Mitschreiben einfach gemacht

Mit Machine Learning zum Meeting-Protokoll

Die neue App Reason8 möchte das Protokollieren von Meetings vereinfachen, mit künstlicher Intelligenz.

Menschen im Meeting

Business-Meeting: Unbeliebt, weil wenig effizient

Jeder hat sie, alle hassen sie: Meetings. Führungskräfte verbringen gut ein Drittel ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Doch besonders effizient sind sie nicht, hat eine Studie der Unternehmensberatung BLC ergeben: Gut die Hälfte der befragten Manager beklagen, dass Meetings viel zu oft ergebnislos enden und damit vergeudete Zeit sind. Doch selbst gut vorbereitete Meetings, bei denen alle Anwesenden konzentriert bei der Sache sind, haben ein Problem: Die Ergebnissicherung ist nicht so einfach.

Dabei sind gute Meetingprotokolle wichtig als Referenz für spätere Treffen und Grundlage für die eigenen Todo-Listen. Dies kann beispielsweise über einen offiziellen „Protokollführer“ erledigt werden. Sinnvoll ist außerdem, dass die Teilnehmer die sie jeweils betreffenden Entscheidungen und Aufgaben aufschreiben. Nicht so gut: Das gesamte Meeting mit einem Audiorekorder aufzeichnen. Die sinnvolle Nutzung eines solchen 1:1- Protokolls erfordert nämlich noch eine aufwändige Nachbereitung, etwa Verschriftlichung und Straffung der Aufzeichnung sowie die Zuordnung zu den einzelnen Teilnehmern.

Das Mitschneiden von Meetings macht sie also nicht effizienter - es sei denn, die Teilnehmer setzen Künstliche Intelligenz ein, um heiße Luft von Entscheidungen und Aufgaben zu trennen. Eine solche Möglichkeit bietet die App Reason8, die bisher nur auf Englisch funktioniert und im Betatest für iOS ist. Um sie zu nutzen, sind mindestens zwei iPhones notwendig. Die Geräte zeichnen die gesamte Besprechung auf und erzeugen durch die Doppelung eine deutlich bessere Voraussetzung für die automatische Sprechertrennung.

Aufgaben aus der Aufzeichnung herausziehen

Reason8 erfüllt nach Angaben des Herstellers eine ganze Reihe von Aufgaben für Meetings. Zunächst einmal nutzt die App Googles Cloud Speech API für die Umwandlung von Sprache in Text. Darüber hinaus trennt sie mithilfe von weiteren KI-Verfahren die verschiedenen Sprecher. Der Anwender bekommt also nicht wie bei bislang üblicher Transkription-Software einen großen Textblock, sondern etwas, das eher an ein Radiomanuskript erinnert.

Die zweite Aufgabe, die ebenfalls mit vortrainierten Deep-Learning-Modellen erledigt wird, ist die automatische Identifizierung aller in der Besprechung vereinbarten Aufgaben. Das Startup sieht diese Art der Nachbereitung der automatischen Transkripte aber nur als Anfang. In Zukunft soll die App auch Zusammenfassungen von Meetings erstellen. Dazu ist allerdings Benutzerhilfe notwendig: Die Anwender können in dem Transskript wichtige Abschnitte markieren, die in den Besprechungsbericht übernommen werden. Diese Markierungen sind zugleich Rohdaten für das Training des Modells für das Zusammenstellen der Summaries.

Spätere Erweiterungen sollen auch Integrationen in bekannte Apps wie Google Calendar, Slack oder Trello umfassen, sodass Termine und Aufgaben automatisch an den richtigen Stellen landen. Zudem arbeitet die App bisher lediglich in kleineren Meetings mit drei Personen, eine Erweiterung auf höhere Teilnehmerzahlen ist aber in der nahen Zukunft geplant.

Reason8 soll nach Aussagen des Mitgründers Vlad Belyaev nicht vollautomatisch arbeiten, sondern lediglich die Effizienz der Meetings vergrößern. Manuelle Korrekturen der Mitschrift, aber auch der Aufgaben werden sicher noch notwendig sein. Doch als Unterstützung bei der sinnvollen und schnellen Protokollierung von Meetings könnte die App eine wertvolle Hilfe sein.

Bildquelle: Thinkstock

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