New Work: Gefahr für die Gesundheit?

Durch die Erfahrungen der zahlreichen pandemiegeplagten Monate konnten die meisten Unternehmen zum Glück recht souverän z.B. auf die Wiedereinführung der Homeoffice-Pflicht reagieren. Sie waren diesmal wesentlich besser vorbereitet und wurden daher zumindest nicht komplett ins kalte Wasser geworfen, so wie es beim ersten Ausruf der entsprechenden Pflicht der Fall war. Die Vorgaben konnten diesmal mit geringerem Aufwand umgesetzt werden. Aufgrund des andauernden Infektionsgeschehens kam die erneute Homeoffice-Pflicht auch nicht ganz unerwartet, bemerkt Ute Riester von Dell Technologies. Natürlich gebe es in manchen Unternehmen nach wie vor große Unsicherheiten und Frustration – das sei nur allzu verständlich. „Bei unseren Kunden sehen wir aber“, so die Senior-Managerin Field Product Management Client Solutions Germany, „dass der Gesundheit und der optimalen Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter oberste Priorität eingeräumt wird.“

Katrin Hartmann, People and Communities (HR) Leader EMEAR sowie HR Country Head Germany von Cisco, stellt ebenfalls fest, dass viele ihrer Kunden diesmal entsprechend vorbereitet waren, da sie die Chance zur Digitalisierung zeitig ergriffen hatten. Andere Unternehmen hingegen treffe die Regelung genauso hart wie beim ersten Mal. „In unseren Augen sind es zu viele“, betont die Expertin. Allerdings sei es durchaus eine Herausforderung, den gesetzlichen Vorgaben in der Corona-Krise gerecht zu werden – in großen Unternehmen mit verzweigten IT-Strukturen seien das insbesondere Themen wie komfortables Homeoffice und Datenschutz.

Neben den IT-Problemen sollten aber auch die Auswirkungen des Wechsels zwischen Homeoffice und Büro auf die Mitarbeiter in den Vordergrund rücken. Führungskräfte müssen sich die Frage stellen, wie es ihrer Belegschaft in den eigenen vier Wänden ergeht und welche Hürden noch bestehen. Wie so oft gibt es hier grundsätzlich zwei Seiten der Medaille. „Viele Kollegen empfinden die Homeoffice-Pflicht als Einschränkung, da ihnen der persönliche und auch informelle Austausch, vor allem in kreativen Prozessen, fehlt“, gibt Dr. Michael Berger zu bedenken. Natürlich ließen sich Videokonferenzen organisieren oder man tausche sich via Teams aus. „Aber das ist eben etwas anderes, als wenn man sich live zusammensetzt, mal gerade ins Nachbarbüro geht, den Kollegen an der Kaffeemaschine trifft oder sich zum Mittagessen zusammensetzt“, so der Geschäftsführer der Docuware GmbH.

Generell seien die Mitarbeiter aber eher von der Arbeit im Homeoffice überzeugt, meint Jörg Petzhold, VP Marketing bei Matrix42, „denn wegfallende Arbeitswege und flexiblere Arbeitszeiten sind für viele ein Pluspunkt“. Eine aussagekräftige Studie seines Unternehmens hätte erst kürzlich gezeigt, dass die Homeoffice-Pflicht mit einer verbesserten Work-Life-Balance locke. „Wenn sich Mitarbeiter wohlfühlen und eine positive Employee Experience erleben – und zwar auch im Homeoffice –, bleibt eine gute Unternehmenskultur auch während der Pflicht bestehen“, ist Petzhold überzeugt und Katrin Hartmann ergänzt: „Die meisten haben sich im Homeoffice gut eingerichtet und Privat- mit Berufsleben friedlich verheiratet. Im Grunde will quasi niemand zur alten Struktur zurück.“

Es gibt allerdings auch Menschen, denen das verpflichtende Arbeiten in den eigenen vier Wänden bzw. der „ständige Wechsel“ zwischen Büro und Homeoffice im Rahmen der Kontaktbeschränkungen physisch und psychisch zu schaffen macht. So können sich die Homeoffice-Vorteile schnell zu einer „Falle“ entwickeln, weiß Jörg Petzhold. „Nicht selten sitzen Mitarbeiter anstatt im Auto oder Zug auf dem Weg nach Hause einfach länger an ihrem Rechner. Flexible Arbeitszeiten werden so schnell zu Überstunden – mit verheerenden Folgen. Neben Überlastung oder sogar Burnout spielt auch Einsamkeit eine große Rolle.“ Tatsächlich hört man dieser Tage immer wieder das Schlagwort „Corona-Vereinsamung“. Die Sterbegeldversicherung Monuta registriert beispielsweise viermal mehr Suizide als vor der Pandemie – diese „absolut alarmierenden“ Zahlen ergäben sich aus der Auswertung von Daten wie etwa Krankenakten aus dem Jahr 2021, berichtete der Deutschland-Chef des Unternehmens, Oliver Suhre, im Videocast „19 – die Chefvisite“.

