Mit Digitalisierung

Menschen den Arbeitsalltag erleichtern

„Der größte Fehler, den Unternehmen machen können, ist, ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung von Modern Workspaces zu übergehen“, betont Detlef Krause, Area Vice President Germany bei Servicenow, im Interview. Schließlich sollte die Digitalisierung nur einem Zweck dienen: Menschen den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Detlef Krause, Area Vice President Germany bei Servicenow

„Hören Sie auf Ihre Mitarbeiter!“, empfiehlt Detlef Krause, Area Vice President Germany bei Servicenow.

Herr Krause, inwieweit haben sich „Modern Workspaces“ bzw. „Digital Workspaces“ bereits in deutschen Unternehmen etabliert?
Detlef Krause:
Wir sehen definitiv die Entwicklung, dass immer mehr Unternehmen „Modern Workspaces“ schaffen. Trotzdem gibt es bei vielen Firmen noch Verbesserungsbedarf. Die Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitern ein modernes, digitales Arbeiten nicht umfassend genug. Das zeigt unsere aktuelle Studie „The Employee Experience Imperative“. 51 Prozent der Befragten sind ihrer Ansicht nach nicht mit dem nötigen Arbeitsgerät ausgestattet, um ihren täglichen Aufgaben adäquat nachzukommen. 54 Prozent der Arbeitnehmer wünschen sich, dass ihr Unternehmen ihnen mobiles Arbeiten ermöglicht und ihnen die dafür nötigen Tools zur Verfügung stellt. Bei vielen Unternehmen besteht also noch Nachholbedarf – sie müssen digitale Workflows schaffen, um ihren Mitarbeitern ein zeitgemäßes, möglichst einfaches Arbeitserlebnis zu bieten.

Worin sehen Sie die Treiber dieser Entwicklungen?
Krause:
Immer mehr Arbeitgeber kommen zu einem Schluss, den wir schon seit Jahren propagieren: Das gesamte Unternehmen profitiert, wenn Mitarbeiter Spaß bei der Arbeit haben und nicht durch veraltete Technologien und/oder Prozesse behindert werden. Anwenderfreundliche Arbeitserlebnisse ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Effiziente und motivierte Mitarbeiter sorgen letztlich auch für bessere Unternehmensergebnisse. Deswegen versuchen immer mehr Unternehmen, ihren Mitarbeitern ein einfaches, digitales Arbeitserlebnis bereitzustellen.

Wenn von einem Digital Workspace die Rede ist, erscheinen vor dem inneren Auge Bilder eines futuristischen Büros mit holografischen Bildschirmen. Doch wie sieht die Realität aus? Wie gestaltet sich ein Modern Workspace anno 2019?
Krause:
Modern Workspaces zeichnen sich vor allem durch zwei Komponenten aus: Vernetzung und Mobilität. Einheitliche Plattformen für vielfältige Aufgaben sorgen dafür, dass Mitarbeiter nicht ständig zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln müssen. Dadurch können sie sich besser auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und sind folglich produktiver. Darüber hinaus sind Mitarbeiter heute mobil. Sie möchten über alle Endgeräte hinweg ein konstant hochwertiges Arbeitserlebnis geboten bekommen – egal, ob sie sich gerade im Büro befinden, im Zug auf dem Weg zum Meeting oder im Home Office arbeiten. Plattformen ermöglichen es allen Arbeitnehmern, übergangslos zwischen Desktop-PC, Laptop und Smartphone zu wechseln. Es ist aus unserer Sicht die Aufgabe von Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern in jeder Situation ein optimales Arbeitserlebnis zu ermöglichen – auf diese Weise können sie auch in jeder Situation Bestleistung bringen.

Welche Tools und Features sind hier unverzichtbar und warum?
Krause:
Ohne Plattformen lassen sich keine geräteübergreifenden, einheitlichen Arbeitserlebnisse schaffen. Mit unserer Now Platform und der dazugehörigen App können Arbeitgeber beispielsweise komplexe Unternehmensabläufe über alle Abteilungen und Systeme hinweg verwalten. Egal, ob Mitarbeiter ein IT-Problem haben, einen Konferenzraum finden müssen, Hilfe von der Personalabteilung benötigen oder Genehmigungen für Bestellungen und Reiseanträge brauchen – mit der Plattform und unserer App geht all das schnell, zentral und reibungslos – auch oder erst recht von unterwegs.

Welche Rolle spielt hier Künstliche Intelligenz (KI)?
Krause:
KI spielt eine sehr wichtige Rolle. Wir haben beispielsweise eine eigene Machine-Learning-Lösung namens Predictive Intelligence. Unsere KI-Lösungen helfen Unternehmen dabei, wichtige Vorkommnisse proaktiv zu erkennen und dadurch die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Außerdem setzen wir auf Machine Learning, um Fortschritte im Bereich Natural Language Understanding (NLU) zu erzielen. Mit NLU können Mitarbeiter mit einem virtuellen Agenten sprechen, um schnell Antworten zu finden, Bestellungen zu tätigen oder Hilfe bei Problemen zu erhalten – ohne den Service Desk kontaktieren zu müssen. Wir setzen KI also ein, um unser oberstes Ziel zu verwirklichen: Mitarbeitern das Arbeiten so einfach wie möglich machen.

