10.08.2021 Digitale Mitarbeiterkommunikation

Nähe erzeugen, wenn Abstand gefragt ist

Von: Anke Maas

In der Krise wollen Mitarbeiter Antworten bekommen, sich austauschen und erfahren, wie es den Kollegen und auch dem Chef eigentlich geht. Doch in vielen Unternehmen bleibt gerade in harten Zeiten die Kommunikation auf der Strecke, sorgen einseitige Ankündigungen für Unsicherheit und Leere. Bei Leonardo Hotels Central Europe wurde bereits im November 2015 ein internes Kommunikations- und Informations-Tool gelauncht, das sich aktuell als ideales Mittel erweist, Mitarbeiter gut durch die Krise zu führen.

Bei Leonardo Hotels Central Europe wurde 2015 ein internes Kommunikations- und Informations-Tool gelauncht, das sich aktuell als ideales Mittel erweist, Mitarbeiter gut durch die Krise zu führen.

Die Rede ist von „Leapp“, der internen App für alle 2.600 Mitarbeiter in über 40 Destinationen. Entwickelt wurde sie von Leonardo Hotels in Zusammenarbeit mit dem IT-Unternehmen Beekeper, um alle Mitarbeiter mit Informationen unkompliziert und schnell zu erreichen. In einem Hotel, wo nicht jeder Mitarbeiter an einem Rechner arbeitet, ging das nicht über Newsletter. Die Smartphone-App aber war eine ausgezeichnete Lösung: Im Jahr 2016 bekam Leonardo Hotels dafür den European Excellence Award in Human Resources in der Kategorie „Employee Engagement“.

Kommunikation, Interaktion, Information

Ihr wahres Potenzial zeigt die App nun in der Pandemie, in der Wege gefragt sind, wie man auf Abstand Nähe herstellen und auch Mitarbeiter, die sich in Kurzarbeit befinden, regelmäßig auf den neuesten Stand bringen und weiterhin einbinden kann. Leapp erweist sich hier als ideales Tool, um die Mitarbeiter durch die Krise zu führen – und ist in vielen Fällen sogar die einzige Möglichkeit, mit ihnen konstant in Kontakt zu bleiben.

Die Anwendung hat drei Hauptnutzungsbereiche. In die App ist eine Messaging-Funktion integriert, die über Postings, Likes und Kurznachrichten wie Facebook oder Whatsapp funktioniert. Wichtige Informationen werden in Echtzeit geteilt und Fragen zeitnah beantwortet. Jeder darf hier Postings und damit Themen nicht nur setzen, sondern auch kommentieren und zu Kollegen und Vorgesetzten via Kurznachricht Kontakt aufnehmen. Da viele Mitarbeiter keinen persönlichen E-Mail-Account haben, ist das auch eine großartige Bereicherung für die Kommunikation zwischen den Kollegen.

Daneben spielt auch die Interaktion eine wichtige Rolle: In der App gibt es über 100 Gruppen mit verschiedenen Streams. Hier können von einzelnen Gruppen Informationen gepostet, Kampagnen eingestellt sowie besondere Erlebnisse im Hotel geteilt werden. Seit Beginn der Pandemie gibt es auch einen eigenen „Corona-Stream“ mit sämtlichen Neuerungen und Informationen, etwa zum Kurzarbeitergeld und den Hygieneregeln. Das Management gibt regelmäßig Updates über die aktuelle Situation, offen und klar wird der Stand des Unternehmens kommuniziert. Zudem wird mit Challenges und handfesten Tipps die Situation auch mal etwas leichter genommen, die Mitarbeiterschaft emotional angesprochen und kreativ gefordert.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 5-6/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Sehr beliebt ist die „Tagesschau“, ein täglicher Podcast mit jeweils drei „News of the Day“: einer Business-, einer Panorama- und einer Motivationsnachricht aus dem eigenen Unternehmen. Und das alles auf Deutsch und Englisch. Eine weitere Besonderheit ist, dass es in Leapp auch eine Übersetzungsoption in alle Sprachen gibt und zudem Deepl angewendet werden kann. So kann jeder Mitarbeiter die Informationen in seine eigene Sprache übersetzen. Außerdem werden über die App alle für die Mitarbeiter wichtigen Unternehmensinformationen digital bereitgestellt und in einem persönlichen Mitarbeiterportal sind alle wichtigen Dokumente wie Verträge oder Dienstpläne individuell abrufbar. Krankmeldungen oder Urlaubsanträge können so abgeschickt oder Gehaltsabrechnungen heruntergeladen werden.

Die durch die App gewonnene Zeitersparnis ist ein klarer Wettbewerbsvorteil. Jeder Mitarbeiter – vom Azubi bis zum Manager – kann jederzeit Infos abrufen. Alle wichtigen Auskünfte für die tägliche Arbeit sind zentral hinterlegt. Der Zugriff kann über einen Webbrowser oder eine Smartphone-App von überall aus erfolgen. Dies wiederum führt zu hoher Mitarbeitermotivation, weil damit keine Abhängigkeiten und Zeitdruck geschaffen werden. Die Mitarbeiter der Leonardo Hotels weltweit schätzen das sehr.

Neue Features geplant

Über Leapp ist ein neues E-Learning-Programm zu den verschiedensten Themenbereichen aus der Hotellerie und zur Ergänzung der Führungstrainings in Planung. Getestet wird aktuell auch ein Onboarding-Programm als Vorbereitung darauf, die Mitarbeiter in ihr Arbeitsleben zurückzuführen, wenn es wieder losgeht. Verschiedene Trainings sind dafür in der Pipeline.

Wie wichtig die Anwendung in der Pandemie wurde, zeigt ein Blick auf die Daten: In der Corona-Zeit nahm die Nutzung der App um etwa 50 Prozent zu. Klickten vor Corona monatlich etwa 1.000 Mitarbeiter die App an (waren also innerhalb der letzten 30 Tage aktiv), sind es jetzt 1.500. Die Zahl der täglich aktiven Nutzer ist von durchschnittlich 500 auf 750 angestiegen.

Leapp gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, die Mitarbeiter unmittelbar und schnell zu informieren, sie untereinander zu vernetzen und direktes Feedback von ihnen zu erhalten. In der Corona-Krise zeigt die App weiteres Potenzial: Sie kann Nähe erzeugen, wenn Abstand gefragt ist. So werden Zusammenhalt und Zugehörigkeitsgefühl gestärkt, wenn es darauf besonders ankommt.