Per E-Mail oder SMS

Rechnungen auf digitalem Weg

Steven Lüttig, Senior Product Manager POS bei der Sumup Services GmbH, berichtet: „Bei uns werden bereits heute ca. ein Drittel aller Rechnungen auf digitalem Weg, also per E-Mail oder SMS, dem Kunden zugestellt.“ Im Interview erläutert er die Vorteile.

Steven Lüttig, Senior Product Manager POS bei der Sumup Services GmbH

„Da der Einsatz von offenen Ladenkassen sowie die Befreiungen von der Belegpflicht möglich sind, wird Steuerbetrug weiterhin möglich sein“, weiß Steven Lüttig von der Sumup Services GmbH.

MOB: Herr Lüttig, zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen müssen elektronische Aufzeichnungssysteme seit Jahresbeginn über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Wie hat der deutsche Handel das Thema „Kassengesetz 2020“ grundsätzlich aufgenommen?
Steven Lüttig:
In den vergangenen zwölf Monaten wurden lediglich einige wenige konkrete Anfragen zu der Thematik laut. Grundsätzlich war das Interesse an diesem Thema beim Handel vorhanden, jedoch herrschte durch die späte Fertigstellung der technischen Anforderungen und der damit verbundenen Zertifizierung für Kassenhersteller ein hohes Maß an Unklarheit über den genauen Umfang des Kassengesetzes 2020. Dies führte letztendlich zur Nichtbeanstandungsregelung, welche im November 2019 durch das BMF verkündet worden ist. Es sind durchaus Parallelen zur Einführung der RSKV in Österreich erkennbar.

MOB: Haben sich Ihrer Einschätzung nach alle Handelsunternehmen rechtzeitig und umfangreich mit dem Thema auseinandergesetzt oder bringt sie das Kassengesetz nun in Bedrängnis?
Lüttig:
Die Verantwortung, diese neuen Regularien umzusetzen, liegt vorrangig bei den Herstellern von Kassensystemen. Händler sind hier auf die Auskünfte Ihrer Anbieter angewiesen und müssen entsprechend tätig werden, sofern das bestehende System nicht anpassbar ist. Händler, die bis heute auf den Einsatz eines modernen Kassensystems verzichtet haben, sind nun in der Pflicht zu handeln und Abhilfe zu schaffen. Wer sich bereits im Zuge der Einführung der GoBD mit einem cloud-basierten Kassensystem ausgestattet hat, hat heute die geringsten Berührungspunkte mit den neuen Verordnungen.

MOB: Welchen konkreten Aufwand (zeitlich, finanziell ...) bedeutet das Kassengesetz 2020 für die Händler? Mussten/müssen sich jetzt alle betroffenen Unternehmen neue Kassensysteme zulegen?
Lüttig:
Der zeitliche und finanzielle Aufwand eines Händlers richtet sich maßgeblich nach dem Alter des bestehenden Systems. Sofern hier wie gesagt im Zuge der GoBD-Einführung bereits ein modernes System angeschafft wurde, können die Hersteller ohne größere Probleme und Kosten eine Umrüstung bzw. ein Update zur Verfügung stellen. Cloud-basierte POS-Systeme bieten hier die schnellste und kostengünstigste Möglichkeit an, Konformität mit den neuen Regularien herzustellen. Dennoch gibt es zahlreiche Händler, insbesondere jene, die sich in der Vergangenheit für ein Kassensystem „auf die Schnelle“ entschieden haben, die durch die Einführung des Kassengesetzes 2020 nun ein komplett neues Kassensystem anschaffen müssen.

MOB: Worin bestehen die Vor- und Nachteile eines android-basierten Kassensystems (mobil oder stationär) im Vergleich zu Registrierkassen auf Basis proprietärer Software?
Lüttig:
Ein genereller Vergleich sollte zwischen cloud-basierten POS-Systemen sowie proprietären Kassensystemen gezogen werden. Hierbei ist es irrelevant, ob das System android- oder iOS-basiert ist – beides bietet den Einsatz moderner Technologie an, um ein Kassensystem zeitgemäß zu realisieren. Die Anschaffungskosten entsprechender Geräte unterscheiden sich hierbei erheblich. Wir unterstützen sowohl Android als auch iOS, um einen breiten Markt bedienen zu können. Cloud-basierte Kassensysteme können jedoch, anders als proprietäre Systeme, nicht „gekauft“ werden. Für diese modernen Systeme sind monatliche Gebühren zu entrichten, wodurch allerdings dann auch regelmäßige Aktualisierungen und Erweiterungen des Funktionsumfanges geboten werden. Herkömmliche Kassensysteme bieten diesen klaren Vorteil nicht an. Moderne Systeme ermöglichen außerdem einen unkomplizierten Support, ohne dass ein Mitarbeiter die Betriebsstätte des Händlers aufsuchen muss.

