Produktivitätstools

Produktiv mit Pomodoro, Eisenhower und Kanban

Weniger ist mehr und einfacher ist oft besser - drei Apps bieten leicht bedienbare Hilfen für mehr Produktivität.

Produktivitäts-Apps helfen bei der Arbeit

Produktivitäts-Apps helfen bei der Arbeit

Projektverwaltungen, Chat-Systeme, Collaboration-Anwendungen - sie alle sollen die Arbeitswelt produktiver, effizienter und schneller machen. Doch oft wirken solche Anwendungen wie die sprichwörtlichen Kanonen, mit denen auf Spatzen geschossen wird. Weniger ist mehr, das gilt auch im Bereich der Arbeitsmethoden. So schmückt ein Projektmanagement-Zertifikat den Besitzer ganz ungemein, aber die meisten Aufgaben im Job oder im Privatleben lassen sich auch ohne Mega-Apps bewältigen.

Allerdings soll hier nicht dem kreativen Chaos das Wort geredet werden. Oft ist es recht sinnvoll, die anstehenden Aufgaben etwas systematischer anzugehen. Dafür gibt es einige sehr einfache Methoden, die auch als übersichtliche Apps im Internet zu finden sind. Damit können Aufgaben effizienter erledigt werden, ohne dass gleich ein Funktions-Overkill die Nutzer nachhaltig verwirrt.

Die Pomodoro-Technik - in Zeitscheiben arbeiten

Die Pomodoro-Technik auf basiert auf einer Abfolge von kleinen, intensiven Arbeitsphasen, die von kurzen Pausen unterbrochen sind. Die Zeit wird dabei von einem Timer vorgegeben. Sie trägt Ihren Namen (ital. für Tomate) übrigens, weil ihr Erfinder Francesco Cirillo die Zeiteinheiten mit einem tomatenförmigen Kurzzeitwecker gemessen hat. Üblich ist dabei eine Abfolge von 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Kurzpause.

Wer nicht dauernd einen mechanischen Wecker in der Tasche haben will, sollte sich einmal den kostenlosen Tomato Timer anschauen. Das ist eine einfache Webapp, die sogar ganz ohne Anmeldung und Benutzerkonto auskommt. Sie verwirklicht Timer für Arbeitsphasen und Pausen, deren Länge angepasst werden kann. Das Ende einer Phase wird über akustisch signalisiert. Sehr praktisch: Die App kann Desktopbenachrichtigungen nutzen.

Die Eisenhower-Matrix - Aufgaben sinnvoll gewichten

Die Eisenhower-Matrix soll auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückgehen, der sie der Legende nach täglich genutzt hat. Hierbei werden alle anfallenden Aufgaben anhand der beiden Dimensionen „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ in vier Quadranten einsortiert. Entscheidend ist hierbei der Unterschied in der Art der Bearbeitung. Wichtige Aufgaben werden persönlich erledigt, weniger wichtige delegiert. Dringende Aufgaben werden sofort ausgeführt, weniger dringende mit einem Bearbeitungstermin versehen.

Die kostenlose Eisenhower-App bietet eine grundlegende Aufgabenverwaltung, die nach der Vier-Felder-Matrix dieser Technik eingeteilt ist. In jedes Feld kommen entsprechende Aufgaben, die mit der Maus zwischen den Feldern verschoben werden können. Wenn eine Aufgabe weder dringend noch wichtig ist, landet sie im Feld „Nicht erledigen“. Dort kann sie darauf warten, dass sie durch geänderte Umstände einmal wichtiger oder dringender wird. Jede Aufgabe kann als erledigt markiert werden und besitzt zudem einen „Focus Mode“ genannten Timer, der 25 Minuten (oder eine frei wählbare Zeit) herunterzählt und währenddessen die Matrix ausblendet - Pomodoro lässt grüßen.

Die Kanban-Tafel - den Arbeitsprozess immer im Blick

Vor allem bei längerfristigen Aufgaben hilft die Kanban-Tafel. Das ist eine von Toyota entwickelte Methode zur Produktionssteuerung. Es ist eine prozessorientierte Produktivitätsmethode, die mit einer Tabelle arbeitet. In der einfachsten Variante hat sie die drei Spalten „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Beendet“. Die Aufgaben werden zunächst in die Spalte „Zu erledigen“ eingetragen und durchlaufen dann nacheinander alle Spalten der Tafel. Wem diese Prozessschritte nicht ausreichen, der kann eigene Spalten erzeugen.

Kanban wird in vielen Projektmanagementsystemen eingesetzt, eine einfache und übersichtliche Implementation gibt es allerdings auch: Die kommerzielle App Meistertask. Sie bietet ein kostenloses Benutzerkonto, in dem beliebig viele Kanban-Tafeln mit beliebig vielen Aufgaben angelegt werden können. Die kostenpflichtige Pro-Version bietet unter anderem Automatisierungsfunktionen, mehr Speicherplatz und weitere Zusatzfunktionen. Die App ist recht einfach zu bedienen. Neue Aufgaben werden in der entsprechenden Spalte durch Anklicken des Plus erzeugt und bestehen zunächst einmal nur aus der kurzen Aufgabenbeschreibung.

Neue Spalten mit beliebigen Bezeichnungen lassen sich sehr leicht anlegen und sind mit der Maus auf die richtige Position verschiebbar. Auch die Reihenfolge der Aufgaben kann verändert werden und sie sind innerhalb der Spalten zu verschieben. Zusätzliche Tools, wie sie von den anderen Taskmanagern bekannt sind, erscheinen nach dem Doppelklick auf eine Aufgabe.

Bildquelle: Thinkstock

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