Apps für die Terminvereinbarung

Nie wieder Chaos mit Besprechungen und Terminen

Meetings lassen sich nicht abschaffen, aber die Probleme damit durchaus: Eine Vielzahl an Apps erlaubt die einfache Terminvereinbarung.

Frau plant Termin am Computer

Terminplanung leicht gemacht

Jeder kennt das Termin-Ping-Pong per E-Mail: Dutzendfach gehen die Mails hin und her, bis tatsächlich alle einen ihnen genehmen Termin gefunden haben. Einfacher geht das mit einer speziellen App, wie Vorreiter Doodle schon seit Jahren zeigt. Doch der praktische Terminplaner ist inzwischen nicht mehr allein, einige Konkurrenten bieten Terminplanung für fast jeden Geschmack an. Da gibt es Apps, die kostenlos und sehr einfach sind, Lösungen für größere Teams in Unternehmen oder unkomplizierte Terminplaner, die kein eigenes Benutzerkonto erfordern.

Rallly

http://rallly.co/

Rallly ist ein optisch attraktiver, aber sehr einfach gehaltener Helfer für die Terminvereinbarung. Eine spezielle Anmeldung ist nicht notwendig, die gesamte Koordinierung findet über einen spezifischen Link statt. Bei der Konfiguration des Termins können nur einzelne Tage vorgegeben werden, aber keine Stundenbereiche pro Tag. Sehr unkompliziert ist die Verteilung des Abfrageformulars: Jede Person, die den Link besitzt, kann sich mit ihrem Namen dort eintragen. Es gibt aber auch eine optionale Einladungsfunktion, für die E-Mail-Adressen angegeben werden müssen. Wer den Link besitzt und die Webseite aufruft, kann jederzeit Zeiten angeben auch später noch ändern.

When2Meet

https://www.when2meet.com/

Einen Schritt weiter geht der ebenfalls kostenlose und ohne Anmeldung nutzbare Terminplaner When2Meet, denn er bietet den Teilnehmern auch an, Stunden für den Termin auszuwählen. Dabei werden zunächst bestimmte Tage ausgewählt und ein Zeitbereich, beispielsweise von 9:00 Uhr morgens bis 17:00 Uhr nachmittags. Anschließend wird ein Link generiert, der an beliebige Personen verteilt werden kann. Jeder kann sich mit seinem Namen in den Kalender eintragen und dabei unterschiedliche Stundenbereiche markieren. Viel mehr bietet dieser Terminplaner nicht, aber er ist gut für Gelegenheitsnutzer, die eine stundengenaue Planung haben möchten. Leider ist die Benutzeroberfläche ein wenig aus der Zeit gefallen und entspricht nicht mehr den aktuellen Designstandards - störend ist das aber nicht.

Doodle

https://doodle.com/

Doodle ist der Klassiker unter den Terminvereinbarungs-Apps. Wer sie nur gelegentlich nutzen möchte, benötigt kein Doodle-Konto und keinen der kostenpflichtigen Premium-Accounts. Stattdessen wird die Terminvereinbarung einfach über eine speziell generierte Webseite abgewickelt. Die Teilnehmer werden von dieser Webseite aus per E-Mail eingeladen, es ist aber ebenso möglich, ihnen einen Link auf anderen Wegen zuzusenden. Die Besprechung selbst ist ganz klassisch in Form einer Umfrage mit optionalen “Timeslots“ gehalten. Sehr praktisch: Zu jedem Termin gibt es auch die Möglichkeit, Kommentare hinzuzufügen und so den Austausch zur Planung etwas zu erleichtern. Wer ein kostenloses Konto anmeldet, kann die Terminplanung auch mit dem eigenen Kalender (Google, Office 365, Outlook, iCal-Integration) verbinden. Weitere Funktionen gibt es ab 29 Euro pro Jahr. 

