Kanban Mail

Mehr Überblick in der täglichen E-Mail

Das Kanban-Prinzip kann in viele Bereiche übertragen werden. Eine neue App organisiert auf diese Weise die E-Mail.

Eine Kanban-Tafel mit Klebezetteln

Kanban - im Original mit Klebezetteln

Der Versuch, den täglichen Posteingang möglichst effizient zu verwalten, ist beinahe so alt wie die E-Mail selbst. Denn das grundsätzlich sinnvolle Werkzeug der elektronischen Post ist inzwischen extrem unübersichtlich geworden. So fällt den meisten Menschen spätestens ab der 10. E-Mail des Tages der Überblick schwer. Doch die Situation ist gar nicht so selten: Abonnierte Newsletter und wichtige Informationen von Kunden und Zulieferern sowie zahlreiche interne Mails erschweren den Durchblick. Hinzu kommt ein Taifun aus CC-Nachrichten von Mitarbeitern, die vielleicht, aber auch nur vielleicht, wichtig sein könnten. Hier ist eine Lösung gefragt und es gibt eine neue App dafür.

Das Kanban-Prinzip der Selbstorganisation

Kanban Mail heißt sie und sie ist von einem unabhängigen Einzelprogrammierer entwickelt worden. Zurzeit ist sie noch im Betatest, doch sie soll schon relativ bald in der endgültigen Version auf den Markt kommen. Auch der Funktionsumfang ist noch eingeschränkt, schließlich steht kein großes Unternehmen hinter der App. Zurzeit arbeitet sie am besten mit Gmail oder Outlook Online zusammen.

Ihren Namen trägt sie nach dem japanischen Wort für Karte oder Tafel: Kanban. Dahinter verbirgt sich eine von Toyota entwickelte Methode zur Produktionssteuerung. Es ist eine prozessorientierte Produktivitätsmethode, die mit einer Art Tabelle arbeitet. In der einfachsten Variante hat die Tabelle oder Kanban-Tafel die drei Spalten "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Beendet". Die Aufgaben werden zunächst auf Zettel notiert und an die Tafel geheftet.  Dabei durchlaufen die einzelnen Zettel (Aufgaben) alle Spalten der Tafel.

Dieses einfache Prinzip kann auch für Selbstorganisation und Projektmanagement gebraucht werden. Es ist leicht an die Art der eigenen Aufgaben anzupassen. So gibt es zum Beispiel in der (agilen) Softwareentwicklung häufig die Spalten "Backlog", "Bereit", "Coding", "Test", "Bestätigung" und "Erledigt". Wichtig ist bei der Benennung der Spalten ist nur, dass sie für einzelne Prozessschritte stehen, die durchlaufen werden.

Prozessschritte für E-Mail

Dieses Prinzip verwirklicht auch die App und passt dabei die einzelnen Kanban-Spalten an die Bedürfnisse von E-Mail an. Ganz links steht die Spalte "Uncategorized". Hier finden sich alle Mails, die noch keine der anderen Spalten zugeordnet sind. Dies geschieht mit der Maus: Durch einfaches Ziehen wird eines der kleinen Mailkärtchen verschoben. Wegen des besseren Überblicks sieht man nur Absender und Betreff, nach einem Doppelklick öffnet sich ein typisches Mailfenster mit der gesamten Mail.

Die einzelnen Spalten heißen "To-Do", "Do Today", "In Progress" und "Done". Interessant ist die Spalte mit den heute zu erledigenden Mails. Sie erlaubt es, einen Unterschied zwischen dringenden und weniger dringenden Aufgaben zu treffen. Der Zweck ist natürlich, die wichtigen und zu beantwortenden Mails schneller zu bearbeiten. Um noch weitere Möglichkeiten der Kennzeichnung zu haben, können auch die Kennzeichnungsmöglichkeiten "Markierung" und "Wichtig" von Gmail oder Outlook nach dem Anklicken der Mail vergeben werden.

Die Kanban-Spalten werden in Gmail über Labels erzeugt und finden sich deshalb auch als Filtermöglichkeit. Bei Outlook kann man anhand einer Kennzeichnung im Mailfenster sehen, in welcher Kanban-Spalte sie sich befindet. Es gibt aber keine Möglichkeit, hier einen entsprechenden Filter zu nutzen, da dies technisch anders als in Gmail gelöst ist.

Alle Grundfunktionen sind vorhanden

Insgesamt bietet Kanban-Mail alle Grundfunktionen zum Lesen, Schreiben und Beantworten von E-Mails. Darüber hinaus werden auch gelöschte Mails und Spam angezeigt. Für viele Anwender wird das bereits ausreichen, doch einige wünschbare Funktionen fehlen. So können keine eigenen Spalten definiert werden und die unterschiedlichen Filterfunktion von Labels sind nicht zugänglich.

Der Entwickler plant irgendwann in nächster Zeit eine kommerzielle Version zu veröffentlichen, die es möglicherweise auch im Abo geben wird. Spätestens dann könnte es noch zusätzliche Premiumfunktionen geben. Doch bereits heute eignet sich die App für alle Leute, die sehr viele E-Mails bekommen und einen großen Teil davon beantworten müssen. 

Bildquelle: Thinkstock

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