Mobilisierung von ERP-Daten

Herr Inger, in welchen Fachbereichen wollen Ihre Kunden Daten mobilisieren? Um welche Daten geht es?
Mirco Inger: Unsere Kunden haben erkannt, dass die Mobilisierung von Daten durch einen auch offline nutzbaren Geschäftsprozess neue Möglichkeiten eröffnet. Haben noch vor wenigen Jahren mobile Projekte in Abhängigkeit zu leistungs- und format­-limitierten Geräten und verfügbaren Online-Netzen gestanden, geht hier der Trend ganz klar in die richtige Richtung: Prozesse werden tatsächlich ortsunabhängig. Durch die Leistungsfähigkeit mobiler Datennetze und mobiler Geräte wie Tablets und Smartphones ist der Anwender nicht weiter limitiert. Waren es vor einigen Jahren noch die Prozessverschlankung im Bereich der Logistik und Materialwirtschaft, die die ERP-Anwender interessierten, so interessieren ihn heute modular zusammengebaute Prozesse, die offline genutzt werden. Lösungen für den Service sind sehr gefragt, ebenso Lösungen für den Vertrieb, die über den Umfang von klassischen CRM-Funktionalitäten hinausgehen.

In welchen Fachbereichen sind die Anwendungen heute bereits mobil und wo liegen in der Regel die größten Mobilisierungs-potentiale?
Inger: Derzeit sieht man mobile Anwendungen häufig im Bereich des Lagerwesens, der Produktion und im Bereich von Auslieferungen. Verstärkt kommen Projekte im Service auf, die die Mitarbeiter dabei unterstützen, Einsätze zu planen, Informationen und Dokumentationen anbei zu haben und Ersatzteile zu verbuchen oder zu disponieren. Das Spektrum reicht bis hin zum elektronischen Leistungsnachweis mit automatisierter Rechnungsstellung. Auch im Vertrieb wächst ein Bedarf, der über die Möglichkeiten bisheriger mobiler CRM-Systeme hinaus­ragen. Große Potentiale erschließen sich überall dort, wo bisher noch mit Stift und Zettel oder proprietären mobilen Offlinelösungen gearbeitet wird. Das ist in der Vielzahl der Fachbereiche noch der Fall.

Wie geht man ein Projekt zur Mobilisierung von ERP-Daten an? Mit welchem Projektzeitraum muss man kalkulieren?
Inger: In einem ERP-Projekt ist es von größter Bedeutung, den Anwendern die Möglichkeiten der mobilen ERP-Nutzung aufzuzeigen. Häufig ist das Thema Mobility noch mit klassischer Barcodeerfassung verknüpft und das gesamte Potential durch die Mobilisierung nahezu aller ERP-Prozesse ist für den normalen ERP-Anwender nicht greifbar. Durch Beispiele und Workshops zeigen wir unseren Interessenten und Kunden auf, was heute möglich ist und überführen die potentialreichen Ansätze über einen Workshop in die Praxis.

Bei gängigen ERP-Systemen sind die Projektlaufzeiten sehr kurz und überraschen den Anwender häufig in der Phase der Umsetzung durch ein sehr gutes Preis-/Leistungs- und Budgetverhältnis. Über ca. 150 mobile Projekte ermitteln wir einen Durchschnittswert von ca. sechs Manntagen Dienstleistung, was allerdings auf die hohe Konfigurierbarkeit unserer Lösung zurückzuführen ist. Die Investition an Mitarbeit auf Kundenseite entspricht in etwa derselben Manntagsleistung. Wenn ein Anwenderunternehmen mit den eigenen Prozessen und Wünschen vertraut ist, kann ein Projekt mitunter in vier Wochen definiert, umgesetzt und als abgeschlossen betrachtet werden. In einigen Fällen sind die Zeiträume noch deutlich kürzer, Ausreißer nach oben belaufen sich auf maximale Laufzeiten von drei Monaten.

Was gilt es bei der Prozessdefinition zu beachten?
Inger: Bei der Prozessdefinition gilt es, die Möglichkeiten der mobilen Datenlösung bestmöglich miteinzubeziehen, um den wirklichen Effekt einer solchen Lösung freizusetzen. Das gilt zum Beispiel für mögliche Beschleunigungen, so dass diverse Automatismen im Hintergrund greifen, wird zum Beispiel ein Datum erfasst können im Hintergrund diverse Validierungen greifen und in logischer Abfolge Maßnahmen auslösen. Oft handelt es sich dabei um Möglichkeiten, die ohne mobile Datenlösung einen vielfachen Aufwand darstellen und bis zu 90 Prozent Einsparpotential ermöglichen. Einfache Beispiele sind die automatische Materialbuchung, die Archivierung des unterschriebenen Einsatzberichtes, die Fracht- und Spesenberechnung sowie die automatisierte Rechnungsstellung bei Abschluss eines Serviceauftrags.

