Administrationsaufwand mobiler Endgeräte reduzieren

Mobilfunk-Management auslagern

Mobile Endgeräte steigern der Administrationsaufwand in vielen Bereiche: sei es das Gerätemanagement, Roaming-Kosten bei Vielreisenden oder das Finden der richtigen Mobilfunktarife. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, das Mobilfunk-Management an einen externen Dienstleister auszulagern, wie Alexander Nohles, Consultant bei der Consense GmbH, berichtet.

Alexander Nohles, Consultant bei der Consense GmbH, berichtet, warum es sinnvoll sein kann, dass Mobilfunk-Management auszulagern.

Herr Nohles, welche Vorteile bietet die Auslagerung des Mobilfunk-Managements für Unternehmen?
Alexander Nohles:
Das Themenfeld Mobilfunk wird komplexer, wodurch es kaum möglich ist, immer auf dem neusten Stand zu sein. Durch eine Auslagerung bleibt den Unternehmen diese Arbeit erspart, sodass die Potentiale des Mobilfunkbereichs sinnvoll in die Unternehmenskommunikation eingebunden werden können.

Für die Nutzer der Mobilgeräte kann je nach Ausbaustufe eine Service-Hotline eingerichtet werden, die Fragen zur Bedienung der Geräte beantwortet. Ein solcher Service ist angesichts der steigenden Komplexität der Geräte und Lösungen nicht zu unterschätzen.

Was passiert, nachdem sich ein Unternehmen für das Outsourcing entschieden hat? Was sind die ersten Schritte?
Nohles:
Zunächst sollten die genauen Anforderungen des Unternehmens definiert werden. Hier wird entschieden, ob mit dem Einführen einer MDM-Strategie auch gleich die Endgeräte getauscht werden oder ob die Mitarbeiter eigene Geräte beruflich verwenden dürfen. Außerdem wird geklärt, welche Dienste und welches Service-Level zur Verfügung gestellt werden. Davon ausgehend kann der Dienstleister ausgewählt werden.

Dabei ist unter dem Aspekt der Kostentransparenz besonders wichtig, wie das Nutzungsverhalten der Mitarbeiter aussieht, z.B. das Gesprächsverhältnis zwischen Mobilfunk und Festnetz, oder welche Datenmengen benötigt werden. Wichtige Informationen sind auch, wie viele ausländische Standorte das Unternehmen hat oder welches Gesprächsverhalten der Mitarbeiter in den kommenden Jahren zu erwarten ist. Nur dann kann eine auf die spezielle Situation optimal zugeschnittene Lösung angeboten werden.

Wir bieten beispielsweise die Möglichkeit, spezielle Rahmenverträge für unterschiedliche Nutzergruppen zu erstellen oder über ein sogenanntes „Pooling“ Gesprächsminuten und Datenmengen über eine Gruppe von Teilnehmern zusammenzufassen.

Auf dem Markt agieren zahlreiche Unternehmen – wie findet man den richtigen Ansprechpartner?
Nohles:
Grundsätzlich kann es sinnvoll sein, wenn der Dienstleister neben der reinen Plattform für Mobilfunk-Management auch Services wie den Rollout der Geräte oder eine Servicehotline für die Mitarbeiter anbietet. Ein Rollout kann je nach Geräteauswahl und Altersstruktur der Mitarbeiter eine Herausforderung darstellen, insbesondere bei firmeneigener Hardware und der Einrichtung zentraler Nutzer-Accounts und Registrierungen. Sich bei Störungen an einen festen Ansprechpartner wenden zu können, der dafür zuständig ist, die vertraulichen Daten des Unternehmens zu verwalten, und der den Mitarbeitern bei Problemen zur Seite steht, ist wichtig.

Welche konkreten Aufgaben werden übernommen?
Nohles:
Es kann ein monatlicher Report der Mobilfunkkosten erstellt werden oder ein Vergleich mit den Vormonaten zusammen mit Empfehlungen zur Umstellung des Tarifes. Beim Gerätemanagement können die Zurverfügungstellung der Management-Plattform, der Rollout der Geräte oder Hotlines für die Gerätebedienung Optionen sein.

Anders als vorher, wo mal eben der Kollege um Hilfe gebeten wurde, findet das Mobilfunkmanagement jetzt zentralisiert statt. Solche Änderungsprozesse brauchen natürlich Zeit, sollten im Unternehmen klar kommuniziert werden und müssen auch von den Verantwortlichen getragen werden.

Inwiefern ergeben sich Einsparpotentiale?
Nohles:
Sind die Anforderungen an ein MDM einfacher Natur – wie z.B.  ein Ge-rät löschen zu können – ist eine Auslagerung wenig sinnvoll. Sobald man aber in den Bereich des richtigen Managements kommt und auch Konfigurationen oder Applikationen auf den Geräten managen will, rechnet sich die Auslagerung. Auch erhöhter Schulungs- und Support-aufwand bei Wechseln der Bedienlogik ist nicht zu unterschätzen.

Prinzipiell eignet sich die Auslagerung für jeden Kunden, dessen Mobilfunk-Management durch die Anzahl von Geräten und Nutzern so komplex wird, dass mehr als nur ein MDM-Dienst benötigt wird. Zum Beispiel dann, wenn Dateien zur Verfügung gestellt werden müssen oder die Konfiguration von Mail- und Kontaktdaten sowie das Management von Applikationen erforderlich sind.

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