfall sein. Oft ist es auch sinnvoll, besonders unangenehme Aufgaben als dringlich zu betrachten und schnell vom Schreibtisch zu schaffen. Außerdem hilft die Matrix dabei, nebensächliche Aufgaben zu erkennen und sie guten Gewissens zu ignorieren.

Die zweite Art ist dann sinnvoll, wenn sie sehr viele unterschiedliche Aufgaben haben. In diesem Fall kann es praktisch sein, tatsächlich eine Eisenhower-Tabelle anzulegen und die Aufgaben zwischen den Quadranten hin und her zu schieben. Sie merken schnell, wo sich Aufgaben massieren und können entsprechend reagieren.

Außerdem ist es möglich, die Matrix zu erweitern und zum Beispiel die Dringlichkeit nach kurz-, mittel- und langfristigen Aufgaben zu bewerten. Auf ähnliche Weise können Sie auch die Wichtigkeit der Aufgaben in drei oder sogar mehr Gruppen aufspalten.

Das Vorgehen nach Eisenhower hat jedoch zwei Nachteile: Erstens eignet sich die Matrix nicht gut für Situationen, in denen Sie Aufgaben nicht delegieren können. Zweitens eignet sie sich eher rasch zu erledigende Aufgaben. Längerfristige Aufgaben, an denen sie mehrere Tage oder sogar Wochen immer wieder arbeiten müssen, sind damit nur schwer zu erfassen - sie sammeln sich in einem Quadranten.

Die Kanban-Tafel

Für diese Art der Aufgaben gibt es eine zweite Technik der Selbstorganisation: Kanban, eine von Toyota entwickelte Methode zur Produktionssteuerung aus der analogen Vor-ERP-Ära. Es ist eine prozessorientierte Produktivitätsmethode, die ebenfalls mit einer Tabelle arbeitet.

In der einfachsten Variante hat die Tabelle oder Kanban-Tafel die drei Spalten „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Beendet“. Die Aufgaben werden auf Zettel notiert und an die Tafel geheftet. Dabei durchlaufen die einzelnen Zettel (Aufgaben) alle Spalten der Tafel.

Diese recht einfache Prinzip kann und muss an die Art der eigenen Aufgaben angepasst werden. So gibt es zum Beispiel in der (agilen) Softwareentwicklung häufig die Spalten „Backlog“, „Bereit“, „Coding“, „Test“, „Bestätigung“ und „Erledigt“. Wichtig ist bei der Benennung nur, dass sie für einzelne Prozessschritte steht, die durchlaufen werden.

Dieses Grundprinzip kann nun beliebig variiert werden. So ist es zum Beispiel möglich, die Aufgaben in den Spalten absteigend nach Priorität anzuordnen. Die einzelnen Spalten müssen auch nicht immer verpflichtend durchlaufen werden, es sind Varianten möglich.

Ein Beispiel: Statt der Spalte „In Arbeit“ gibt es pro Mitarbeiter eine Spalte, die alle Aufgaben anzeigt, die an ihn delegiert wurden. Es ebenso möglich, für jeden Mitarbeiter eine Zeile vorzusehen und ihm Aufgaben zuzuordnen. Außerdem ist es denkbar, ein größeres Projekt in Teilprojekte zu zergliedern, dem jeweils eine eigene Kanban-Tafel zugeordnet ist.

Ganz grundsätzlich ist es sinnvoll, sich nicht sklavisch an irgendwelche Vorgaben zu halten. Sowohl die Kanban-Tafel als auch die Eisenhower-Matrix oder andere Produktivitätstechniken sind besonders wirkungsvoll, wenn Sie ein wenig Zeit investieren, um die Tabellen an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Grundsätzlich können die beiden Ansätze auch gemischt werden. So wäre es zum Beispiel denkbar, die Aufgaben nicht nur nach Priorität in Zeilen zu sortieren, sondern auch mehrere „Zu erledigen“-Spalten anzulegen, etwa „Diese Woche“, „Nächste Woche“ und „Später“. Nun können die einzelnen Aufgaben in der Kanban-Tafel nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert werden.

Wenn Sie sich längere Zeit mit diesen Themen beschäftigen, kommen Sie sicher auf zahlreiche weitere Ideen. Denn das methodische Vorgehens zeigt seinen Vorteil nicht, wenn Sie eine Methodik als Gesetz auffassen. Am meisten werden Sie davon profitieren, wenn Sie Produktivitätstechniken als beliebig anpassbares Strukturprinzip verstehen, das für ein wenig Ordnung im Hirn sorgt.

Bildquellen: Thinkstock / Redaktion

Teil 2 der Serie: ALPEN und Pomodoro

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