Was gilt es bei der Anbindung der Daten aus dem Backend zu beachten? Welche Schnittstellen und welche Middleware sind notwendig?
Inger: Es gibt viele Optionen, die zur Verfügung stehen: von der Middleware über Webservice-Connection bis hin zum altbackenen Datenbankzugriff. Durch cloudbasierte Wege wird sich die Kombinationsmöglichkeit aus Mobility und ERP zukünftig deutlich erweitern, wenngleich hier der Integrationsfaktor nicht zwangsläufig erweitert wird. Egal, wie die Anbindung an das führende ERP-System erfolgt, oberste Prämisse sollte die Transaktionssicherheit sein. Wenn Daten durch mobile Lösungen in Echtzeit oder offline verändert werden, ist es enorm wichtig, damit die Autorität des führenden Systems durch ungesicherte Zugriffe auf das Datenbanksystem nicht zu unterwandern. Bevorzugt nutzt man, sofern möglich, dazu die Logiken des führenden Systems. Dies ist in der Vielzahl der modernen ERP-Systeme technisch auch „State of the Art“.

Wie stellt man sicher, dass die Daten sicher (!) übermittelt werden – z. B. auch für Partnerunternehmen und Lieferanten?
Inger: Sichere Übermittlung bei performanter Übertragung ist die Herausforderung, die moderne Apps für Geschäftsanwendungen meistern müssen. Durch Verschlüsselung, Stückelung mit Serialisierung und Deserialisierung auf Basis zur Verfügung stehender oder eigenentwickelter Algorithmen erreicht man auch in Zeiten lückenhafter Hochsicherheitsprotokolle einen adäquaten Grad an Sicherheit für die Übermittlung der Daten von Partnerunternehmen und Lieferanten oder z.B. im Direktgeschäft mit Endkunden. Entscheidend wird auch in diesen Bereichen die rasante Entwicklung von cloudbasierten Technologien sein, die, abhängig vom Anbieter, auch zuletzt ein Faktor in Sachen Datensicherheit darstellen.

Stellen Sie die Daten über native Apps oder über den Browser der mobilen Endgeräte bereit?
Inger: Das ist die Königsfrage. Wir erstellen Apps, die vollständig konfigurierbar sind, wobei die Konfiguration auf allen Endgeräten gleich abläuft und nicht für jedes Gerät eine Spezialversion erstellt werden muss. Die Konfiguration ist dabei sowohl von nativen als auch von Browser-Apps zu nutzen – ohne Änderung. Bevorzugt arbeiten wir mit nativen Apps mit Ergänzung von browserbasiertem Inhalt, also gemischt. Im Vordergrund steht das User-Erlebnis für Performance, Stabilität und Sicherheit. Selbstverständlich muss das Gesamtbild eine hochwertige und moderne Erscheinung liefern.

Wann empfehlen Sie eine Online-verbindung für den mobilen Zugriff, wann ist ein Offline-Betrieb sinnvoll/erforderlich?
Inger: Pauschale Antworten dazu sind schwierig. Unsere Kunden nutzen den mobilen Offline-Betrieb häufig bei komplexen Serviceeinsätzen. In diesen Fällen sind die Mitarbeiter eingeschränkt hinsichtlich Datenroaming, weil sie sich in Gebieten oder Räumlichkeiten ohne Netzanbindung befinden. Ganz wichtig ist dabei, dass der Prozess es ermöglicht, auch mit offline erfassten Daten weiterarbeiten zu können. Dies muss offline auf dem selbigen Gerät möglich sein. Hier trennt sich schnell die Spreu vom Weizen im Bereich der mobilen Apps. Wir nennen es Erfassungs-App, wenn man die Daten nicht weiterverarbeiten kann, für unsere Kunden wäre dies nicht ausreichend.

Wie sieht Ihr Lizenzmodell beim mobilem ERP-Zugriff aus, wie rechnen Sie ab?
Inger: Auch hier sind unterschiedliche Ansätze notwendig. Es gibt Umfänge, die in Form eines pauschalen Pakets abgerechnet werden. Diese Umfänge enthalten ein Konfigurationswerkzeug, mit dem eigenständig Prozesse mobilisiert werden können, genauso wie dieses uns zur Erstellung der Apps hilft. Desweiteren ermöglicht die Lizenz die Abbildung eines gewissen Umfangs, der darin definiert ist. Die Pakete gibt es von der Einstiegsvariante bis hin zur unbegrenzten Lösung. Weitere Komponenten wie Fotofunktion, mobile Dokumentenerfassung, Unterschrift, Navigation, Offline-Fähigkeit etc. werden gesondert pro Gerät lizensiert. Dazu fallen überschaubare Beträge pro Gerät an. Abgerechnet wird als Kaufgeschäft, die Storekomponente ist dabei kostenlos und stellt lediglich den Client.