Meekan

https://meekan.com/

Diese App ist besonders: Sie bietet einen Bot zur Terminvereinbarung, der sich in Slack, Microsoft Teams und Hipchat integriert. Die Terminvereinbarung wird einfach mit einer entsprechend formulierten Nachricht an den Bot gestartet. Damit die App richtig funktioniert, muss sie mit den Kalendern (Google, Office 365, iCloud) aller Teammitglieder verbunden werden. Sie durchsucht dann die Terminkalender aller Personen in dem jeweiligen Chat-Kanal und macht Vorschläge für Termine, die von den einzelnen Personen bestätigt werden können. Die Terminanfrage kann auch als Doodle-Umfrage mit einer eigenen URL gestaltet werden. Der Bot unterstützt auch direkt Nachrichten und kann dann Fragen zum eigenen Terminkalender beantworten.

NeedToMeet

http://www.needtomeet.com/

Diese App bietet die für Terminplanung üblichen Grundfunktionen kostenlos und ohne Anmeldung. Dabei ist es sogar möglich, Timeslots auszuwählen - in der kostenlosen Version aber nur drei Stück. Die kostenpflichtige Version der App bietet deutlich mehr, unter anderem auch mobile Apps sowie ein Outlook-Addin, dass eine recht einfache Integration der Terminvereinbarung mit Outlook bietet, unter anderem den Zugriff auf die Kontakte und bereits vorhandene Kalender-Ereignisse. Auch die Darstellung der gebuchten Zeiten als persönliche Webseite anhand sämtlicher Outlook-Daten ist möglich. Weitere Integration, etwa mit dem Google Kalender, gibt es nicht. Dadurch empfiehlt sich die App in erster Linie für Outlook-Nutzer, die integrierte Funktion zur Terminvereinbarung über E-Mail durch eine übersichtlichere Variante ersetzen wollen.

Cozycal

https://cozycal.com/

Diese Webapp richtet sich in erster Linie an Freiberufler, Selbständige und Kleinunternehmen und geht das Thema Terminvereinbarung etwas anders an: Die Nutzer definieren einen oder mehrere Services wie „Telefonberatung“, „Produktvorführung“ oder „Reparaturtermin“. Jeder Service erhält eine typische Länge und eine Angabe darüber, ob mehrere Personen diesen Service buchen können. Dadurch können ganz unterschiedliche Arbeiten erfasst werden, beispielsweise bei der Buchung von Seminaren oder Handwerkern. Die Vorgabe von freien Termin für die Buchung ist sehr flexibel und berücksichtigt auch Abwesenheit außerhalb der Bürozeiten. Anschließend generiert die App eine eigene Buchungsseite, die mit Javascript oder einem WordPress-Plugin in eine eigene Website integriert werden kann. Eine Google-Kalender-Integration sorgt für besseren Überblick bei den vereinbarten Terminen. Die kostenlose Basisversion erlaubt nur einen Service und zehn Termine pro Monat, für 15 Dollar im Monat gibt es die unbegrenzte Profiversion.

Appointlet

https://www.appointlet.com/

Auch Appointlet erzeugt eigene Terminbuchungsseiten und ist dank einer eingebauten Team-Verwaltung für etwas größere Unternehmen geeignet. Sehr praktisch ist die Möglichkeit, die Buchungszeiten sinnvoll über den Bürotag zu verteilen und auch Pausen und Freizeiten zu berücksichtigen. Bei Teams kann entweder die automatische Verteilung der vereinbarten Besprechungen gewählt werden oder aber der Nutzer wählt die gewünschte Person aus. Darüber hinaus gibt es eine Bestätigungsfunktion, sodass Termine nicht einfach eingetragen werden und eine Erinnerungsfunktion, damit der Termin nicht ausfällt. Von Haus aus ist die Webapp nur mit dem Google Kalender verbunden, doch über eine Schnittstelle zum Automatisierungsdienst Zapier ist es möglich, die Daten auch in anderen Anwendungen wie Salesforce oder Zoho CRM einzusetzen. Weitreichende Gestaltungsmöglichkeiten erlauben es, das Aussehen der Buchungsseite an jedes Corporate Design anzupassen. Die Kosten: Kleine Teams bis fünf Personenkosten von 40 Dollar im Monat, bis 15 Personen werden 81 Dollar fällig. Noch größere Teams sind möglich, müssen aber speziell mit dem Anbieter vereinbart werden.

Bildquelle: Thinkstock

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