Nachgefragt bei Patrick Flaig, Atoss Software

Mobilem Personalwesen Rechnung tragen

Interview mit Patrick Flaig, Produktmanager bei der Atoss Software AG in München

Patrick Flaig, Atoss Software

Patrick Flaig, Produktmanager bei der Atoss Software AG

Inwieweit besteht in den Anwenderunternehmen Bedarf an mobilen Personallösungen auf Smartphones und Tablets? Warum reichen bislang eingesetzte Notebook-Lösungen nicht mehr aus?
Patrick Flaig:
Mitarbeiter und Unternehmensprozesse werden immer mobiler. Deswegen sind Lösungen gefragt, die diesem Wandel Rechnung tragen und Potentiale hinsichtlich Effizienz- und Produktivitätssteigerungen bieten. Aber auch Mitarbeiter in Produktion, Handel oder im Gesundheitswesen befinden sich nicht ständig an einem festen Desktop-Arbeitsplatz, so dass mobile Lösungen und deren Nutzenpotentiale auch dort mehr und mehr gefragt sind.

Welche Funktionalitäten sollte eine mobile Personalsoftware auf dem Smartphone bzw. Tablet auf jeden Fall aufweisen können?
Flaig:
Um unabhängig von fester Hardware-Infrastruktur zu sein, sind die mobile Zeiterfassung sowie ein mobiles Kostenstellenmanagement sehr wichtig. Daneben sollten Abwesenheitsanträge und -genehmigungen möglich sein sowie Anwesenheitslisten und Salden, die in Echtzeit eingesehen werden können. Wichtig ist zudem, dass Mitarbeiter ihre Einsatzpläne jederzeit und überall abrufen können sowie Vorgesetzte die Pläne ihrer Bereiche stets im Blick haben. Denn das ermöglicht eine aktive Echtzeitsteuerung.

Inwieweit nutzen Anwenderunternehmen bereits umfangreiche mobile Personallösungen? Oder benötigen Sie allein eine „Stechuhr für unterwegs“?
Flaig:
Neben dem Zeitmanagement – was mehr umfasst als das reine Erfassen der Arbeitszeiten – rückt vor allem auch die aktive und unmittelbare Personaleinsatzsteuerung über mobile Geräte in den Mittelpunkt. Grundsätzlich gibt es branchenübergreifend bereits für alle eben beschriebenen Funktionalitäten nutzenstiftende Anwendungsfälle.

Inwieweit müssen der Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat bei der Einführung bzw. beim Betrieb einer mobilen Personallösung eingebunden werden?
Flaig:
Generell empfehlen wir, von Anfang an Datenschutzbeauftrage und Betriebsrat mit einzubinden. Durch eine offene Kommunikation kann schnell aufgezeigt werden, dass mobile Lösungen sowohl zum Vorteil von Unternehmen als auch Mitarbeitern sind.

Welche Knack- bzw. Streitpunkte treten bei Diskussionen mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsräten am häufigsten auf?
Flaig:
Diskussionspunkte können eine potentielle Überwachung der Mitarbeiter sein oder die Frage nach Datensicherheit, z.B. auch bei Verlust des Smartphones. Diese Bedenken können durch frühzeitige und offene Kommunikation schnell ausgeräumt werden.

Inwieweit dürfen Mitarbeiterdaten (z.B. Bewegungsdaten) per mobiler Software erfasst bzw. übermittelt werden?
Flaig:
Grundsätzlich liegt es in der Verantwortung des Unternehmens, ob und inwieweit Daten erfasst und übermittelt werden. In unserer Lösung kann dies unternehmensindividuell definiert werden. In der Außendienststeuerung beispielsweise ergibt die Erfassung von Bewegungsdaten durchaus Sinn. So kann der Mitarbeiter, der sich in der Nähe des Auftragsortes befindet, gleich für einen Auftrag eingeteilt werden.

Wie wird verhindert, dass Mitarbeiter bei einer mobilen Einsatzplanung die Daten bzw. das System manipulieren können – und beispielweise einige Plusstunden dazu schummeln?
Flaig:
Sämtliche Funktionen werden gezielt über ein Berechtigungskonzept gesteuert. Zeitbuchungen können zudem in Zukunft auf Wunsch mit GPS-Daten gekoppelt werden, so dass beispielsweise Buchungen nur im Umfeld des Betriebsgeländes oder des jeweiligen Einsatzortes abgesetzt werden können.

Stichwort Sicherheit: Was gilt es hinsichtlich der Zugriffsrechte zu beachten? Welche Authentifizierungslösungen sollten berücksichtigt werden?
Flaig:
Damit nur autorisierte Personen auf die Lösung zugreifen können, sollte mit einer sogenannten Unternehmens-ID und entsprechenden Benutzerkennungen samt Passwort gearbeitet werden. Die komplette Kommunikationskette wird mit verschlüsselten Verbindungen durchgeführt. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, mit Zertifikaten zu arbeiten, so dass nur mit bestimmten und autorisierten Smartphones auf die Lösung zugegriffen werden kann.


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