Ist digital gleich kompliziert? Mit welchem Aufwand (zeitlich, finanziell, personell) muss bei der Gestaltung eines modernen „Digital Workspaces“ gerechnet werden? Welche Schritte sind nötig?
Krause:
Digital ist richtig angewandt exakt das Gegenteil von kompliziert. Natürlich erfordert die Einrichtung von Modern Workspaces zunächst Investitionen. In den meisten Fällen bedarf es neuer IT, um Mitarbeitern die Mobilität zu ermöglichen, die sie sich wünschen. Verschiedene Systeme müssen vernetzt werden, um unterschiedliche Arbeitsabläufe in einer Plattform verbinden zu können. Mit der richtigen Vorgehensweise und Planung geht auch das reibungslos. In der Regel implementieren wir unsere Lösung in wenigen Wochen oder Monaten und die Kosten amortisieren sich sehr schnell. Ist der Modern Workspace erstmal umgesetzt, müssen sich Mitarbeiter nicht mehr mit lästigen IT-Problemen herumschlagen und arbeiten effizienter. Durch die eingesparte Zeit können sie sich außerdem höherwertigen Aufgaben widmen. Ist der Modern Workspace erfolgreich eingeführt, bedeutet digital vor allem Einfachheit und Effizienz. Dadurch profitieren sowohl Mitarbeiter als auch das Unternehmen.

Wer zeichnet hier i.d.R. für die Gestaltung neuer Arbeitsweisen verantwortlich?
Krause:
Wir glauben, das ist eine Kombination aus Fachbereichen und IT. Die IT hat dadurch immer die Aufgabe, die Infrastrukturen aufzubauen, und bevor eine Entscheidung getroffen wird, die Anforderungen vernünftig zu formulieren. Aus unserer Sicht spielt das Business aber auch eine große Rolle. Wir stellen fest, dass viele Unternehmensleitungen die Themen „Mitarbeiterzufriedenheit“ und „Moderner Arbeitsplatz“ auf der Agenda haben. Es ist natürlich auch eine Kernkompetenz der Personalabteilungen, sich dieser Themen anzunehmen. In manchen (oft modernen) Organisationen gibt es ganze Kultur- und Projektteams, die sich mit diesem Thema beschäftigen.

Woran hapert es oftmals bei der Umsetzung?
Krause:
Der größte Fehler, den Unternehmen machen können, ist, ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung von Modern Workspaces zu übergehen. Schließlich sollte die Digitalisierung nur einem Zweck dienen: Menschen den Arbeitsalltag zu erleichtern. Ein weiterer wichtiger Punkt ist: Technologie ist nicht alles. Natürlich helfen digitale Workflows dabei, das Arbeitserlebnis zu verbessern. Unternehmen sollten aber nicht den Fehler machen, zu glauben, dass sie durch möglichst viel Technologie automatisch ein hervorragendes Arbeitserlebnis bieten. Mindestens genauso wichtig ist es, Arbeitnehmern Wertschätzung entgegenzubringen und auf ihre Bedürfnisse einzugehen. Das zeigt auch unsere Studie zur Employee Experience: 46 Prozent der Befragten fühlen sich von ihrem Arbeitgeber nicht ausreichend wertgeschätzt.

Welchen Einfluss übt an dieser Stelle die Erstellung eines entsprechenden Sicherheitskonzeptes aus, wenn alles digital und mobil ist?
Krause:
Natürlich muss ein Sicherheitskonzept vorliegen, wenn Firmen wichtige Unternehmensinformationen digital verwalten. Eine gute Plattform muss über entsprechende Funktionen verfügen, um schnell und angemessen auf Sicherheitsvorfälle reagieren zu können bzw. diese von vornherein verhindern.

Welche drei Tipps würden Sie Unternehmen mit auf den Weg geben, die ihren Mitarbeitern in Zukunft einen modernen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen möchten?
Krause:
Hören Sie auf Ihre Mitarbeiter! Finden Sie am besten in persönlichen Gesprächen heraus, wo Sie ihnen die Arbeit mithilfe neuer Tools erleichtern können! Es ergibt wenig Sinn, blind Smartphones und Tablets anzuschaffen, wenn Mitarbeiter ganz andere Themen haben, die sie beschäftigen. Finden Sie also heraus, wo Arbeitnehmer am meisten Verbesserungsbedarf bezüglich ihrer eigenen Arbeitswelt sehen! Denn im Mittelpunkt muss der Mensch stehen – all die Technologie muss seinen Arbeitsalltag erleichtern. Anschließend sollten Sie die genannten Punkte priorisieren und diese nach und nach umsetzen! Der dritte Rat betrifft die Phase, wenn der Modern Workspace bereits Realität ist: Haben Sie auch dann noch ein offenes Ohr für ihre Mitarbeiter! Seien Sie weiteren Verbesserungsvorschlägen gegenüber weiterhin offen! Nur so können Sie Schwachstellen im Arbeitserlebnis beseitigen und Mitarbeitern langfristig bestmögliche Erfahrung bieten.

Bildquelle: Servicenow

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