Mobile Prozesse als Chance

Mobile IT beschränkte sich früher darauf, Netzwerkverbindungen über eine größere Distanz zu ermöglichen, alles andere aber möglichst gleich zu lassen. Enterprise Mobility hieß: Kiloschwere Laptops mit Desktop-Software. Moderne, Smartphone-gestützten Mobilitätskonzepten machen alles neu, vom IT-Betrieb über Security bis hin zu Prozessen und Workflows.

Vor allem Letzteres erzeugt in vielen Unternehmen Kopfschmerzen, denn eine Änderung in den IT-Anteilen von Prozessen schlägt relativ häufig auf die „Realwelt-Anteile“ zurück. Dann müssen Regeln und Richtlinien angepasst werden und in vielen Fällen kommt der ganze Prozess auf den Prüfstand.

Der erste Schritt ist eine Analyse des „Mobilitätspotentials“. Das Fraunhofer-Institut für experimentelles Software Engineering (Fraunhofer IESE) in Kaiserlautern hat einen standardisierten Ablauf zur systematischen Analyse des Mobilitätspotentials entwickelt.

Dabei werden Geschäftsprozesse, Arbeitsabläufe und vor allem die Rollen systematisch darauf geprüft, ob sie von mobilen Geräten und Apps profitieren können. Die Analyse besteht aus fünf Modulen, die den verschiedenen Aspekten einer Strategie für Enterprise Mobility entsprechen.

Das Mobilitätspotential analysieren

1. Ziele und Hindernisse. Wichtig sind die Antworten auf zwei Grundfragen: Welche Ziele will das Unternehmen mit mobilen Prozessen erreichen? Welche Hindernisse auf dem Weg dahin gibt es? Entscheidend ist eine sinnvolle Zieldefinition, die nicht zu sehr ins Visionäre abgeleitet. So ist es bei der erstmaligen Einführung von mobilen Prozessen besser, nicht den ganz großen Wurf zu wagen, sondern sich einfache Ziele zu setzen – zum Beispiel „Vereinfachung des Vorort-Service“ oder „Inventur ohne Einsatz von Desktop-PC“.

2. Geschäftsfelder. Eng mit der Zieldefinition verbunden ist die Auswahl von Geschäftsfeldern, die sich am besten für eine Mobilisierung eignen. Möglich ist zum Beispiel die Wahl einer bestimmten geographischen Region oder eines bestimmten Fachbereichs.

3. Analyse der Geschäftsfelder. Für jeden Fachbereich und jede Zweigstelle werden nun nacheinander alle Geschäftsprozesse und die damit befassten Rollen betrachtet und in Sachen Mobilitätspotential bewertet.

4. Analyse der Rollen und Prozesse. Dieser Schritt ist der umfangreichste, denn nun werden die am höchsten bewerteten Geschäftsprozesse und Rollen detailliert untersucht. Ein wichtiges Element ist dabei das Bewegungsprofil einer bestimmten Rolle. Hierbei wird ermittelt, an welchen Orten innerhalb und außerhalb des Unternehmens ein Mitarbeiter unterwegs ist.

5. App-Ideen. Anhand der bisher gewonnenen Erkenntnisse für jede Rolle und jeden Prozess werden App-Ideen entwickelt, um die Aufgaben zu mobilisieren. Dies geschieht in Form eines gemeinsamen Workshops, an dem Vertreter aus Management, Marketing, IT Betrieb, externe Experten und Vertreter der späteren Benutzergruppe beteiligt sind.

Das Fraunhofer IESE hat dieses Analyseschema als Methode „mPOTENTIAL“ schriftlich niedergelegt, mit einer Beschreibung der Vorgehensweise sowie Hinweisen auf Best Practices. Sie ist allerdings bisher noch nicht als Download veröffentlicht. Weitere Informationen gibt das Fraunhofer IESE auf Anfrage.

Bildquelle: Gerd Altmann / pixelio.de