Aufgabenverwaltung

Mit Todoist den Arbeitstag gliedern

Die Task-App Todoist bietet eine Mini-Projektverwaltung mit gegliederten Aufgaben, Erinnerungen, Sharing-Funktionen und vielem mehr.

Aufgabenverwaltungen sind sehr beliebte Apps, haben aber sehr viel Konkurrenz. Trotzdem gelingt es Entwicklern immer wieder, aus dem recht überlaufenen Markt neue Funken zu schlagen, zum Beispiel mit Todoist.

Die App gibt es auf Android und iOS jeweils für Smartphone und Tablet, für den Windows-Desktop und Mac OS, als Plugin für Chrome, Firefox, Outlook, Thunderbird, Postbox und Gmail sowie als plattformunabhängige Webapp. Dabei ist die Benutzeroberfläche im Großen und Ganzen gleich, sodass es nicht zu Irritationen kommt.

Die verschiedenen Windows-Clients können auch parallel genutzt werden. So ist es möglich, unter Windows das Outlook-Addon, das Firefox-Plugin und die Standalone-Version zugleich einzusetzen. Durch die Synchronisierung sind alle Clients auf dem aktuellen Stand und können ihre Stärken ausspielen. So kann unter Firefox die aktuell angezeigte Webseite und unter Outlook eine E-Mail als „Aufgabe“ gespeichert werden.

Dinge geregelt bekommen

Der Funktionsumfang ist mehr als ausreichend für Einzelpersonen und Teams. Aufgaben können in Projekten organisiert werden und zusätzlich mit Etiketten („Tags“) versehen werden. Dabei ist eine hierarchische Gliederungsstruktur möglich: Projekte können Unterprojekte, Aufgaben davon abzweigende „Subtasks“ enthalten.

Diese Struktur kann beliebig tief gestaffelt werden, auch wenn mehr als drei Ebenen sicher nicht besonders sinnvoll sind. Die hierarchische Gliederung ist einfach und übersichtlich gelöst: Die Einrückung der Projekte und Aufgaben wird einfach mit der Maus bestimmt.

Zudem gibt es eine Rubrik „Eingang“, so dass nicht kategorisierte Einträge erfasst und später in das richtige Projekt verschoben werden können. Damit ist auch ein strukturiertes Vorgehen nach den GTD-Prinzipien („Getting Things Done“) möglich

Projekte erlauben Teamarbeit, da sie via E-Mail mit anderen Todoist-Nutzern geteilt werden können. Die eingeladenen Personen sind dann in der Lage, Aufgaben im Projekt hinzuzufügen, zu löschen und abzuschließen.

Etwas ungewöhnlich ist die Angabe eines Ablaufdatums für eine Aufgabe. Neben einer Auswahl mit dem üblichen Datums-Picker ist auch eine rasche manuelle Eingabe in Klartext möglich. Die Anwendung erkennt Begriffe wie „heute“, „morgen“ oder „nächsten Montag“.

Wiederkehrende Termine können nur mit dieser Methode eingegeben werden, zum Beispiel durch die Formeln „täglich um 15 Uhr“, „ jeden 5. März“, „alle 5 Tage“, „jeden zweiten Montag“ und so weiter.

Erweiterungen in der Premiumversion

Einige erweiterte Funktionen wie beispielsweise Etiketten, benutzerdefinierte Filter, Erinnerungen per SMS oder E-Mail sowie Notizen und Dateianhänge für jede Aufgabe gibt es nur in der Premiumversion, die 23 € pro Jahr kostet. Außerdem sind einige Standardfunktionen umfangreicher.

Unter anderem können in der Premiumversion pro Projekt 25 Personen eingeladen werden, in der kostenlosen Version lediglich fünf. Darüber hinaus gibt es eine Business-Version für jährlich 29 Euro pro Nutzer. Sie hat zusätzliche Möglichkeiten bei der gemeinsamen Nutzung von Projekten und Aufgaben, unter anderem Team-Management und 50 Nutzer pro Projekt.

Viele weitere kleinere Funktionen wie mehrstufige Prioritäten, Backups, eine Anbindung an Dropbox oder Google Drive (aber nicht OneDrive), ein morgendlicher Tagesbericht per Mail und manches Detail mehr runden den Funktionsumfang der App ab.

Der große Vorteil von Todoist die enorme Flexibilität im Einsatz. Dank der zahlreichen Möglichkeiten kann Todoist zum Beispiel auch als Ideensammlung, Archiv wichtiger E-Mails und Websites oder für Checklisten bei bestimmten Aufgaben eingesetzt werden.

Noch viel mehr Möglichkeiten haben die Anwender, wenn sie die Todoist-Integration mit den Automatisierungsdiensten IFTTT oder Zapier einsetzen. Dadurch können zum Beispiel automatisch neue Termine im Google-Kalender nach Todoist kopiert werden und neue Aufgaben in Kalendertermine konvertiert werden. Zahlreiche weitere Automatisierungen erlauben es, auch komplizierte Aufgaben zu erfüllen.

Todoist

Die Selbstmanagement-Methode „Getting Things Done

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