MOB: Wie müssen Online-Händler fortan agieren, die ihre Ware ausschließlich digital über das Internet verkaufen?
Lüttig:
Dieses Verfahren/Angebot ist vom Kassengesetz nicht betroffen.

MOB: Seit dem 1. Januar 2020 muss nicht nur jede verwendete Kasse beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden, sondern es gilt auch eine Belegausgabepflicht, die technologie-neutral ausgestaltet sein soll, d.h. die Quittung gibt es klassisch auf Papier, per E-Mail oder direkt aufs Smartphone. Doch inwieweit kommt letztere Variante überhaupt schon zum Einsatz? Und gibt es hier eine einheitliche Applikation/Schnittstelle oder muss man sich von jedem einzelnen Händler eine entsprechende App installieren, um digitale Kassenzettel empfangen zu können?
Lüttig:
Bei uns werden bereits heute ca. ein Drittel aller Rechnungen auf digitalem Weg, also per E-Mail oder SMS, dem Kunden zugestellt. Diese digitale Variante hat im Vergleich auch nur Vorteile. Für den Empfang der Kassenbelege braucht der Kunde keine App. Der Versand erfolgt in der Regel direkt per E-Mail oder SMS. Aktuell gibt es keine einheitliche Schnittstelle für die Ablage von digitalen Belegen. Allerdings existieren zahlreiche Anbieter, die derzeit versuchen, eine solche Lösungen am Markt zu etablieren.

MOB: Worin sehen Sie die Vor- und Nachteile eines digitalen Bons? Wie ist es um die Sicherheit der Daten bestellt?
Lüttig:
Der digitale Bon hat keinerlei Nachteile, sondern ganz im Gegenteil nur Vorteile. Neben dem Kostenaspekt für das Bereitstellen von Thermopapier ist die Lebenszeit eines Thermobons deutlich begrenzt. Eine digitale Version des Beleges ist jederzeit verfügbar und ist auch nach Jahren noch für den Kunden abrufbar. In Kombination mit einem Kundenkonto entfällt der Beleg vollständig, da die Einkäufe dem Kunden direkt zugeordnet werden können. Die Sicherheit der Daten ist durch die GoBD sowie die jüngst in Kraft getretene KassenSichV vollumfänglich gewährleistet.

MOB: Wird durch die neuen Regelungen Ihrer Ansicht nach dem Steuerbetrug wirklich der Riegel vorgeschoben? Wo sehen Sie noch Lücken im Kassengesetz 2020?
Lüttig:
Das neue Kassengesetz wird Steuerbetrug keinen vollständigen Riegel vorschieben können. Sehr positiv zu bewerten ist sicherlich, dass durch das Kassengesetz der Einsatz von Lösungen für den unbaren Zahlungsverkehr ganz klar unterstützt wird. Die KassenSichV zielt hier insbesondere auf Systeme ab, die zumindest teilweise Barzahlungen verarbeiten. Durch die Notwendigkeit einer TSE (technische Sicherheitseinrichtung) wird somit der Einsatz von Bargeld noch kostenintensiver als zuvor. Italien beispielsweise ist diesbezüglich sicherlich als ein sehr gutes Vorbild anzusehen. Dort gibt es seit Beginn des Jahres neue Regelungen: Durch den Einsatz von Kartenzahlungen werden Steuerzahlende dort nun maßgeblich finanziell entlastet, was für die Händler wiederum einen attraktiven Anreiz bietet, seine Buchhaltung digital und manipulationssicher zu führen. Im Vergleich dazu ist der Einsatz der TSE in Deutschland (noch) recht inkonsequent, denn eine Nichtverfügbarkeit muss lediglich dokumentiert werden und die zuvor spezifizierten Angaben aus der TSE zur Sicherung der Zahlung entfallen mit dem Hinweis auf die Nichtverfügbarkeit. Da der Einsatz von offenen Ladenkassen sowie die Befreiungen von der Belegpflicht möglich sind, wird Steuerbetrug also auch weiterhin möglich und ein Thema sein.

Bildquelle: Sumup

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