„Sicherlich schlägt es so manchem aufs Gemüt, dass es momentan keine Aussicht auf ein Ende gibt“, betont auch Michael Berger von Docuware. Aber die Büros in seinem Unternehmen sind und waren beispielsweise zu jedem Zeitpunkt unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften für Mitarbeiter geöffnet, die nicht zuhause arbeiten woll(t)en oder konnten/können. Miroslav Šimudvarac, Geschäftsführer der Troido GmbH, kann aus eigener Erfahrung sagen, „dass der ‚ständige Wechsel‘ auf engagierte und selbstbestimmte Arbeitnehmer getroffen ist – generell mit positiven Auswirkungen auf die Gesundheit“. Dies mag nicht zuletzt auch an der bereits vor der Pandemie existenten, agilen Unternehmenskultur liegen, die bei Troido selbstbestimmtes Arbeiten fördert.

Bei Cisco wiederum sind die körperliche und vor allem psychische Gesundheit der Mitarbeiter bereits seit Langem Fokusthemen. Daher hat das Unternehmen sein „Mental Health & Wellbeing“-Angebot ausgebaut. Dazu gehören laut Katrin Hartmann tägliche freiwillige Sitzungen mit Sport und Fachvorträgen – beispielsweise zum Thema „gesunde Ernährung“ – oder psychologische Beratungen. Gleichzeitig möchte das Unternehmen einen Meeting-freien Tag pro Woche einführen. Andere Angebote sind z.B. eine 24/7-Hotline für Mitarbeiter, die in Not geraten sind. Das Programm „Critical Time Off“ gewährt Mitarbeitern unkompliziert eine Auszeit, wenn in ihrem Leben etwas ins Ungleichgewicht geraten ist. Besonders beliebt sollen auch die zehn „Time2Give“-Tage im Jahr sein, an denen Mitarbeiter auf Wunsch ein soziales Projekt ihrer Wahl begleiten dürfen. „Ein absolutes Highlight sind unsere firmenweiten ‚Day for me‘“, weiß Hartmann und erläutert: „Weltweit bekommen alle Mitarbeiter zeitgleich einen Tag frei – für Wellbeing, Sport, Familie oder Freunde.“

Ähnlich werden die Mitarbeiter bei Docuware umsorgt, berichtet Michael Berger. So biete man auch in Corona-Zeiten das bewährte Sportprogramm an – nur eben online. Dazu zählen beispielsweise Yoga, Fit for Fun und Body- sowie Crossfit. „Auch verabreden sich Kollegen zum Schwimmen und Laufen“, weiß er. Um letztlich im Homeoffice gut durch den Tag zu kommen, braucht es vor allem sehr viel Disziplin. „Geregelte Abläufe, Arbeiten an einem ergonomischen Arbeitsplatz, Pausen und Bewegung zwischendurch sind Aspekte, die gerade in hektischen Phasen außen vor bleiben“, warnt Ute Riester von Dell. Doch auch im Homeoffice sollte man ihrer Ansicht nach an diesen Strukturen unbedingt festhalten.

Neben der Rückkehr der Homeoffice-Plicht wurde im November 2021 wie erwähnt auch die 3G-Regel für den Arbeitsplatz eingeführt. Schließlich ist die Heimarbeit nicht in jedem Job möglich bzw. nicht jeder kann/möchte im Homeoffice arbeiten. Um den 3G-Status der Mitarbeiter bei Zutritt der Arbeitsstätte zu kon-trollieren bzw. zu dokumentieren, gibt es mittlerweile zahlreiche Tools und Lösungen. Bergers Firma nutzt hierzu beispielsweise eine chipbasierte Zugangskontrolle: „Mit unserer Lösung ‚Docuware für G-Nachweis am Arbeitsplatz‘, die wir Ende 2021 auf den Markt gebracht haben, sind wir natürlich bestens gerüstet, die Nachweise seitens der HR zu verwalten und den Bürozugang zu regeln.“ Bei Troido kommen die Produkte Covidenz und Covidenz Check ins Spiel, gleichermaßen auch für die Dokumentation der anstehenden Impfpflicht im Gesundheitssektor. Dahinter verberge sich, so Firmenchef Miroslav Šimudvarac, ein effizientes und günstiges App-Tool, welches ohne Investitionsaufwand und ohne Implementierungszeit direkt die Arbeitgeberpflichten unterstütze.

„Von unseren Kunden wissen wir, dass oft auf vorhandene Ressourcen wie das Facility Management und den Sicherheitsdienst zurückgegriffen wird, um den Impfstatus oder die Tests zu kontrollieren und mittels handschriftlicher Listen den Zugang zu verwalten“, berichtet Ute Riester. Das mag bei vorhandenem Personal und einer kleinen Belegschaft eine effektive Lösung sein – ab einer gewissen zu kontrollierenden Personenzahl kann das aber zu Verzögerungen im Ablauf führen. In größeren Unternehmen sind technische Lösungen wie QR-Code-Scans dann die bessere Wahl, sofern die Anwender entsprechend geschult sind. Das hat wohl auch das Unternehmen Cisco festgestellt, das zu Anfang noch auf die Expertise einer Sicherheitsfirma zurückgriff. „Mittlerweile haben wir einen – freiwilligen – automatischen Check-in über den Firmenausweis eingerichtet, auf den die Mitarbeiter per QR-Code ihren Freigabestatus einholen können“, bestätigt Katrin Hartmann.

