Blumengroßhändler realisiert mobilen Verkaufsprozess

Mit dem Baukastenprinzip zur App

Um seine Verkaufsprozesse zu optimieren, hat der Schweizer Blumengroßhändler Blumen Galli eine mobile App für die Erfassung der Vertriebsaufträge eingeführt. Durch die Nutzung von Apple iPods als vollwertige Barcode-Scanner und die Anbindung an das vorhandene ERP-System, ist ein durchgängiger und einfacher Auftragsablauf entstanden.

  • Scan-Vorgang bei Blumen Galli

    Bewährte Technik für den mobilen Einsatz: die Blumen Galli AG nutzt für die Auftragserfassung iPods.

  • Verkaufsfläche bei Blumen Galli

    Die mobile Anwendung wurde mit einem App-Baukasten erstellt. User Interfaces werden hier nach dem „Drag & Drop”-Prinzip erstellt.

Jeden Morgen um fünf Uhr öffnet die Blumen Galli AG ihre Türen und bietet Floristen, Fachgeschäften und Hotels aus der ganzen Schweiz hochwertige Qualitätsware aus Südamerika und Afrika, hauptsächlich Rosen und exotische Blumen. 23 Mitarbeiter sorgen für reibungslose Abläufe, vom Einkauf über das Lager bis hin zu den mobilen Verkaufswagen. Die Frische der Waren stellt Blumen Galli durch die schnelle Warenbeschaffung in Kombination mit einer hohen Durchlaufgeschwindigkeit sicher: Binnen eines Tages werden 70 Prozent des Gesamtsortiments im Abholmarkt umgeschlagen. Aus Sicht der Auftrags- und Abwicklungsprozesse bedeutet das rund 1.800 gescannte Positionen pro Tag.

Medienbrüche bremsten Abwicklung

Die Erfassung von Vertriebsaufträgen erfolgt bei Blumen Galli mithilfe von MDE-Geräten vor Ort im Abholmarkt. Zuerst scannt der Mitarbeiter die Kundenkarte und die Waren oder gibt die Artikel manuell ein, um sie als Auftragspositionen zu erfassen. Allerdings waren die MDE-Geräte bisher nicht unmittelbar an das ERP-System angebunden – die erfassten Daten waren also zunächst nur lokal auf den mobilen Geräten gespeichert.

Deshalb scannte der Mitarbeiter nun einen speziellen Barcode. Dadurch wurde ein Webservice aufgerufen und alle erfassten Informationen in einer Datei abgespeichert. Diese Datei musste anschließend manuell im ERP-System eingelesen werden, erst dann war tatsächlich ein neuer Vertriebsauftrag generiert. Die ERP-seitige Validierung der eingegebenen Daten fand daher erst in diesem finalen Schritt statt. Fehleingaben, etwa ein falscher Code, ließen sich erst jetzt erkennen und somit korrigieren. Zudem war für Korrekturen ein Desktop-PC im Verkaufsbereich nötig. Ein weiteres Problem: Druckaufträge, etwa für Etiketten, Rechnungen, Lieferscheine oder Aktionsflyer, ließen sich nicht vom MDE-Gerät, sondern nur vom stationären Computer aus starten.

„Drag & Drop” statt Programmierung

Eine neue Mobil-Lösung sollte Abhilfe schaffen. Ziel war eine intuitiv zu bedienende, mobile App mit Anbindung zum ERP-System und den stationären Druckern, um gescannte Artikelnummern sofort zu validieren und Druckaufträge mobil zu starten. Darüber hinaus sollte es den Mitarbeitern im Verkauf möglich sein, Stammdaten von Artikeln unmittelbar zu bearbeiten, beispielsweise um Preise für Sonderaktionen zu hinterlegen oder fehlerhafte Angaben zur Stiellänge oder zum Herkunftsland zu korrigieren.

Das von Blumen Galli mit der Umsetzung der App beauftragte IT-Systemhaus Polynorm nutzte hierfür die Konfigurationsplattform Engomo: Mit dem App-Baukasten des gleichnamigen Software-Anbieters können Geschäftsprozesse und Daten aus vorhandenen IT-Systemen ohne Programmierung als mobile Apps abgebildet werden. Hierfür werden die einzelnen User Interfaces einer App nach dem „Drag & Drop”-Prinzip erstellt und auch Datenquellen, wie beispielsweise CRM- oder ERP-Systeme, aber auch Maschinen, Anlagen und Drucker angebunden. Alle Daten aus der bestehenden Enterprise-IT stehen so mobil in Echtzeit zur Verfügung. In der Lösung erstellte Anwendungen sind zudem als native Apps für iOS, Android und Windows 10 verfügbar. Dadurch entsteht für den Kunden mehr Freiraum bei der Auswahl der mobilen Endgeräte.

Abschied vom Desktop PC

Blumen Galli setzt nun iPods als Handhelds ein. Eine passende Scanhülle schützt das Gerät und stellt neben dem Scanner auch einen integrierten Zusatz-Akku bereit. So wird aus dem einfachen iPod ein vollumfängliches MDE-Gerät für den ganztägigen Betrieb in der Blumenhalle. Da die mobile App über alle notwendigen Schnittstellen verfügt, können die Verkaufsmitarbeiter nun Stammdaten live bearbeiten und Vertriebsaufträge in Echtzeit im ERP-System anlegen. Dank der direkten Validierung gescannter QR- und Barcodes erhalten sie zudem bei Fehlern direktes Feedback und können sofort eingreifen. Druckaufträge lassen sich über einen Button in der App auslösen. Über ein zentrales Berechtigungssystem lassen sich zudem mitarbeiterspezifische Zugriffsrechte definieren. Der Desktop-PC ist überflüssig geworden – der gesamte Verkaufsprozess läuft mobil ab.
„Den ersten Entwurf zum Testen hatten wir bereits nach sechseinhalb Tagen fertig“, berichtet der zuständige Entwickler von Polynorm. „Die komplette App mit allen Anpassungen war nach insgesamt zehn Tagen fertig. Bei einer Programmierung auf dem herkömmlichen Wege wäre der Aufwand mindestens drei Mal so hoch gewesen.“ Die Mitarbeiter konnten die App sofort nutzen: Native Bedienelemente und eine unkomplizierte UI-Gestaltung machen die Anwendung sehr einfach und benutzerfreundlich.

„Wir nutzen die neue App nun seit sechs Monaten und sind durchweg begeistert. Die Fehlerrate bei der Artikelerfassung konnten wir durch die direkte Validierung auf null senken und auch die einfache Bedienung kam sehr gut bei den Mitarbeitern an. In Kombination mit der Druckeranbindung konnten wir die Prozessgeschwindigkeit erheblich beschleunigen“, fasst Geschäftsführer Daniel Galli zusammen. „Das ist uns sehr wichtig – denn für langfristigen Erfolg sind neben unseren erstklassigen Produkten auch ein hervorragender Service und zufriedene Mitarbeiter notwendig.“

Bildquelle: Blumen Galli

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