Eine der größten Herausforderungen beim Einsatz entsprechender 3G-Regel-Kontroll-Tools dürfte das Thema „Datenschutz“ sein. Denn was passiert mit den Informationen über den Gesundheitszustand der Mitarbeiter? Wo werden die Daten gespeichert? Wer kann diese einsehen? Ute Riester weiß Antwort: „Die DSGVO gibt klare Regeln vor, an die Unternehmen gebunden sind – unabhängig von der Lösung, mit der sie arbeiten.“ Nach den neuen gesetzlichen Vorgaben dürften Daten z.B. auch zur Optimierung und Anpassung des Hygienekonzepts verwendet werden. Gleichzeitig gebe es eine Frist, nach der die Daten gelöscht werden müssen. Zudem gelte der Grundsatz der Datenminimierung. Wenn sich die Anforderungen wie derzeit schnell ändern und wöchentliche, sogar tagesaktuelle Änderungen abverlangen, „so passen wir unsere DSGVO-Konformität und selbstverständlich auch Anforderungen anderer sektorspezifischer Datenvorschriften permanent an“, verspricht der Troido-Geschäftsführer Šimudvarac. Bei Docuware darf lediglich die HR-Abteilung die Daten prüfen und die Zugangskontrolle freischalten. „Ich selbst bekomme nur Statistiken“, meint Geschäftsführer Berger, „um z.B. die Bestellung von Tests zu veranlassen.“

Mit dem Auslaufen der zweiten Homeoffice-Pflicht im Rahmen der Pandemie zum 20. März 2022 wird sich nun in den kommenden Monaten zeigen, ob die Arbeitgeber aus der Situation gelernt und die Möglichkeiten der Homeoffice-Arbeit erkannt haben oder direkt wieder in alte Muster verfallen und ihre Mitarbeiter ausnahmslos im Büro antanzen lassen. Wünschenswert wäre ein hybrides Arbeitsmodell, das es den Mitarbeitern freistellt, ob sie im Büro oder daheim arbeiten möchten. Umfragen sollen zeigen, dass sich die meisten künftig eine Mischung aus Büro und Homeoffice wünschen. Mehr Flexibilität, zufriedenere Mitarbeiter und damit eine höhere Attraktivität als Arbeitgeber – auch jenseits des durch die Pandemie bedingten Handlungsdrucks gibt es für Unternehmen also gute Gründe, an hybriden Modellen festzuhalten. Doch leider sieht Katrin Hartmann von Cisco, dass die meisten Unternehmen noch am Anfang stehen, auch wenn sich natürlich schon viele neu erfunden und großartige Lösungen entwickelt hätten. „Was uns jedoch erschreckt, sind Aussagen wie: ‚Nach Corona wird alles wieder ganz normal, wir gehen zurück in die Büros.‘“ Sie selbst sieht das ganz anders: „Wir wollen vielmehr die nächste Ebene erreichen, denn die Zukunft von Hybrid Work hat bereits begonnen.“

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 01-02/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Letztlich geht es darum, dass sich die Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz – wo auch immer dieser sein mag – sicher und wohl fühlen und effektiv arbeiten können. Der moderne Arbeitsplatz ist dabei vor allem eines: individuell. „Jeder Mitarbeiter sollte sich eine Arbeitsumgebung schaffen können, die zu seinen Bedürfnissen passt“, findet Jörg Petzhold von Matrix42. Der Arbeitgeber spiele dabei eine wichtige Rolle, denn dieser könne die täglichen Erlebnisse maßgeblich beeinflussen und somit auch das Wohlbefinden sichern – Stichwort „User Experience“. Tools, Systeme und Ausstattung müssen die Anwender bei der Arbeit optimal unterstützen. Die Geräte müssen einfach und intuitiv zu bedienen und gut aufeinander abgestimmt sein – dann sind die Nutzer zufrieden.

Cisco bietet seinen Mitarbeitern z.B. im Programm „Hybrid Work of the Future" die Möglichkeit, mehrere Wochen im Jahr von überall auf der Welt arbeiten zu können. „Daneben strukturieren wir unsere Büros neu, damit sie zu modernen Orten der Begegnung werden“, berichtet Katrin Hartmann. So entstehe aus dem klassischen Arbeitsplatz mit „meinen Stiften“ ein Arbeitsumfeld mit Wohlfühlcharakter. Ähnliches nimmt der Anbieter Docuware in Angriff: „Bei der Gestaltung unserer Offices werden wir diese nicht einfach erweitern, sondern mehr zum Shared-Desk-Modell übergehen“, erläutert Michael Berger. Denn die Kollegen werden seiner Ansicht nach zukünftig nicht mehr zu 100 Prozent vor Ort sein, da sie mehr auf ihre Work-Life-Balance achten.

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